建筑工程檔案資料管理的優化研究

王帥

摘 要：建筑工程檔案資料是工程建設項目從立項開始，經過工程施工到最終工程質量評定及竣工驗收整個過程，形成的有保存價值的各種形式的工程資料，其記錄了整個項目的建設過程，也是工程技術交底及工程竣工結算的重要參考依據。因此，確保檔案資料管理工作質量，對于工程整體建設具有重要意義。但就實際情況來看，建筑工程檔案資料管理中仍然存在一些問題，對工程和企業有一定的影響。基于此，針對建筑工程檔案資料管理意識薄弱、管理質量有待提升、缺少完善的管理機制三個主要問題，提出強化工程檔案資料形成過程的監督與控制、強化檔案資料管理人員的職業意識并規范日常工作行為、注重工程技術資料編寫的質量管控三個方面的優化管理路徑，以期可以為相關人士提供參考，助力企業發展。

關鍵詞：建筑工程;檔案管理;意義;問題;優化路徑

中圖分類號：G275.3? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）28-0155-02

建筑工程檔案資料管理工作較為繁雜，檔案管理人員需要以規范化、系統化的要求為基礎，做好工程檔案的收集、整理，并做好簽證以及工程材料合格報告的同步收集工作。在做好數據記錄工作的同時，還要記錄好工程技術、進度等，并配合影像與照片等方式，將整個工程建設更加系統地呈現出來[1]。同時，建筑工程檔案資料也是一些工作環節所需要的重要憑證，要為工程信息的查詢提供重要參考。比如項目管理人員在開展各項工作的時候，可以通過工程檔案資料，查詢相關信息，以此開展工程管理工作。由此可以看出，建筑工程檔案資料管理內容繁復，但每一環節都對工程項目有著重要作用，因此應該加強檔案資料收集、編制、管理、利用等各個環節的管理工作，及時發現存在的問題，進行優化改進，有效保障工作質量，助力工程項目建設。

一、優化建筑工程檔案資料管理的重要意義

對建筑工程檔案資料管理進行優化，能夠有效彌補以往粗放管理中存在的不足，使檔案管理工作得以有序開展，保證資料的準確性、有效性和可延續性，為建筑工程及時提供所需的檔案資料，使各項施工工序以及所花費的成本都有章可循，為后續工程提供相關參考依據。可見，建筑工程檔案資料管理是保障性的基礎工作，優化建筑工程檔案資料管理工作不僅對于這項工作本身，對于工程項目整體和企業利益都具有積極意義。

二、建筑工程檔案資料管理存在的主要問題

1.檔案管理意識薄弱。由于很多建筑企業、施工單位的管理人員認為檔案管理是一個不重要的環節，無法創造出更高的經濟利潤，所以投入的物力、人力較少，甚至還有許多管理人員覺得沒有規范化的檔案管理機制，不會對整個建筑工程建設質量產生影響，導致相關人員工作不積極，檔案的日常收集、整理、保管工作比較混亂，出現問題時相互推諉，嚴重影響檔案資料的管理質量[2]。

2.檔案資料管理質量有待提升。在施工各個環節中形成的資料文件，都屬于工程檔案的管理范圍，內容繁多，需要有效地分類收集整理，許多建筑施工企業常常注重檔案數量的收集，缺少專業的甄別鑒定，導致出現許多實用性、安全性較低的材料，長期下去，會對相關部門的檔案保管工作產生較大的影響。另外，對于許多重要的簽字資料與文件的保管，相關管理人員比較隨意，容易發生檔案資料缺少、丟失等問題，直接影響整個工程檔案資料的保存質量和意義，影響后續的施工建設活動，導致整體管理效率不高，影響企業的經濟效益與社會效益。

3.缺少完善的監督管理機制。建筑工程檔案管理質量無法保障，根本原因在于建筑單位常常沒有行之有效的監督管理機制，相關人員的行為得不到約束，責任心不強，工作效率不高，導致工作質量低下，歸檔工作走形式。只有深刻認識到這方面的問題，加快監督管理機制的建設，配合獎懲機制，制定詳盡的考核條例和內容，才是解決問題的有效辦法。但從實際情況來看，很多建筑單位在這方面都有待加強[3]。

三、建筑工程檔案資料管理的優化路徑

1.強化工程檔案資料形成過程的監督與控制。想要有效優化建筑工程檔案管理，首先要強化意識，真正意識到建筑工程資料管理的重要性和對工程項目的重要意義，改掉往日粗放的管理模式，才能從根本上達到優化的目的。項目開建之初，要根據地方與行業的規范管理辦法，編制自己的歸檔標準、內容和范圍，對設計、監理、總包、施工單位進行資料交底，提出并要求實現資料規范化、標準化和系統化的管理目標，將檔案資料納入考核目標進行獎罰，以保證檔案管理的效率和質量。在建設過程中，制定完善的規章管理制度，將資料收集與施工同步，滲透到每一個環節。以某地區的標志性建設項目舉例，在項目建設之前，與施工單位、監理單位等進行溝通，增強與其資料管理人員、技術人員的合作，做好建筑工程檔案的交底工作[4]。在整個施工過程中，做好檔案管理業務的指導工作，逐步強化工程檔案資料形成過程的監督與控制，保質保量做好各相關部門的檔案歸檔工作。

