數(shù)字化檔案室建設(shè)中的著錄問題

王子洋

摘?要：本文以企業(yè)在建設(shè)數(shù)字化檔案室中所必須面對的著錄問題為中心，分析了企業(yè)檔案著錄工作的重要性，提出企業(yè)在進行數(shù)字化檔案室的建設(shè)過程中，應當制定適合本企業(yè)的檔案信息著錄規(guī)則，同時應當加強企業(yè)檔案信息著錄的培訓工作。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案室?檔案著錄

中圖分類號：G271?文獻標識碼：A?文章編號：1003-9082（2020）10-00-01

隨著信息社會的到來，“數(shù)字檔案室是信息化條件下檔案室的‘升級版，是管理機關(guān)檔案信息、聯(lián)結(jié)機關(guān)辦公自動化與數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)”。

但是，目前在數(shù)字化檔案室建設(shè)過程中，普遍比較關(guān)注硬件環(huán)境建設(shè)，而對檔案信息著錄重要性關(guān)注度不足，主要存在目前檔案人員的著錄能力弱、檔案工作規(guī)范中缺乏對檔案信息著錄的要求等直接影響著錄工作開展的問題，這需要通過加強檔案人員著錄能力的培訓來解決;本文就此進行一些初步探討。

一、檔案著錄工作的重要性

檔案整理的目的是實現(xiàn)歸檔文件從無序狀態(tài)轉(zhuǎn)化為有序狀態(tài)：檔案是一個有序結(jié)構(gòu)的整體，但是，須知館藏檔案并非從一開始就是一個有序的有機整體，檔案的有序化狀態(tài)是人們有意識地建立起來的;檔案整理過程就是通過對歸檔文件信息進行梳理、進行著錄編目，才實現(xiàn)了歸檔文件從“無序”狀態(tài)向“有序”狀態(tài)轉(zhuǎn)化過程;通過檔案的編目、著錄，建立了檔案二次文獻信息源，就可以實現(xiàn)以各種方式對檔案信息源進行檢索、利用。……