高校合同管理規范化探析

米建波 魏亞同

電子科技大學，四川 成都 611731

高校合同管理指高校在法律法規的約束下，借助由具備相關專業技能的工作人員組成的專門機構，在配套管理制度下對合同從起草到簽訂、履行等多環節、全過程實施的監管行為。

近些年來，伴隨國家不斷推進高等教育體制改革，高校在社會主義市場經濟中的職能不斷多元化。在這種新形勢下，高校的合同管理的重要性也因此愈發凸顯。

合同是高校參與社會經濟生活的重要表現形式，高校與其他平等主體簽訂的合同是否合法合規，能否發揮其作用，關系著高校經濟效益的發揮與相關工作的開展。在新形勢下推動高校合同管理納入規范建設的軌道，有利于促進高校實現治理體系和治理能力現代化。

基于以上對高校合同管理的闡述，我們對高校合同管理的規范化提出以下對策建議：

一、構建高校合同管理程序化制度

制度是大家共同遵守的辦事規則或行動準則，為管理人員提供參照模式以及程序保障。目前我國高校合同管理制度存在著高校合同管理制度原則性條文多、不同行政部門的制度和流程復雜等問題，從而大大降低了合同管理的效率。

而合理的管理流程使管理工作有條不紊，明晰各環節所對應部門的工作職能。合同發起部門首先應做好各項背景調研，制定預算并且進行可行性分析，最后起草合同；合同經該部門負責人或該院負責人組織會審進行集體審議。若審議通過，則合同進行立項程序，此過程由合同發起部門執行；若審議未通過，則返回發起人，重新制定。合同經過發起部門初次審查之后，轉送至合同管理部門進行二次審查，同時交由專業的法務人員進行合法性查閱，此過程需聘請專業人員和法律從業者參與；審查若未通過，按照批復意見進行修改；若通過，則由合同管理部門等相關負責辦公室依次確認蓋章，合同正式成立［1］。此外，該合同留檔于合同管理部門，方便日后相關部門調閱，進行核實賬務。

為了使合同訂立更加規范，高校需建立健全與合同管理制度相配合的其他配套制度。合同管理辦法應自覺遵守《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國招投標法》等法律法規的相關規定，按高校實際情況對合同的策劃、起草、審核、授權、簽訂、歸口、執行、監督等環節進行嚴格要求［2］，落實職責到各部門及辦公室，并相互進行制衡；且對于各環節涉及到的主要負責部門進行權利劃定，設置權利界限。其配套制度內容以各個環節為主，敲定實施過程中的細節，提高合同管理的執行速率，確保管理工作順利運行；同時制定緊急方案，保障在出現合同簽訂完成后由于意外事件導致無法履行、相對方惡意損壞我方正當權益等情況時，學校的正當利益可以通過有效的救濟手段進行救濟。

二、建立高校合同管理部門

目前我國高校合同管理存在著組織部門管理混亂的問題和合同管理人員專業能力不強的問題，缺乏對合同預期存在的風險感知能力和風險管控能力。因此高校需建立合同管理部門，進行合同審查、法務審核、授權管理以及歸口管理等工作。合同管理部門需配備專業的法律人員、財務人員以及審計人員等工作人員以保證合同管理的流程完整、風險可控。再根據學校本身涉及到的簽訂合同特點，進行合同的分類，由此確定學校統一的合同管理模式。并且根據不同的合同類別，成立合同管理小組，將涉及到相關業務需求部門的專業人員組建成為臨時組員，參與到相關領域專業合同的簽訂和執行過程中。同時要強化合同管理機制，明確各環節職責權限，對合同執行全過程進行監督，以確保當事人按合同合法、合規及時履行相關義務。

三、建立高校合同管理信息系統

合同管理系統是以先進的管理思想為指導，利用信息技術，對合同起草、審批、變更以及合同履行全過程進行管理的系統，可以對合同數據進行集中管理，改變合同資料分散化的現狀，提高合同管理效率，從而提高合同管理能力。