2.強化檔案資料管理人員的職業意識，規范日常工作行為。檔案資料的收集、整理和編制是由人完成的，提高檔案管理人員的素質至關重要。在加強宣傳的基礎上，對檔案管理人員應經常開展職業教育培訓，組織內外部的參觀、交流與學習，保證相關人員都能建立良好的檔案資料管理意識和職業素養，不斷提升其自身綜合能力與管理素質。編制崗位職責，使各級管理人員，明確自身的基本工作程序與目標，以規范其日常工作內容與行為。要求在施工建設活動開工之前，做好統一表格、標準等準備工作，做好施工過程中進度計劃制訂與調整工作，并在開工后的施工管理過程中，監督檢查檔案資料記錄與整理情況。在此基礎上，現場的管理人員要實現工程建設檔案資料的登記工作，定期檢查相關部門工作完成情況，做好施工管理登記工作，對施工單位的建設資料完成情況進行檢查[5]。與此同時，檔案資料管理人員需要與企業進行溝通，協助工程管理人員，與設計單位進行溝通，及時了解設計變更的情況，并做好標準文件與圖集的保管工作。對于管理性的文件，需要根據項目的基礎、依據與實踐等，做好文件的整理組卷工作，并對驗收記錄進行檢查。資料管理人員發放的圖紙資料，需要與清單一起整理并存檔，做好工程資料的整理與匯總，以此保證整體的工程質量和后續需求。

3.注重工程技術資料編寫的質量管控。第一，統一建筑工程技術資料的表格形式。在項目籌備建設的過程中，結合工程的具體特點，根據當地行政管理部門與檔案管理部門的要求，編制可行性強的工程資料表格，并為參建單位整理與編輯資料盡可能提供方便，避免出現表格形式不規范的問題發生。第二，做好施工物資的資料收集工作。由于在建筑工程施工過程中，使用的物資會受到許多因素的影響，如水泥、鋼材等，經常出現材料檢驗報告沒有與原材料一起到達施工現場的情況。如果資料收集人員沒有將復試結果收集到位，就可能會出現沒有檢驗報告的材料進入到施工現場被使用的情況，可能會對工程的質量和整體進度產生影響。因此，需要安排專門的負責人員，對資料的整理與收集進行動態化跟蹤，并且分批對到達現場的原材料進行檢查，還需要檢查和整理原材料的試驗報告與合格證。第三，為了做好竣工結算的編制工作，確?？⒐そY算工作的順利進行，要更加廣泛地收集與結算相關的資料，包括工程施工合同、工程招標文件、工程竣工圖、設計變更通知、簽證資料等，收集和取證時必須注意有效性，還要盡可能減少因為結算導致的矛盾問題的發生。所以，施工單位需要更加注重資料的收集，收集與建筑工程項目施工相關的記錄資料，如現場進度照片等;要結合定額標準與費用支出情況，加強信息資料的管理。第四，保證建筑工程技術材料的完善性。建筑工程檔案資料的管理工作，主要就是結合施工過程中采用的技術以及信息進行記錄，為以后的工程提供參考。例如，工程資料中的施工小結與竣工報告等內容，都會給工程建設提供相關的數據信息，是學習與借鑒的重要內容，為后續的工程建設提供重要的參考依據，以此不斷提升整體的施工質量。只有保證技術材料的完整性，才能系統化地將工程施工質量與整個過程進行展示，為投資活動管理、質量管理、進度管理等工作的開展奠定穩固的基礎。

總之，工程檔案是工程建設最真實的反映，是檢驗工程質量的重要依據，及時發現管理過程中的問題，制定完善有效的管理人才培養體系和獎懲制度，不斷總結經驗和教訓，提高整體檔案管理水平，對企業借鑒成果、提高質量、增收效益有著重要意義。我們應該積極借鑒國內外先進管理經驗，揚長避短，不斷優化管理制度和體系，讓建筑工程檔案管理持續適應新形勢的發展要求，更好地為企業發展和國家經濟建設服務。

參考文獻：

[1]? 尤麗紅.建筑工程檔案資料管理中的問題及措施分析[J].城市建設理論研究：電子版，2015，（12）：49-50.

[2]? 沈慧珍.建筑工程檔案資料管理中的問題及措施分析[J].城市建設理論研究，2016，（2）：316-317.

[3]? 黃艷.建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施探究[J].住宅與房地產，2019，（9）：116.

[4]? 孫加順.淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].城市周刊，2018，（49）：66.

[5]? 蔣馥蔚.建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].新絲路：中旬，2019，（4）：1.