數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下美國(guó)政府文件檔案工作戰(zhàn)略研究

李 碩/浙江大學(xué)公共管理學(xué)院

隨著全球數(shù)字化轉(zhuǎn)型及政府改革的不斷深化，文件檔案工作（下簡(jiǎn)稱“文檔工作”）面臨新形勢(shì)與新挑戰(zhàn)。從國(guó)際上來(lái)看，制定順應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢(shì)的戰(zhàn)略已成為檔案部門探索轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要工具，如澳大利亞國(guó)家檔案館制定了《數(shù)字連續(xù)性政策2020》（Digital Continuity 2020），美國(guó)文件與檔案管理署（下簡(jiǎn)稱NARA）制定了《2018—2022財(cái)年戰(zhàn)略計(jì)劃》（Strategic Plan: Fiscal Year 2018-2022）等。就我國(guó)而言，一方面，在大力推進(jìn)數(shù)字政府建設(shè)的背景下，各地檔案部門積極探索文檔工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的創(chuàng)新實(shí)踐；另一方面，今年是我國(guó)檔案事業(yè)“十三五”收官之年，也是編制“十四五”規(guī)劃之年，全面了解和合理借鑒數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下國(guó)外文檔工作戰(zhàn)略成為重要內(nèi)容。美國(guó)十分重視文檔工作戰(zhàn)略的制定，文檔工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)踐探索走在全球前列。本文以NARA文檔工作戰(zhàn)略為研究對(duì)象，對(duì)其近十年來(lái)制定的主要戰(zhàn)略進(jìn)行了梳理與簡(jiǎn)要介紹；同時(shí)將其作為整體，分析數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下美國(guó)聯(lián)邦政府文檔工作戰(zhàn)略的主要特點(diǎn)，以期為我國(guó)文檔工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型及“十四五”國(guó)家檔案事業(yè)規(guī)劃制定提供參考。

1 美國(guó)政府文件檔案工作主要戰(zhàn)略概述

根據(jù)戰(zhàn)略的內(nèi)容不同，可將美國(guó)文檔工作戰(zhàn)略大致可分為財(cái)年戰(zhàn)略、信息資源管理戰(zhàn)略、開放政府戰(zhàn)略、電子文件管理戰(zhàn)略、檔案數(shù)字化戰(zhàn)略、數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存戰(zhàn)略六大類。

1.1 財(cái)年戰(zhàn)略

作為調(diào)整機(jī)構(gòu)工作重點(diǎn)和分配資源的指南，NARA以每四年為一個(gè)跨度制定財(cái)年戰(zhàn)略計(jì)劃。該計(jì)劃體現(xiàn)了NARA對(duì)未來(lái)挑戰(zhàn)和機(jī)遇的判斷，對(duì)自身使命、愿景和價(jià)值觀的定位，以及對(duì)轉(zhuǎn)型成果和戰(zhàn)略目標(biāo)的分析，是指導(dǎo)NARA行動(dòng)的綱領(lǐng)性文件。從2000年至今，NARA已發(fā)布六個(gè)版本的財(cái)年戰(zhàn)略計(jì)劃，2018年2月發(fā)布了最新版本的《2018—2022財(cái)年戰(zhàn)略計(jì)劃》[1]。與舊版本相比，新計(jì)劃修訂了NARA的組織機(jī)構(gòu)、使命、愿景、價(jià)值觀和轉(zhuǎn)型成果，細(xì)化了戰(zhàn)略目標(biāo)，包括實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的時(shí)間安排、量化標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)對(duì)措施，其指導(dǎo)性和操作性更強(qiáng)，主要內(nèi)容包括：

