高校合同管理規(guī)范化探析

米建波 魏亞同

電子科技大學(xué)，四川 成都 611731

高校合同管理指高校在法律法規(guī)的約束下，借助由具備相關(guān)專業(yè)技能的工作人員組成的專門機(jī)構(gòu)，在配套管理制度下對合同從起草到簽訂、履行等多環(huán)節(jié)、全過程實(shí)施的監(jiān)管行為。

近些年來，伴隨國家不斷推進(jìn)高等教育體制改革，高校在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)中的職能不斷多元化。在這種新形勢下，高校的合同管理的重要性也因此愈發(fā)凸顯。

合同是高校參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活的重要表現(xiàn)形式，高校與其他平等主體簽訂的合同是否合法合規(guī)，能否發(fā)揮其作用，關(guān)系著高校經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)揮與相關(guān)工作的開展。在新形勢下推動(dòng)高校合同管理納入規(guī)范建設(shè)的軌道，有利于促進(jìn)高校實(shí)現(xiàn)治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

基于以上對高校合同管理的闡述，我們對高校合同管理的規(guī)范化提出以下對策建議：

一、構(gòu)建高校合同管理程序化制度

制度是大家共同遵守的辦事規(guī)則或行動(dòng)準(zhǔn)則，為管理人員提供參照模式以及程序保障。目前我國高校合同管理制度存在著高校合同管理制度原則性條文多、不同行政部門的制度和流程復(fù)雜等問題，從而大大降低了合同管理的效率。

而合理的管理流程使管理工作有條不紊，明晰各環(huán)節(jié)所對應(yīng)部門的工作職能。合同發(fā)起部門首先應(yīng)做好各項(xiàng)背景調(diào)研，制定預(yù)算并且進(jìn)行可行性分析，最后起草合同；合同經(jīng)該部門負(fù)責(zé)人或該院負(fù)責(zé)人組織會(huì)審進(jìn)行集體審議。若審議通過，則合同進(jìn)行立項(xiàng)程序，此過程由合同發(fā)起部門執(zhí)行；若審議未通過，則返回發(fā)起人，重新制定。合同經(jīng)過發(fā)起部門初次審查之后，轉(zhuǎn)送至合同管理部門進(jìn)行二次審查，同時(shí)交由專業(yè)的法務(wù)人員進(jìn)行合法性查閱，此過程需聘請專業(yè)人員和法律從業(yè)者參與；審查若未通過，按照批復(fù)意見進(jìn)行修改；若通過，則由合同管理部門等相關(guān)負(fù)責(zé)辦公室依次確認(rèn)蓋章，合同正式成立［1］。此外，該合同留檔于合同管理部門，方便日后相關(guān)部門調(diào)閱，進(jìn)行核實(shí)賬務(wù)。

為了使合同訂立更加規(guī)范，高校需建立健全與合同管理制度相配合的其他配套制度。合同管理辦法應(yīng)自覺遵守《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國招投標(biāo)法》等法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，按高校實(shí)際情況對合同的策劃、起草、審核、授權(quán)、簽訂、歸口、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格要求［2］，落實(shí)職責(zé)到各部門及辦公室，并相互進(jìn)行制衡；且對于各環(huán)節(jié)涉及到的主要負(fù)責(zé)部門進(jìn)行權(quán)利劃定，設(shè)置權(quán)利界限。其配套制度內(nèi)容以各個(gè)環(huán)節(jié)為主，敲定實(shí)施過程中的細(xì)節(jié)，提高合同管理的執(zhí)行速率，確保管理工作順利運(yùn)行；同時(shí)制定緊急方案，保障在出現(xiàn)合同簽訂完成后由于意外事件導(dǎo)致無法履行、相對方惡意損壞我方正當(dāng)權(quán)益等情況時(shí)，學(xué)校的正當(dāng)利益可以通過有效的救濟(jì)手段進(jìn)行救濟(jì)。

二、建立高校合同管理部門

目前我國高校合同管理存在著組織部門管理混亂的問題和合同管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)的問題，缺乏對合同預(yù)期存在的風(fēng)險(xiǎn)感知能力和風(fēng)險(xiǎn)管控能力。因此高校需建立合同管理部門，進(jìn)行合同審查、法務(wù)審核、授權(quán)管理以及歸口管理等工作。合同管理部門需配備專業(yè)的法律人員、財(cái)務(wù)人員以及審計(jì)人員等工作人員以保證合同管理的流程完整、風(fēng)險(xiǎn)可控。再根據(jù)學(xué)校本身涉及到的簽訂合同特點(diǎn)，進(jìn)行合同的分類，由此確定學(xué)校統(tǒng)一的合同管理模式。并且根據(jù)不同的合同類別，成立合同管理小組，將涉及到相關(guān)業(yè)務(wù)需求部門的專業(yè)人員組建成為臨時(shí)組員，參與到相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)合同的簽訂和執(zhí)行過程中。同時(shí)要強(qiáng)化合同管理機(jī)制，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)權(quán)限，對合同執(zhí)行全過程進(jìn)行監(jiān)督，以確保當(dāng)事人按合同合法、合規(guī)及時(shí)履行相關(guān)義務(wù)。

三、建立高校合同管理信息系統(tǒng)

合同管理系統(tǒng)是以先進(jìn)的管理思想為指導(dǎo)，利用信息技術(shù)，對合同起草、審批、變更以及合同履行全過程進(jìn)行管理的系統(tǒng)，可以對合同數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理，改變合同資料分散化的現(xiàn)狀，提高合同管理效率，從而提高合同管理能力。

