城鄉居民基本養老保險業務檔案的收集和整理工作的探討

裴文玲

摘?要：城鄉居民基本養老保險是一項重要的惠民制度，有助于加強社會保障體系建設。在保險業務辦理過程中形成的檔案資料，是參保人參保及享受相應待遇的憑證。鑒于此，有關部門必須重視此類檔案的規范化管理，不斷提升檔案的收集與整理工作水平，最大限度地發揮出檔案的利用價值。本文從城鄉居民基本養老保險業務檔案收集和整理的基本程序分析入手，論述了提升基本養老保險業務檔案收集和整理工作水平的對策。

關鍵詞：養老保險?業務檔案?收集和整理

中圖分類號：F840.67?文獻標識碼：A?文章編號：1003-9082（2020）10-0-01

一、城鄉居民基本養老保險業務檔案收集和整理的基本程序

1.檔案收集

在辦理城鄉居民基本養老保險（以下簡稱城居保）相關業務時，會形成具有保存價值的檔案材料，具體包括：參保登記表、參保人員身份證明材料（身份證及戶口本復印件）、退保申請、賬戶轉移憑證、待遇結算單據、居民死亡證明等等。在對城居保業務檔案進行收集時，應當以上述材料作為重點，確保收集到的材料真實、完整。

2.檔案整理

保險局檔案管理部門應當對收集到的檔案進行整理立卷，在此項工作的開展中，要遵循檔案的特點及形成規律，從而使整理后的檔案能夠如實反映出相關情況，并且要便于檔案的保管與利用。具體的檔案整理立卷程序如下：

2.1組卷。在對城居保檔案進行組卷時，可以采用如下方法：以卷作為基本單位，對檔案材料進行整理。具體組卷時，應當先區分檔案的年度，然后區分類別，最后區分保管期限。卷內的文件可以按照形成的時間進行排序，主表應當前置，附件位于其后，重要的憑證應當在前，次要的憑證在后。每組案卷的厚度應當控制在3cm左右，卷內的文件應進行編碼。

2.2編目填表。卷內文件的目錄主要由以下幾個部分組成：順序號、文號、責任人、題名、日期以及備注等。目錄編好之后，要對卷內的備考表進行填寫，包括本卷情況的詳細說明、立卷人、檢查人等。

2.3裝盒上架。案卷裝訂完畢后，應當及時裝入到卷盒當中，根據選用的卷盒尺寸，對裝入的案卷數量及厚度進行確定。然后按照先上后下、從左到右的原則，將裝盒后的案卷上架存放。

二、提升基本養老保險業務檔案收集和整理工作水平的對策

在現有的基礎上，要進一步提升城居保檔案收集和整理工作的整體水平，保險局應當采取如下對策。

1.提高認識程度

1.1明確檔案的作用。城居保檔案是參保人員參加基本養老保險業務的重要憑證，居民需要通過該憑證才能享受到國家提供的待遇。對于參保人員而言，該檔案具有非常重要的作用。因此，保險局檔案管理部門應當明確該檔案的作用，通過加強收集與整理，確保其作用能夠得到充分發揮。

1.2樹立意識。保險局檔案管理部門的領導及管理人員，應當對城居保檔案收集與整理工作的重要性給予正確認識，不斷增強自身的責任感和使命感，認真對待每一份城居保檔案，以此來提高檔案管理質量，促使更多的居民主動參保。

2.創新管理方法

在當前的新形勢下，保險局檔案管理部門應打破傳統觀念的束縛，對檔案管理工作方式與方法進行創新，以此來提升檔案收集與整理水平。

2.1業務培訓。城居保檔案的收集與整理是一項專業性比較強的工作，對檔案管理人員的業務能力要求較高。為此，保險局檔案管理部門要重視相關人員的業務培訓，結合實際，開展培訓班。通過培訓增強相關人員的業務能力，從而使他們能夠高效、高質量地完成城居保檔案的收集與整理工作，促進檔案管理水平的持續提升。要保證培訓方式的多樣性，如檔案收集與整理專題講座、經驗交流座談會等。

2.2深入基層。保險局檔案管理部門應當派出業務骨干深入基層，到各個鄉、鎮、村指導城居保檔案收集工作，并用自己的專業知識給居民答疑解惑，使廣大居民更加全面地了解城居保業務的內容，使他們明確檔案的重要性，為檔案收集工作提供便利條件。

2.3積極創新。在對城居保檔案進行收集和整理的過程中，相關工作人員應當對具體的工作方法進行創新，通過不斷總結、積累經驗，探索出最適宜自己的工作方式，并在不違反規定要求的前提下，用自己的方式完成城居保檔案的收集與整理，提高工作效率和質量。比如，參保人員登記表填寫時，可以在Excel中輸入相關公式，再正確輸入參保人員的證件號碼，這樣便可從數據中將該參保人員的個人信息快速調出，直接顯示到登記表的對應欄目中。由此除了可以使居民辦理保險業務的時間大幅度縮短之外，還能減少工作量。

3.及時歸檔

現階段，參加基本養老保險業務的城鄉居民呈現出不斷增多的趨勢，由此使相關檔案的數量隨之增加，檔案收集與整理工作量進一步增大。如果紙質的檔案資料未能及時歸檔，那么在氣候條件的影響下會產生霉變，并且還有可能丟失。為避免這一問題的發生，保險局檔案管理部門應當對相關的制度加以完善，從而確保城居保檔案能夠及時歸檔。同時，要嚴格按照相關規定對檔案進行組卷與立卷，編制索引目錄，分門別類對檔案進行編號，存放至指定的柜或架上。

4.加大投入力度

保險局應當將城居保收集與整理等相關工作的經費，納入財政預算當中，保證工作經費充足、到位，從而使各項工作能夠順利開展。

4.1建設基礎設施。在城居保檔案收集與整理中，相關的基礎設施必不可少。為此，保險局應當加大檔案管理基礎設施建設力度，對硬件設備和軟件設施進行完善，結合工作要求，添置所需的設備設施，提高工作效率和質量。

4.2提升福利待遇。城居保檔案的收集與整理是一項枯燥、乏味的工作，為提高工作人員的積極性，保險局應適當提升他們的福利待遇。對于工作中表現突出的人員，應給予一定的獎勵，因工作失職導致檔案材料受損，則應進行適當處罰。

結語

綜上所述，城居保檔案的收集與整理是一項重要程度較高的工作，直接關系到檔案管理效率和質量。為促使更多居民參保，保險局檔案管理部門應當明確城居保檔案收集與整理的基本程序，并采取行之有效的對策，提高城居保檔案收集與整理工作水平。

參考文獻

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