第一，完善了NARA的使命、愿景和價(jià)值觀。以協(xié)助公眾獲取和利用高價(jià)值的政府文檔，促進(jìn)開放、推動(dòng)公眾參與和加強(qiáng)民主為使命；以最先進(jìn)方式使政府信息得到最充分利用為愿景，并賦予美國(guó)協(xié)作、創(chuàng)新與學(xué)習(xí)的價(jià)值觀。第二，明確了四大戰(zhàn)略目標(biāo)、應(yīng)對(duì)措施及具體要求。一是推進(jìn)有效利用。公眾可通過(guò)國(guó)家檔案目錄在線檢索和利用已數(shù)字化的檔案。到2021財(cái)年，完成82%館藏檔案的整理；到2024財(cái)年，完成5億頁(yè)文件的數(shù)字化并通過(guò)國(guó)家檔案目錄開放；到2025財(cái)年，為國(guó)家檔案目錄中95%的檔案建立數(shù)字化檢索工具。二是與用戶建立聯(lián)系。確保服務(wù)得到用戶認(rèn)可，到2020財(cái)年，93%用戶的需求在承諾時(shí)間內(nèi)可得到滿足，聯(lián)動(dòng)活動(dòng)的滿意度達(dá)到90%；到2025財(cái)年，國(guó)家檔案目錄中由公民提供目錄信息的文件數(shù)量達(dá)到100萬(wàn)件。三是最大化地發(fā)揮NARA對(duì)國(guó)家的價(jià)值。完善文件管理理論和實(shí)踐以實(shí)現(xiàn)向數(shù)字政府過(guò)渡；推動(dòng)公共和商業(yè)機(jī)構(gòu)利用政府文檔以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值。到2019財(cái)年，每年抽查10%聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的文件以確保文件以電子格式進(jìn)行管理；到2022財(cái)年末，不接收模擬格式，只接收電子文件及其元數(shù)據(jù)；到2025財(cái)年，至少15個(gè)外部資源將國(guó)家檔案目錄中的數(shù)據(jù)集作為數(shù)據(jù)源。四依靠員工打造未來(lái)。為所有員工提供過(guò)渡到數(shù)字環(huán)境所必需的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，構(gòu)建包容、賦權(quán)、多元的職場(chǎng)文化。到2020財(cái)年，NARA各級(jí)員工中40%參加過(guò)領(lǐng)導(dǎo)力發(fā)展計(jì)劃，空缺職位中85%在80天內(nèi)得到補(bǔ)齊，職位中95%建立明確可行的職業(yè)規(guī)劃。

1.2 信息資源管理戰(zhàn)略

1985年，美國(guó)聯(lián)邦政府管理與預(yù)算局（OMB）發(fā)布《A-130通告》，提出將信息作為一種資源來(lái)管理，要求聯(lián)邦機(jī)構(gòu)制定符合機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略目標(biāo)的信息資源管理戰(zhàn)略規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)高效、實(shí)效、經(jīng)濟(jì)的信息資源管理（IRM）。為了給機(jī)構(gòu)IRM活動(dòng)提供具體的發(fā)展策略指導(dǎo)，自2006年以來(lái)NARA圍繞其戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)活動(dòng)制定了《信息資源管理戰(zhàn)略規(guī)劃》（NARA Strategic IRM Plan），目前最新版本為2015年發(fā)布的《信息資源戰(zhàn)略規(guī)劃（2015—2018）》[2]。

該戰(zhàn)略的核心內(nèi)容是提出了IRM的八大策略。一是聯(lián)結(jié)使命，所有IRM活動(dòng)要與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、績(jī)效目標(biāo)及政府層面項(xiàng)目保持一致。二是勞動(dòng)力，發(fā)展并培養(yǎng)員工領(lǐng)導(dǎo)和支持任務(wù)。三是客戶服務(wù)，通過(guò)調(diào)查和分析，發(fā)展并增強(qiáng)機(jī)構(gòu)的客戶服務(wù)項(xiàng)目。四是整體架構(gòu)，制定必要的IRM計(jì)劃及指南來(lái)支持機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)項(xiàng)目。五是IRM流程集成，通過(guò)更好地整合IRM政策及流程來(lái)完善項(xiàng)目管理和執(zhí)行。六是風(fēng)險(xiǎn)管理與信息安全，從機(jī)構(gòu)角度管理風(fēng)險(xiǎn)，在業(yè)務(wù)流程中明確信息安全需求并維持IT安全項(xiàng)目運(yùn)行，以確保NARA信息資產(chǎn)的安全和隱私。七是IRM治理，保持IRM管理委員會(huì)監(jiān)督所有的IRM活動(dòng)，并確保其與業(yè)務(wù)需要、架構(gòu)指南及法律法規(guī)等相適應(yīng)。八是IT基礎(chǔ)設(shè)施支持，設(shè)計(jì)、維護(hù)和運(yùn)行穩(wěn)健可靠的IT 基礎(chǔ)設(shè)施。

