醫院檔案管理的信息化建設路徑分析

苗藝文

(河北省張家口市第五醫院，河北 張家口 075000)

0 引言

檔案是見證歷史變遷發展的重要憑證，也是醫院管理工作中不可或缺的組成部分。檔案管理是完整呈現資源利用程度、資源投入程度和資源產出水平的重要途徑之一，檔案管理質量的高低直接關系到醫院管理的效率水平。基于醫院檔案管理具有牽涉范圍廣，標準要求高等特點。隨著計算機先進技術的興起與應用，很多領域都實現了網絡電子化替代傳統的人工作業，醫院檔案管理也是如此。通過應用先進的信息技術來保證醫院檔案信息的完整性，有效提高檔案管理的效率與質量，解放勞動力。

1 加強醫院檔案管理信息化建設的重要性

在經濟與科技活動始終處于高速發展的新形勢下，醫院的管理項目與規模越來越多樣化。檔案管理是構筑醫院信息系統的重要基礎，在醫院的日常管理中有著重要的作用，加強檔案管理的信息化建設可為醫院相關規章制度的制定與發展決策提供重要的數據支撐。用發展的眼光來看，檔案管理真實地呈現了醫院在各個項目開展過程中詳盡的運行信息。因此，加強檔案管理信息化建設直接關系到醫院的管理成效，是打造智慧型醫院，實現管理現代化的必然要求，對醫院的發展具有重要的參考意義[1]。

2 醫院檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 決策層對檔案管理工作的重視度不夠

醫院的檔案管理工作是一項系統性的大工程，其過程是動態的，因為檔案管理貫穿了醫院全部項目生命周期的全過程。這其中牽涉了大量的方案、文件、圖紙圖表、技術手冊、人事資料、項目往來憑證等重要資料，將這些資料按時間順序、按項目先后、分門別類的進行分類、歸檔與整理，是醫院檔案管理的一項較大工程。然而目前醫院檔案管理的突出問題之一就是決策層對檔案管理的重要性認知度不夠，具體表現在以下幾個方面：一是缺乏專職的檔案管理部門以及檔案管理人員，檔案管理還停留在文件整理的層面上，認為只要收集起來，放進文件袋，存入文件柜就萬事大吉，而且由于負責收集的人員素質水平差異，對于變更的、補充的資料沒有及時進行歸納或是更換，后期需要參考時得不到有效的文件支撐，模棱兩可。二是對檔案管理工作隊伍建設的關注與重視度不夠，資金上的投入相對短缺，檔案管理需要投入的設備及人員無法到位。醫院管理層放在首要位置的往往是各種日常事務管理的發展和改進上，檔案管理得不到有效發揮，難以滿足社會未來發展對醫院的高要求[2]。

2.2 人員素質不一，缺乏較強的信息安全意識

雖然已經邁進了信息化的新時代，但醫院內部的多數工作人員還停留在使用的層面上，由于信息安全理論知識掌握不夠，在實際操作中往往由于操作人員的一時疏忽，或者責任心不強等因素造成檔案數據錄入出現錯誤，最后導致檔案信息不準確，且缺乏一定的信息安全防范意識，也不具備基本的信息安全防范技能，甚至在思想上片面地認為安全防范僅是網絡維護人員的職責，與使用者無關，使用過程處于被動位置，每當檔案系統或設備出現故障時，無法運轉使用時才向相關部門反映，因此失去了最佳的干預和維護時間，對檔案系統平臺的穩定性和正常運行造成了嚴重的影響，就更加談不上在問題出現前防患于未然了。

