檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢

宋海蓉

摘要：隨著時代的進步和科技的進步，人們早已進入信息化時代，大數(shù)據(jù)越來越受到人們的關注。檔案信息化成為近年來人們追求的一種檔案管理方式。與以往的傳統(tǒng)檔案管理方式不同的是，檔案的信息化能夠適應互聯(lián)網時代，而且更為便捷、易于存儲和傳播。因此在事業(yè)單位蓬勃發(fā)展的今天，檔案的信息化管理也更應被推廣和廣泛使用在事業(yè)單位之中。基于大數(shù)據(jù)技術，將檔案信息化建設融入現(xiàn)代化發(fā)展與管理中，也是一種進步。本文后續(xù)就上述內容展開詳細探究。

關鍵詞：檔案管理;信息化

中圖分類號： G270.7文獻標識碼：A文章編號：1672-9129（2020）13-0127-01

1引言

互聯(lián)網技術的不斷發(fā)展為學習檔案的信息化建設帶來了機遇和挑戰(zhàn)，同時給檔案管理信息化建設提供了技術基礎。目前，檔案管理的數(shù)字化已經日漸成熟，在整理、檢索、編目以及統(tǒng)計上基本均實現(xiàn)了數(shù)字化，這為升級信息化檔案管理模式奠定了基礎。在開展檔案管理工作時必須要以全面建設信息化與協(xié)同平臺應用為前提，以促進檔案管理信息化的升級為目標，貫徹規(guī)劃統(tǒng)一、實用規(guī)定以及分級管理的方式，切實落實檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)以及檔案管理信息化的創(chuàng)建工作，逐步做到事業(yè)檔案資源的數(shù)字化、電子檔案管理的規(guī)范化以及信息服務的網絡化。

2檔案管理信息化發(fā)展的必要性

事業(yè)單位有關工作人員的開展主要是整理資料，職工在工作當中需要注重自身的優(yōu)勢及特點，才能夠達到基礎的目的[1] 。而單位活動是否能夠順利開展，還需要取決于職工對于顧客的了解程度及事件掌握相關信息的程度。檔案管理作為一種能夠記錄事情及業(yè)主基本資料的形式，可以給后期的開展提供基礎依據(jù)。部分房產甚至能夠通過檔案管理體現(xiàn)其發(fā)展狀況，其中包括領導、職工的基本資料、公司的財務狀況及固定資產等。由此可見，檔案管理信息化能夠簡化管理工作的流程，讓檔案管理工作人員減輕工作壓力。檔案管理信息化可以實現(xiàn)人員高效工作，有關人員可以對檔案信息的數(shù)據(jù)進行分析，使其更加完整有效。機關部門的人事情況相對來說比較復雜，在處理檔案信息時要對不同職位的職員工檔案內容進行歸類，進而提高管理效率。信息化管理能夠讓不同崗位的教職員工互相了解相關的信息，實現(xiàn)資源共享，強化人事工作實質性效用。

3檔案管理信息化發(fā)展途徑

3.1 加大硬件資金投入。就目前的工作宗新來說，檔案管理的硬件投入并沒有得到校方的重視，在各項設施的建設中屬于落后水平，不能很好地適應新時代的變化和發(fā)展。這對于檔案地收集和整理工作是很不利的，也無法將有效使用檔案落實到實處。筆者認為，不僅要對各種設備和硬件進行更新升級，檔案管理工作也應該進行相應的電子化升級，把人工查詢容易出現(xiàn)疏漏和手寫筆記難以識讀的工作交給計算機來做，從而使得工作量和工作強度大大降低，同時工作效率和質量也能提升不少。

3.2 建設檔案信息庫。建設檔案信息庫，就要應用數(shù)字化技術與信息化技術，伴隨信息全球化發(fā)展與完善，之間的數(shù)據(jù)庫存在了必然聯(lián)系，任何一所機關的資源都應該得到共享，才能保證房屋的均衡。就目前的情況來看，信息化數(shù)據(jù)庫建立還更多集中于本校應用上，信息資源庫的應用資源供本校師生使用，難以實現(xiàn)延伸與拓展，發(fā)揮更大的作用，因此要促進數(shù)據(jù)庫信息化的建設，將各檔案信息資源統(tǒng)籌發(fā)現(xiàn)，緊密聯(lián)系，實現(xiàn)共享的目標。要完成這個過程，信息化檔案開發(fā)就需充分應用計算機技術，不斷發(fā)展和完善信息庫的內容與結構，同時發(fā)揮數(shù)字化技術、信息化技術的優(yōu)勢更好地保存檔案信息，降低共享過程存在的風險，提高安全性，這對檔案資料管理信息化建設目標的實現(xiàn)有著非常重要的意義。

3.3 完善相關規(guī)章制度。要想促進檔案管理的信息化建設，首先必須要構建出相應的管理體系，規(guī)定好檔案信息化管理的工作流程，配置好操作平臺中有關管理系統(tǒng)的硬件及軟件設施，還要創(chuàng)建出檔案信息保密系統(tǒng)，只有這樣才能做到有章可循。其次，必須要落實崗位責任制以及人員安全管理等工作，做好有關數(shù)字文件、電子文件作者名的標注工作，以防止在檢索時出現(xiàn)混淆不清的現(xiàn)象。除此之外，還要對用戶實施有效的監(jiān)控，以規(guī)避因部分違法操作的發(fā)生導致不必要的經濟損失，同時要對數(shù)字化檔案的借閱及歸還制度劃定統(tǒng)一的標準。相關檔案管理單位作為一定意義上的“把關人”，可以在職權范圍中對已在傳播的檢索查詢使用，檢索信息主要涵蓋了文字、圖像、視頻等。檔案管理人員要及時上傳各項檔案信息資源，優(yōu)化組織上網信息數(shù)據(jù)，賦予檔案信息網絡更多的服務功能，為用戶有效提供自定義、跨門類的檢索，這樣才有利于提高網絡檔案信息的檢索效率，方便用戶高效利用學校檔案信息資源。

3.4 加強人才培養(yǎng)。在建設信息化和規(guī)范化的事業(yè)單位檔案管理工作中，管理團隊的決定會建設的質量和進程[2] 。設備和系統(tǒng)的更新是硬件上的提升，是影響檔案管理工作的客觀條件，而管理團隊素質地培養(yǎng)和加強，則是更加重要的主觀條件，無論任何時候人才是決定工作質量的主體因素，因此，為了建設信息化和創(chuàng)新型事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，必須要對管理人員不斷地培訓：定期開展信息化檔案管理講座，為他們提供學習的機會和渠道;倡導他們積極參加職業(yè)素養(yǎng)培訓和技能培訓，及時更新管理知識體系，增強自身工作能力;加強培養(yǎng)網絡服務型人才，為在線檔案管理系統(tǒng)培訓后備人才。

4結束語

總之，檔案管理信息化讓過去費事費力的事情變得簡單又方便，節(jié)省了人力物力，提高了工作效率。檔案管理的信息化建設有利于事業(yè)提高工作效率，更好地服務好社會大眾，提高我們工作人員的工作水平，進一步推動我國事業(yè)進一步蓬勃發(fā)展。在檔案管理中，大數(shù)據(jù)技術應用將會變成一種趨勢。

參考文獻：

[1] 紀翠林，閻麗.信息化時代背景下檔案管理探析[J].現(xiàn)代商貿工業(yè)，2017（1）：65-66.

[2] 譚果.教育信息化發(fā)展時代高校檔案信息化管理建設的研究[J].科技風，2017（10）：278.