1.3 開放政府戰(zhàn)略

為響應(yīng)2009年奧巴馬簽署的《開放政府指令》及聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)制定提高透明性具體方案的要求，2010年NARA制定了《開放政府計(jì)劃》（Open Government Plan），旨在讓公眾獲取聯(lián)邦政府文檔以保障公民權(quán)，在了解政府的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)有效的民主參與并推進(jìn)開放政府框架下的聯(lián)邦政府文檔工作。這一計(jì)劃至今已發(fā)布四個(gè)版本，最新版本為2016年的《開放政府計(jì)劃2016—2018》[3]，主要內(nèi)容包括：

第一，提出了加強(qiáng)NARA的開放政府文化。一是提出支撐NARA開放政府的六大支柱，包括將NARA作為一個(gè)整體；以數(shù)字信息為重心；培育領(lǐng)導(dǎo)者文化；建立良好的工作環(huán)境；成為以客戶為中心的組織；建立打破部門壁壘和鼓勵(lì)交流的開放型機(jī)構(gòu)。二是強(qiáng)調(diào)更多的公眾參與，利用教育研討會(huì)、社交媒體和公民檔案員等方法吸引不同需求的受眾。三是建立專業(yè)、敬業(yè)和創(chuàng)新的團(tuán)隊(duì)，利用具備通訊和項(xiàng)目管理功能的軟件建立內(nèi)部合作網(wǎng)絡(luò)；定期向員工提供培訓(xùn)并制定職業(yè)發(fā)展計(jì)劃。

第二，提出了“通過(guò)創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)獲取”的開放政府旗艦行動(dòng)計(jì)劃，包括實(shí)施十個(gè)跨部門的具體行動(dòng)計(jì)劃。一是建立創(chuàng)新中心（Innovation Hub）。作為NARA的智庫(kù)和協(xié)作平臺(tái)，其開展的項(xiàng)目有征集專家意見的“總統(tǒng)創(chuàng)新伙伴”計(jì)劃、便于公眾上傳檔案資源的掃描實(shí)驗(yàn)室等。二是建立歷史中心（History Hub）。作為回應(yīng)公眾問(wèn)題的在線平臺(tái)，它通過(guò)討論版、博客等幫助公眾獲取政府文檔的訪問(wèn)方式，同時(shí)公眾也可在此分享信息和經(jīng)驗(yàn)。三是實(shí)施社交媒體戰(zhàn)略。以信息獲取和透明度為工作核心，包括講好故事、深化參與、拓展用戶群及培養(yǎng)社交媒體團(tuán)隊(duì)。四是實(shí)施公民檔案員（Citizen Archivist）項(xiàng)目。利用公眾參與提高透明度，主要措施包括公民檔案員儀表板項(xiàng)目（the Citizen Archivist Dashboard）和轉(zhuǎn)錄試點(diǎn)項(xiàng)目（the Transcription Pilot Project）。五是由用戶設(shè)計(jì)檢索工具（User-Generated Finding Aids），不再單純依靠檔案工作者創(chuàng)建檢索工具，以用戶為中心設(shè)計(jì)開發(fā)檢索工具，確保檔案在電子環(huán)境中被發(fā)現(xiàn)和利用。六是改進(jìn)NARA網(wǎng)站。改進(jìn)方向包括以用戶為中心和以數(shù)據(jù)分析驅(qū)動(dòng)的設(shè)計(jì)；使用統(tǒng)一數(shù)字政府檢索（DigitalGov Search）優(yōu)化檔案查詢和推薦；基于云和內(nèi)容管理系統(tǒng)增加網(wǎng)站容量和靈活度等。七是優(yōu)化國(guó)家檔案目錄。現(xiàn)有目錄包含超過(guò)94%、共計(jì)1090萬(wàn)份館藏檔案，通過(guò)目錄優(yōu)化提高線上閱讀量與檢索。八是與外部標(biāo)準(zhǔn)適配。致力于采用外部標(biāo)準(zhǔn)，特別是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，以便NARA的資源被關(guān)聯(lián)和利用。九是參與“社交網(wǎng)絡(luò)與檔案背景”項(xiàng)目（Social Networks and Archival Context，SNAC）。將個(gè)人、家庭、組織的著錄信息（包括社會(huì)—?dú)v史聯(lián)系）從原始的歷史資源中分離出來(lái)，為研究者獲取全球館藏歷史資料提供便捷、一體化（集成）渠道，同時(shí)為維護(hù)館藏資料中的個(gè)人信息奠定基礎(chǔ)，提升檔案處理與著錄的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。十是實(shí)施檔案數(shù)字化。采用眾包、數(shù)字化實(shí)驗(yàn)室等方式對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化以促進(jìn)線上利用，數(shù)字化成果包括第一次世界大戰(zhàn)百年紀(jì)念A(yù)PP、1950年美國(guó)人口普查檔案數(shù)字化等。