高校合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)由學(xué)校相關(guān)技術(shù)部門負(fù)責(zé)開發(fā)、維護(hù)以及運(yùn)行監(jiān)督。合同管理信息化貫穿合同的策劃到合同履行完成的始終，所有信息都通過線上系統(tǒng)，記錄在冊，且通過借助信息化手段，于系統(tǒng)上登記有關(guān)的合同詳細(xì)信息，如金額、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，然后系統(tǒng)自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)合同，這樣會(huì)使合同格式統(tǒng)一，便于合同的審核。合同管理系統(tǒng)可以與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息對接，將合同管理系統(tǒng)中存有的合同數(shù)據(jù)，同步到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)之上，對涉及到資金流轉(zhuǎn)的合同進(jìn)行監(jiān)督并記錄在冊，從而可以有效地規(guī)范資金的流動(dòng)與使用。

四、建立監(jiān)督考核評價(jià)體制

在以往的合同管理中，很多時(shí)候合同管理人員只處理合同的起草簽訂審核業(yè)務(wù)，合同的實(shí)施過程基本是由負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的主管部門進(jìn)行監(jiān)管。由于這些部門對相關(guān)領(lǐng)域知識的局限，而疏于對合同實(shí)施過程中的監(jiān)督，［3］從而易產(chǎn)生合同糾紛隱患。

因此，高校應(yīng)建立健全監(jiān)督機(jī)制。在策劃合同前，合同發(fā)起人需進(jìn)行需求論證和可行性分析調(diào)查工作。在合同執(zhí)行的過程中進(jìn)行財(cái)務(wù)控制，按合同內(nèi)容以及合同實(shí)施流程合理規(guī)劃預(yù)算，定期提交預(yù)算執(zhí)行報(bào)告；合同管理工作者通過制度構(gòu)建明確預(yù)算監(jiān)督職能、項(xiàng)目合同跟蹤定期提交報(bào)告職責(zé)等，從而加強(qiáng)對合同執(zhí)行、驗(yàn)收和監(jiān)督工作；配合使用合同管理信息系統(tǒng)，按階段從線上調(diào)取查看合同執(zhí)行情況，從中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，處理問題，再次預(yù)防問題。

以合同管理工作的成效為指標(biāo)，健全合同管理部門評價(jià)機(jī)制。設(shè)立合同管理部門管理人員績效獎(jiǎng)懲制度，同時(shí)部門內(nèi)部構(gòu)建工作記錄檔案，并且與之工資、晉升機(jī)會(huì)建立聯(lián)系，督促工作人員嚴(yán)謹(jǐn)處理業(yè)務(wù)，并刺激工作人員積極性。

五、合同管理應(yīng)貫穿依法治校理念

為了使合同管理更好貫徹依法治校的理念，高校合同管理者既需從思想上重視高校合同管理，重視學(xué)校管理機(jī)制體制，也需要強(qiáng)化法律意識，規(guī)范合同訂立的內(nèi)容、程序，并對合同管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。

高校合同管理要做到符合法律，從規(guī)章制度中溯源。法，即是指由國家立法機(jī)關(guān)制定的法律及其法律解釋；章，即是由高校自主訂立的規(guī)章制度，如高校所制定的如何管理合同收集、按照何種程序?qū)徍撕贤⒑贤黧w如何授權(quán)以及最后如何管理合同歸檔等的辦法。［4］合同管理辦法，通過程序化的手段分類收集管理學(xué)校合同，有助于提高合同管理的效率與速率，節(jié)約時(shí)間成本，同時(shí)為合同管理人員提供管理規(guī)則指導(dǎo)，減少潛在的人為錯(cuò)誤。合同審核制度，通過規(guī)定高校合同管理人員對合同內(nèi)容的審查，對于不同性質(zhì)合同有其具體規(guī)定，具體到合同的主體審查、有關(guān)時(shí)間、履行流程、金額、所附條件等，有助于不同專長的合同管理人員分門別類的對合同進(jìn)行審核。授權(quán)制度，主要規(guī)范以學(xué)校名義所訂立的合同。高校的法人代表為正職行政負(fù)責(zé)人，若學(xué)院以及校部門需要以高校名義與校外機(jī)構(gòu)簽訂合同，需經(jīng)校長授權(quán)，以保證合同簽訂的知情性、有效性以及預(yù)防合同的簽訂有損學(xué)校名譽(yù)的潛在問題。合同歸檔管理制度，旨在完善合同存檔。合同是高校經(jīng)濟(jì)合同的有效憑證，完善歸檔制度，便于其他有關(guān)部門的調(diào)取和查看，配合高校賬目查詢，進(jìn)行賬單清算。以上措施諸如建立合同管理辦法、合同審核制度、授權(quán)制度、歸檔管理制度等，只有貫穿依法治校的理念，才能將高校合同管理工作的開展進(jìn)一步科學(xué)化與規(guī)范化。

綜上所述，高校合同管理的規(guī)范化進(jìn)程不是一蹴而就的，需要我們認(rèn)真分析問題發(fā)生的原因并對癥下藥，積極尋找適合本學(xué)校的合同管理制度準(zhǔn)則，這樣才能更好實(shí)現(xiàn)高校有效防控經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)高等教育事業(yè)的健康發(fā)展。