高校合同管理信息系統應由學校相關技術部門負責開發、維護以及運行監督。合同管理信息化貫穿合同的策劃到合同履行完成的始終，所有信息都通過線上系統，記錄在冊，且通過借助信息化手段，于系統上登記有關的合同詳細信息，如金額、時間節點等，然后系統自動生成標準合同，這樣會使合同格式統一，便于合同的審核。合同管理系統可以與財務管理系統實現信息對接，將合同管理系統中存有的合同數據，同步到財務管理系統之上，對涉及到資金流轉的合同進行監督并記錄在冊，從而可以有效地規范資金的流動與使用。

四、建立監督考核評價體制

在以往的合同管理中，很多時候合同管理人員只處理合同的起草簽訂審核業務，合同的實施過程基本是由負責該項目的主管部門進行監管。由于這些部門對相關領域知識的局限，而疏于對合同實施過程中的監督，［3］從而易產生合同糾紛隱患。

因此，高校應建立健全監督機制。在策劃合同前，合同發起人需進行需求論證和可行性分析調查工作。在合同執行的過程中進行財務控制，按合同內容以及合同實施流程合理規劃預算，定期提交預算執行報告；合同管理工作者通過制度構建明確預算監督職能、項目合同跟蹤定期提交報告職責等，從而加強對合同執行、驗收和監督工作；配合使用合同管理信息系統，按階段從線上調取查看合同執行情況，從中及時發現問題，處理問題，再次預防問題。

以合同管理工作的成效為指標，健全合同管理部門評價機制。設立合同管理部門管理人員績效獎懲制度，同時部門內部構建工作記錄檔案，并且與之工資、晉升機會建立聯系，督促工作人員嚴謹處理業務，并刺激工作人員積極性。

五、合同管理應貫穿依法治校理念

為了使合同管理更好貫徹依法治校的理念，高校合同管理者既需從思想上重視高校合同管理，重視學校管理機制體制，也需要強化法律意識，規范合同訂立的內容、程序，并對合同管理人員進行專業培訓。

高校合同管理要做到符合法律，從規章制度中溯源。法，即是指由國家立法機關制定的法律及其法律解釋；章，即是由高校自主訂立的規章制度，如高校所制定的如何管理合同收集、按照何種程序審核合同、合同主體如何授權以及最后如何管理合同歸檔等的辦法。［4］合同管理辦法，通過程序化的手段分類收集管理學校合同，有助于提高合同管理的效率與速率，節約時間成本，同時為合同管理人員提供管理規則指導，減少潛在的人為錯誤。合同審核制度，通過規定高校合同管理人員對合同內容的審查，對于不同性質合同有其具體規定，具體到合同的主體審查、有關時間、履行流程、金額、所附條件等，有助于不同專長的合同管理人員分門別類的對合同進行審核。授權制度，主要規范以學校名義所訂立的合同。高校的法人代表為正職行政負責人，若學院以及校部門需要以高校名義與校外機構簽訂合同，需經校長授權，以保證合同簽訂的知情性、有效性以及預防合同的簽訂有損學校名譽的潛在問題。合同歸檔管理制度，旨在完善合同存檔。合同是高校經濟合同的有效憑證，完善歸檔制度，便于其他有關部門的調取和查看，配合高校賬目查詢，進行賬單清算。以上措施諸如建立合同管理辦法、合同審核制度、授權制度、歸檔管理制度等，只有貫穿依法治校的理念，才能將高校合同管理工作的開展進一步科學化與規范化。

綜上所述，高校合同管理的規范化進程不是一蹴而就的，需要我們認真分析問題發生的原因并對癥下藥，積極尋找適合本學校的合同管理制度準則，這樣才能更好實現高校有效防控經濟風險，促進高等教育事業的健康發展。