2.3 檔案管理機制及信息化水平有待提高

隨著科技的進步，各行各業都利用大數據以及信息技術進行內部質量管理與效率的提升。基于此，醫院也涌現了大量需要更新的信息與資料。然而檔案管理并未積極跟上時代發展的步伐，對信息化的應用不夠全面，導致檔案管理工作處于被動狀態。主要表現在幾個方面：一是缺乏有效的信息技術支撐體系，現有的信息設備大部分已老化、落后，無法滿足檔案管理數字化的需求。二是檔案管理分工不明確，資料收集不完整，錯漏補充不及時，變更更新不到位。三是信息化軟件習慣性購買現成的使用，而不是結合醫院實際研發，所以軟件集成功能不強，功能單一，在具體的操作過程中錄入、收集、分析等工作不能及時快速有效完成，資料整理不完整、不規范等現象時有發生，種種問題都阻礙了檔案管理水平的提升[3]。

3 提高醫院檔案管理信息化建設水平的策略

3.1 提高認知，加強檔案管理工作隊伍建設

首先要轉變思想，充分認識到檔案管理的重要性，從檔案管理與日常行政管理工作之間的相通性進行探索性研究，更好地落實和加強檔案管理工作隊伍建設的內容。其次要結合檔案管理工作者面臨的實際困難，提出切實的解決方案，建立健全規范的檔案管理制度，完善相應的獎罰機制，對表現突出的檔案管理工作者給予精神與物質上的獎勵，營造良好的工作氛圍，激發工作人員的積極性與主動性，全面促進檔案管理人才隊伍建設。

3.2 加強培訓，提高檔案管理人員業務水平

為使檔案管理更好地適應新時代的發展趨勢，必須從理論與實踐兩方面來提高管理人員的能力素質，首先要有目的地組織檔案管理人員進行各種交流培訓，以促進理念更新，加強對相關檔案管理法規的學習，不定期與同行交流，積極借鑒優秀同行的管理理念，學習先進的管理模式，并在此基礎上結合單位實際進行創新，使檔案管理更具實效性。其次要進一步強化和鞏固檔案管理專業技能，強化計算機操作和電子檔案系統軟件的培訓，強化檔案管理人員的實操能力[4]。最后要科學評估人才，合理地引進專業的檔案管理人才，通過嚴謹細致的工作，更好地保證入庫檔案質量，使檔案管理發揮出最大的價值。

3.3 加強檔案管理的信息化建設

醫院檔案管理工作的信息化建設，必須要跟上大數據時代的發展要求，所以要積極利用先進的信息技術、大數據技術以及有效的方法和手段，進行設備和技術革新，通過推行檔案信息電子化實現檔案資料數字化管理。一是要落實檔案管理部門統一規劃、統一部署，統一監督的原則。二是要加大對硬件設備的投資，淘汰老化的電腦、掃描儀等設備。三是要結合檔案管理的實際需求，依托已有的信息傳輸網絡和平臺，積極建設數字檔案室，對檔案數據建立規范標準，統一路徑，加強檔案信息化管理的規范性。四是引進先進的管理軟件，積極推進網絡資源的整合與共享，以提高檔案資源的利用率與利用價值。

3.4 加強檔案安全管理

加強人員管理、完善制度建立、加強技術防范等3個方面是落實檔案安全管理的前提，一是要明確檔案管理的風險防范性，強化管理人員的道德與法律意識。二是建立完善的檔案安全應急管理制度。三是通過計算機網絡防火墻與監控設備加強安全系統的建設，對檔案資料訪問的各個模塊進行使用權設置，以此確保檔案管理工作安全有序開展。

4 結語

綜上所述，醫院檔案真實還原了醫院從成立到發展至今的整個過程，也記錄了醫療服務的具體信息。在經濟高速發展的新態勢下，傳統的檔案管理模式顯然已經無法滿足新時代發展形勢下醫院日常管理工作的實際需要。因此，醫院檔案管理也要積極順應時代發展的變化，不斷轉變思路，提高對檔案管理重要性的認識，積極創新檔案管理模式。通過加大檔案管理人員培訓力度、建立健全檔案管理制度、應用先進的信息技術等手段，切實提升檔案管理水平。