數字化檔案室建設中的著錄問題

王子洋

摘?要：本文以企業在建設數字化檔案室中所必須面對的著錄問題為中心，分析了企業檔案著錄工作的重要性，提出企業在進行數字化檔案室的建設過程中，應當制定適合本企業的檔案信息著錄規則，同時應當加強企業檔案信息著錄的培訓工作。

關鍵詞：數字化檔案室?檔案著錄

中圖分類號：G271?文獻標識碼：A?文章編號：1003-9082（2020）10-00-01

隨著信息社會的到來，“數字檔案室是信息化條件下檔案室的‘升級版，是管理機關檔案信息、聯結機關辦公自動化與數字檔案館建設的關鍵一環”。

但是，目前在數字化檔案室建設過程中，普遍比較關注硬件環境建設，而對檔案信息著錄重要性關注度不足，主要存在目前檔案人員的著錄能力弱、檔案工作規范中缺乏對檔案信息著錄的要求等直接影響著錄工作開展的問題，這需要通過加強檔案人員著錄能力的培訓來解決;本文就此進行一些初步探討。

一、檔案著錄工作的重要性

檔案整理的目的是實現歸檔文件從無序狀態轉化為有序狀態：檔案是一個有序結構的整體，但是，須知館藏檔案并非從一開始就是一個有序的有機整體，檔案的有序化狀態是人們有意識地建立起來的;檔案整理過程就是通過對歸檔文件信息進行梳理、進行著錄編目，才實現了歸檔文件從“無序”狀態向“有序”狀態轉化過程;通過檔案的編目、著錄，建立了檔案二次文獻信息源，就可以實現以各種方式對檔案信息源進行檢索、利用。

在進行數字檔案室建設過程中，需要全面整合信息資源，實現“應以檔號為基礎，支持各門類電子檔案題名、責任者、文件編號、時間、保管期限等元數據的著錄，自動編制電子檔案案卷級、文件級電子目錄”等檔案信息的著錄，以滿足各方面在使用數字檔案資源時的信息需求，由此可見檔案信息著錄的重要性。

隨著計算機檔案管理系統的普遍應用，進行檔案日常管理、為檔案用戶提供利用基本上已經都在計算機檔案管理系統中進行;但是，檔案人員必須面對一個現實，那就是：直到目前，現有的檔案計算機管理軟件中，能夠做到的檔案著錄自動標引功能尚未實現;這樣，在進行檔案信息著錄時，對檔案信息著錄工作比較陌生的著錄人員，其希望可以依賴計算機來進行自主完成檔案信息的標引著錄環節的愿望仍然沒有實現。

二、檔案著錄工作存在的問題

《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）檔案行業標準對檔案信息著錄的定義為“是指在編制檔案目錄時，對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程”。或者說，檔案信息著錄活動包含了對檔案的內容及形式特征進行主題分析、提取主題詞、標引、形成主題詞或目錄條目的相關活動內容。

一般來說，檔案的“內容”指歸檔文件上所承載的信息，是歸檔文件保存價值的核心;檔案的“形式特征”指檔案信息載體的制成材料方式，如打印紙、工程藍圖、照片、磁盤、銅牌等;檔案是內容與形式的有機結合、缺一不可，因此在進行檔案著錄時，是需要具有一定著錄能力的熟練人員才能保證著錄工作的進展。

但是，目前檔案管理部門比較普遍存在檔案人員人手不足、著錄工作人員不明確著錄標準的要求、著錄質量控制不足等現象。

1.檔案人員人手不足問題

隨著現代管理制度的逐步建立，我國已基本上確立了以市場需求為導向、以技術發展為支撐的現代管理體系，由于受到編制、費用支出等因素影響，在人力資源管理上，各單位自然地會向能夠為帶來可直接體現“工作成效”的部門傾斜，對于以提供檔案信息支撐、很多情況下難以直接體現可以創造“工作成效”的檔案部門來說，各單位的人力資源管理不由自主地會“忽略”檔案部門人力需求，企事業單位的檔案部門人員不足、需要兼職多項工作而不能集中精力處理檔案事務的情況非常普遍，這種情況下，自然會直接影響檔案信息著錄工作的展開。

2.著錄工作人員不明確著錄標準的問題

檔案著錄工作人員包含單位內部檔案部門和承擔檔案數字化外包服務的單位;如想保證檔案信息著錄效果，必然需要了解、掌握有關檔案信息著錄的相關標準，按照檔案信息著錄的相關標準開展工作，才能收到預期效果。

目前，我國與檔案信息著錄相關的標準主要有《文獻著錄總則》（GB/T 3792.1-1983）;《古籍著錄規則》（GB/T3792.7-2008 ）;《文獻著錄第9部分：電子資源》（GB/T 3792.9 ―2009）;《文獻著錄第4部分非書資料》（GB/T 3792.4-2009，替代GB/T 3792.4-1985）以及目前在進行檔案信息著錄時的主要依據《檔案著錄規則》（ DA/T18-1999 ，代替GB/T3792.5-85）;或許還要考慮《紙質檔案數字化技術規范》（ DA/T31-2005）、《檔案主題標引規則》（DA/T 19-1999）等相關標準。