1.4 電子文件管理戰(zhàn)略

2018年，美國(guó)政府發(fā)布《總統(tǒng)管理議程》（President's Management Agenda），提出了聯(lián)邦政府在關(guān)鍵領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化的愿景及14個(gè)跨機(jī)構(gòu)優(yōu)先目標(biāo)，其中將轉(zhuǎn)向電子或“無(wú)紙化”政府作為重要內(nèi)容。同年發(fā)布的《21世紀(jì)政府解決方案：改革計(jì)劃和重組建議》（Delivering Government Solutions in the 21stCentury: Reform Plan and Reorganization Recommendations）中，提出了34個(gè)政府重組建議，其針對(duì)NARA提出了“向數(shù)字政府轉(zhuǎn)型”的建議，將聯(lián)邦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程和文件保存轉(zhuǎn)換為全電子化環(huán)境，并在2022年底前終止NARA對(duì)紙質(zhì)檔案的接收。在此背景下，2019年6月，白宮行政管理和預(yù)算局（OMB）與NARA聯(lián)合發(fā)布了備忘錄——《向電子文件轉(zhuǎn)型》（Transition To Electronic Records） (OMB/NARA M-19-21)[4]，取代了2012年發(fā)布的《管理政府文件指令》（Managing Government Records Directive）（OMB/NARA M-12-18）和《電子郵件管理指南》（Guidance on Managing Email）（OMB/NARA M-14-16）成為指導(dǎo)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)將文件管理向全電子化工作環(huán)境轉(zhuǎn)型的重要政策，代表新時(shí)期美國(guó)電子文件管理的最新動(dòng)向，體現(xiàn)了推動(dòng)聯(lián)邦政府實(shí)現(xiàn)全電子文件管理的最新要求。與舊備忘錄《管理政府文件指令》相比，新備忘錄增加了對(duì)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)永久電子文件的元數(shù)據(jù)要求、臨時(shí)電子文件的數(shù)字化及存儲(chǔ)要求；要求NARA從提升技術(shù)及服務(wù)水平向制定法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、提供最佳實(shí)踐及應(yīng)對(duì)目標(biāo)需求轉(zhuǎn)變；要求OPM從建立文檔管理職業(yè)序列向建立更細(xì)化包含電子文件管理職責(zé)轉(zhuǎn)變。主要內(nèi)容包括：

第一，明確向電子文件轉(zhuǎn)型的目標(biāo)要求。一是確保所有聯(lián)邦政府文件以電子格式創(chuàng)建、留存和管理，并提供合適的元數(shù)據(jù)；二是根據(jù)法律法規(guī)，關(guān)閉保存紙質(zhì)和其他模擬文件的存儲(chǔ)場(chǎng)所，將上述文件移交至NARA管理的聯(lián)邦文件中心或商業(yè)存儲(chǔ)場(chǎng)所。第二，為聯(lián)邦機(jī)構(gòu)提供向全面電子文件管理轉(zhuǎn)型的實(shí)施指南。要求所有聯(lián)邦機(jī)構(gòu)在2019年前，以電子格式管理具有永久保存價(jià)值的所有電子文件；2022年前，以電子格式管理所有臨時(shí)電子文件或存儲(chǔ)在商業(yè)存儲(chǔ)場(chǎng)所；2022年后，遵從法規(guī)和移交指南，以電子格式向NARA移交永久文件，并提供合適的元數(shù)據(jù)；此外，還需遵從聯(lián)邦文件法及相關(guān)法規(guī)政策來(lái)維護(hù)健全的文件管理項(xiàng)目。