在進行檔案信息著錄時，需要檔案管理人員具有比較高的業務水平，能夠按照著錄標準的相關要求，快速完成檔案著錄要素的提取、確認、標引等活動;但在檔案部門中，具備這種工作能力的人員屬于“稀缺資源”，這在很大程度上制約了檔案信息著錄工作的展開。目前在企事業檔案管理部門中，具有檔案專業學歷的人員稀少是比較普遍的現象，非檔案專業人員上崗更為普遍，很多單位的檔案崗位工作人員對檔案標準體系不了解，特別是對檔案信息著錄的標準要求不了解。

如進行檔案著錄時，應當根據本單位的檔案信息利用需求來設定標引深度，一般來說，只要能夠比較準確地完成3個至5個左右的主題詞（注意，這里說的是“主題詞”而不是“關鍵詞”，因為關鍵詞標引也屬于主題標引的一部分）的淺標引就可以滿足今后的利用檢索需求;但如果標引出現錯誤，則必然導致著錄工作失敗;如某承擔檔案數字化整理的單位在進行標引時，居然出現了把“作者”的著錄項標引為“各單位”這種令人難以置信的錯誤。

而且，很多為了克服本單位檔案專業能力不足的情況，會把檔案整理數字化、檔案計算機管理系統建設等與檔案著錄相關的工作“外包”委托給外部的檔案服務公司承擔;但是在這些承擔數字化整理工作的外包單位，通常更加缺乏專業化的檔案信息著錄專家，因而難以保證檔案信息著錄的工作質量;這種現象如果與檔案部門專業人員缺乏的情況“疊加”，則必然會嚴重影響到檔案信息著錄工作質量。

3.檔案信息著錄質量控制的問題

通過以上分析可以看出，在數字化檔案室建設過程中，檔案信息著錄質量控制在很大程度上決定了今后的檔案信息服務質量，“根據現代檔案著錄理論，檔案著錄是一個系統，在著錄層次上其各項標準應該配套，即著錄的數據值標準、著錄的數據內容標準和著錄的數據結構標準應該成為一個體系”，因此，實現對檔案信息著錄質量過程控制、保證檔案信息著錄質量就成為數字化檔案室建設目標的一個主要指標。

實現檔案信息著錄質量控制，應當高度重視檔案著錄標準的使用，需要克服認為《檔案著錄規則》標準只適用于手工方式進行檔案信息著錄而不適于計算機數據系統的檔案信息著錄的認識誤區，如在《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）中就明確規定，電子文件的著錄應參照DA/T18進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和其他標識，只有這樣，才可能達到《數字化檔案室建設指南》4.4.1提出的：“檔案檢索，應能提供多種類型的檢索方式，包括不設定檢索字段的簡單檢索、選定多項檢索字段及其邏輯關系的高級檢索、模糊檢索、精確檢索、跨檔案門類檢索、全文檢索等。應支持用戶根據需要設定任意檢索條件查找其權限許可范圍內的數字檔案資源，并能在檢索結果中作更精確查找”。反之，如果不能實現這個要求，是無法判定是否實現了數字化檔案室建設目標。

三、加強檔案信息著錄能力的培訓

1.加強檔案管理人員檔案信息著錄能力培訓

首先，檔案部門應當把強化檔案信息著錄能力作為重點培訓、日常訓練的內容，需要比較全面地掌握檔案信息著錄所需要的知識，應當在編寫數字檔案室建設方案、制定檔案數字化檔案室建設規劃時，一定要把對檔案信息著錄的相關要求納入其中。

其次，應當根據本單位的工作特點，選擇適用的檔案信息著錄標準，如《檔案著錄規則》《文獻著錄第4部分非書資料》等，并且組織培訓活動，讓檔案管理人員熟悉著錄標準的相關內容。

2.加強檔案外包服務人員檔案信息著錄能力培訓

如果有檔案數字化整理外包工作，在進行數字化檔案室建設方案的商務談判和簽訂合同時，就把有關檔案信息著錄的相關要求列入談判內容與外包合同中，要求承包方對項目參加人員進行檔案信息著錄培訓、并能夠圓滿完成檔案信息著錄工作。

檔案部門應當對檔案數字化整理外包單位的檔案信息著錄進行指導和監督檢查，以保證著錄質量。

因此，在已實施了OA（辦公自動化系統）等信息化工程的單位中，應考慮數字檔案歸檔時的著錄問題，按照檔案著錄標準設置相應的著錄標引模塊;在制定檔案數字化檔案室建設規劃時，就應當做好OA系統的著錄標引工作，以實現歸檔電子文件形成與著錄標引過程的同步進行，而不能把這個問題放在檔案室來解決。

參考文獻

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