第三，向NARA和OPM提供幫助聯(lián)邦機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型目標(biāo)的實(shí)施指南。要求NARA在2020年9月30日前，更新和制定文件管理法規(guī)、指南和標(biāo)準(zhǔn)以支持聯(lián)邦機(jī)構(gòu)向全面電子文件管理轉(zhuǎn)型；2022年后，最大限度地不再接收模擬格式的文件，只接收電子格式并有適當(dāng)元數(shù)據(jù)的文件。2020年前，要求OPM修訂檔案與文件管理職業(yè)序列的職位分類標(biāo)準(zhǔn)，增加關(guān)于電子文件任務(wù)、分工和職責(zé)的要求。

1.5 檔案數(shù)字化戰(zhàn)略

《2014—2018財(cái)年戰(zhàn)略計(jì)劃》將實(shí)現(xiàn)檔案獲取和有效利用作為NARA戰(zhàn)略目標(biāo)之一，即通過(guò)數(shù)字化方式擴(kuò)大公眾對(duì)檔案資料的獲取。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，2014年12月NARA發(fā)布《2015—2024年開放檔案材料的數(shù)字化戰(zhàn)略》（Strategy for Digitizing Archival Materials for Public Access，2015-2024）[5]，旨在將NARA保存的數(shù)字化檔案通過(guò)在線方式公開并提供給公眾利用。主要內(nèi)容包括：

第一，明確“數(shù)字化”的定義和數(shù)字化戰(zhàn)略目標(biāo)。明確“數(shù)字化”不僅是將傳統(tǒng)的模擬文檔掃描為數(shù)字格式的行為，而是涵蓋了轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案并使用戶能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等方法獲取數(shù)字化檔案的整個(gè)管理流程，主要包括文件的識(shí)別、創(chuàng)建元數(shù)據(jù)和檢索條目、文件鑒定、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、數(shù)字化文件與元數(shù)據(jù)的鑒定、在線交付、審查檔案數(shù)據(jù)保存系統(tǒng)、使用文件管理系統(tǒng)等。提出數(shù)字化戰(zhàn)略的七大目標(biāo)，包括支持通過(guò)在線目錄訪問(wèn)檔案并能在其他平臺(tái)重復(fù)使用；以創(chuàng)新方式使用數(shù)字檔案資源，拓展檔案價(jià)值；保存經(jīng)數(shù)字化處理的檔案原件，在減少對(duì)原件磨損的基礎(chǔ)上開展數(shù)字化；提供無(wú)法以原始格式訪問(wèn)的檔案資料；以高效、經(jīng)濟(jì)的方式推進(jìn)檔案數(shù)字化；提升服務(wù)水平，滿足客戶的需求；促進(jìn)公眾在線訪問(wèn)政府信息。第二，提出實(shí)現(xiàn)數(shù)字化戰(zhàn)略目標(biāo)的五種方法。一是構(gòu)建合作關(guān)系，與私人、公共等機(jī)構(gòu)建立數(shù)字化合作關(guān)系，使用戶可通過(guò)聯(lián)合目錄獲得線上內(nèi)容。二是數(shù)字化眾包，鼓勵(lì)公眾分享數(shù)字化副本，如提供公眾使用的掃描程序、為捐贈(zèng)資料的個(gè)人建立貢獻(xiàn)者身份等。三是轉(zhuǎn)移代理，鼓勵(lì)機(jī)構(gòu)按照數(shù)字化指南轉(zhuǎn)移已掃描的數(shù)字副本，將其作為目錄向公眾公開。四是建立數(shù)字化文化，制定完整的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)流程，確保檔案可以無(wú)縫銜接目錄。五是實(shí)施數(shù)字化項(xiàng)目，將項(xiàng)目提供的材料數(shù)字化以便于公眾訪問(wèn)獲取。此外，戰(zhàn)略還明確了檔案數(shù)字化成功的影響因素和關(guān)鍵問(wèn)題，包含了人力資源配置、IT基礎(chǔ)設(shè)施配置、相應(yīng)的政策指導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化技術(shù)以及資金配置等。

1.6 數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存戰(zhàn)略

為促進(jìn)公眾公開獲取政府檔案和增強(qiáng)國(guó)家民主，NARA需要以數(shù)字化形式長(zhǎng)期保留檔案資源并保證其可靠可用，為此，2017年6月NARA發(fā)布了首個(gè)《數(shù)字檔案資源長(zhǎng)期保存戰(zhàn)略》（Digital Preservation Strategy）[6]。該戰(zhàn)略概述了NARA在數(shù)字保存工作中的要求，可適用于原生性電子文件和數(shù)字化的檔案。主要內(nèi)容包括：

第一，提出了數(shù)字檔案長(zhǎng)久保存的關(guān)鍵策略。一是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。制定電子文件元數(shù)據(jù)和文件格式的標(biāo)準(zhǔn)指南以便于檔案移交；使用開放標(biāo)準(zhǔn)格式以便于資源訪問(wèn)和保存。二是確立數(shù)字保存的優(yōu)先級(jí)。基于風(fēng)險(xiǎn)管理的方法，按照優(yōu)先級(jí)審查制定的時(shí)間順序執(zhí)行數(shù)字保存活動(dòng)。三是檔案存儲(chǔ)和管理。將檔案按照標(biāo)準(zhǔn)化格式存儲(chǔ)在開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）中以確保實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理和訪問(wèn)。四是真實(shí)性保障。記錄數(shù)字保存過(guò)程以確保數(shù)字檔案的可信和真實(shí)。五是保存元數(shù)據(jù)。為用于保存數(shù)字對(duì)象的元數(shù)據(jù)分配永久性數(shù)字標(biāo)識(shí)符。六是建立合作關(guān)系。積極與數(shù)字保存組織、信息技術(shù)行業(yè)共享信息與經(jīng)驗(yàn)，確保技術(shù)和系統(tǒng)適應(yīng)數(shù)字保存的需求。

第二，明確了數(shù)字長(zhǎng)期保存的主要活動(dòng)及要求。一是建立和維護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施。主要指文件創(chuàng)建、存儲(chǔ)、鑒別等過(guò)程中需要的設(shè)施。二是確保數(shù)據(jù)完整性。記錄文件生命周期過(guò)程中的所有操作，對(duì)永久保存的檔案進(jìn)行季審或年審，確保可用性和完整性。三是保證格式和載體的可持續(xù)性。確保載體和讀取設(shè)備的可用性以保證文件可讀；制定文件格式標(biāo)準(zhǔn)用于分析和評(píng)估文件的可用性并指導(dǎo)文件格式轉(zhuǎn)換。四是保障信息安全。對(duì)文件的任何操作需要經(jīng)過(guò)授權(quán)，維護(hù)文件操作日志。此外，戰(zhàn)略還對(duì)確保檔案長(zhǎng)期保存成功的關(guān)鍵影響因素和關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)行了闡釋，包含了人力資源配置、IT基礎(chǔ)設(shè)施配置、文件創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)指南和數(shù)字保存的配套政策等。

2 美國(guó)政府文檔工作戰(zhàn)略的主要特點(diǎn)

2.1 不同戰(zhàn)略組合形成文件檔案工作的“整體戰(zhàn)略”

文檔工作的不同戰(zhàn)略構(gòu)成了美國(guó)文檔工作的“整體戰(zhàn)略”，然而它們?cè)凇罢w戰(zhàn)略”中的地位作用不同。NARA財(cái)年戰(zhàn)略是總體、綱領(lǐng)性戰(zhàn)略，它明確了NARA的使命、愿景與價(jià)值觀以及未來(lái)四年的戰(zhàn)略目標(biāo)，其他戰(zhàn)略的制定與實(shí)施將圍繞實(shí)現(xiàn)財(cái)年戰(zhàn)略目標(biāo)而展開，因此它在文檔工作戰(zhàn)略中處于中心和核心地位。信息資源管理戰(zhàn)略和開放政府戰(zhàn)略是NARA響應(yīng)美國(guó)政府不同時(shí)期的特定政策戰(zhàn)略與行動(dòng)計(jì)劃提出的對(duì)應(yīng)戰(zhàn)略，可以理解為政府戰(zhàn)略在文檔工作中的映射，由此可見，檔案是政府信息（資源）管理和建設(shè)開放透明政府中的關(guān)鍵要素。電子文件管理戰(zhàn)略、檔案資料數(shù)字化戰(zhàn)略與數(shù)字保存戰(zhàn)略則是文檔工作內(nèi)部戰(zhàn)略，覆蓋了文檔工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的三大主要領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這些戰(zhàn)略分別對(duì)應(yīng)相關(guān)的財(cái)年戰(zhàn)略目標(biāo)而展開。由此可見，以上六大戰(zhàn)略形成了數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下美國(guó)文檔工作戰(zhàn)略的“1—2—3”格局，各戰(zhàn)略內(nèi)容和地位不同，相互配套指導(dǎo)推進(jìn)美國(guó)文檔工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展。

2.2 多主體參與協(xié)作制定與實(shí)施文檔工作戰(zhàn)略

美國(guó)政府文檔工作戰(zhàn)略制定與實(shí)施涉及多個(gè)相關(guān)部門，各部門職能和發(fā)揮作用不同，多方力量協(xié)同推進(jìn)文檔工作發(fā)展。NARA負(fù)責(zé)聯(lián)邦政府文檔工作的整體規(guī)劃和政策制定，對(duì)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)文件管理實(shí)施業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，處于整個(gè)政府文檔工作戰(zhàn)略的核心和主導(dǎo)地位。聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)（Federal Agency）按照NARA制定的戰(zhàn)略及標(biāo)準(zhǔn)具體實(shí)施各機(jī)構(gòu)的文件管理。總務(wù)管理局（General Service Administration，GSA）（即聯(lián)邦政府采購(gòu)部門）、行政管理和預(yù)算辦公室（Office of Management and Budget，OMB）、人事管理辦公室（Office of Personnel Management，OPM）等雖沒(méi)有許多直接的文檔工作管理職能，但要配合NARA開展實(shí)施文檔工作，如聯(lián)合制定文件管理指南、加強(qiáng)文檔管理相關(guān)的技術(shù)研究、開展檔案工作人員培訓(xùn)、明確文件管理績(jī)效評(píng)估方法等。此外，NARA在許多戰(zhàn)略中多次強(qiáng)調(diào)，要與社會(huì)和公眾達(dá)成合作關(guān)系以開展更多的數(shù)字化項(xiàng)目，借助多方力量協(xié)同推進(jìn)文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

2.3 重視數(shù)字檔案管理與利用、發(fā)揮檔案商業(yè)價(jià)值及檔案人員的能力建設(shè)

第一，以數(shù)字檔案管理與利用為核心。美國(guó)數(shù)字技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新走在全球前列，信息公開實(shí)踐起步較早且政策完備，對(duì)數(shù)字檔案管理與利用需求不斷增強(qiáng)，以ERA項(xiàng)目為典型探索，推動(dòng)了數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展。向全數(shù)字文檔管理是當(dāng)前及未來(lái)文檔工作的戰(zhàn)略方向和工作重心，財(cái)年戰(zhàn)略計(jì)劃和開放政府戰(zhàn)略均將推動(dòng)聯(lián)邦政府文檔管理政策變革，即向數(shù)字政府過(guò)渡作為目標(biāo)之一；檔案數(shù)字化和檔案數(shù)字保存戰(zhàn)略對(duì)數(shù)字檔案管理和利用提出了明確、具體的要求。

第二，重視發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)與商業(yè)價(jià)值。一般來(lái)說(shuō)，各國(guó)對(duì)檔案的保存和利用多以發(fā)揮其歷史文化價(jià)值為主，然而NARA的財(cái)年計(jì)劃將開放政府?dāng)?shù)據(jù)集資源以發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值作為戰(zhàn)略目標(biāo)之一。在開放政府戰(zhàn)略中，提出要通過(guò)社交媒體、第三方參與協(xié)作等方法讓更多用戶能夠獲取數(shù)字檔案資源；與其他組織構(gòu)建合作項(xiàng)目，推動(dòng)公共和商業(yè)機(jī)構(gòu)充分利用政府文檔以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值。目前已有25個(gè)平臺(tái)將NARA的數(shù)據(jù)集資源用于商業(yè)用途，并通過(guò)第三方網(wǎng)站向公眾提供開放的檔案記錄，如維基百科、美國(guó)數(shù)字公共圖書館等非營(yíng)利網(wǎng)站。下個(gè)階段，NARA將更加充分地運(yùn)用社交媒體擴(kuò)大自身影響力，增加API接口，提高公眾對(duì)國(guó)家檔案目錄中大型數(shù)據(jù)集的訪問(wèn)權(quán)限；與此同時(shí)，與其他文化機(jī)構(gòu)發(fā)展合作關(guān)系，鼓勵(lì)公眾使用政府信息數(shù)據(jù)以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

第三，重視檔案人員的能力建設(shè)。員工的專業(yè)程度、技能水平等直接影響檔案館的績(jī)效與發(fā)展，NARA各個(gè)戰(zhàn)略普遍重視人才隊(duì)伍建設(shè)。NARA在財(cái)年戰(zhàn)略目標(biāo)中提出致力于構(gòu)建包容的、賦權(quán)的職場(chǎng)文化，為員工提供培訓(xùn)和開辟新的職業(yè)途徑；為了確保員工在全面數(shù)字化、電子化環(huán)境中順利過(guò)渡并擁有數(shù)字環(huán)境下所必須具備的能力和技術(shù)，將關(guān)鍵的數(shù)字技能納入檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、檔案保存等工作職責(zé)中；建立完善的人才招聘機(jī)制，確保空缺職位得到有效的填補(bǔ)。總體來(lái)看，建立人力資源總體規(guī)劃、培養(yǎng)適應(yīng)數(shù)字環(huán)境的技能和能力、塑造員工創(chuàng)新精神成為美國(guó)文檔工作戰(zhàn)略中加強(qiáng)檔案館員工隊(duì)伍建設(shè)的三大關(guān)鍵要素。

2.4 建立確保戰(zhàn)略科學(xué)制定和有效實(shí)施的常態(tài)化評(píng)估機(jī)制

《政府績(jī)效與結(jié)果現(xiàn)代化法案》（2010）要求，聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)編制本部門的戰(zhàn)略規(guī)劃和年度績(jī)效規(guī)劃，OMB對(duì)其績(jī)效管理進(jìn)行協(xié)調(diào)和監(jiān)督，以檢驗(yàn)?zāi)骋回?cái)年完成任務(wù)計(jì)劃與長(zhǎng)期戰(zhàn)略計(jì)劃目標(biāo)之間的差距，包括闡明本年度績(jī)效目標(biāo)、預(yù)測(cè)本年度績(jī)效指標(biāo)、說(shuō)明為達(dá)到本年度績(jī)效目標(biāo)擬采取的方法等。如最新的NARA年度績(jī)效規(guī)劃和財(cái)年績(jī)效報(bào)告（FY 2021 Annual Performance Plan and FY 2019 Annual Performance Report）[7]全面評(píng)估了年度戰(zhàn)略目標(biāo)的完成度，指出了面向員工的戰(zhàn)略目標(biāo)四尚未完成，說(shuō)明了原因和并給出了相關(guān)改進(jìn)措施方面的建議。NARA的績(jī)效評(píng)估方式有周期性評(píng)估、信息系統(tǒng)評(píng)估和用戶滿意度評(píng)估等多種方式；一是建立“績(jī)效評(píng)估和報(bào)告系統(tǒng)”，利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備從超過(guò)70個(gè)組織單元收集績(jī)效數(shù)據(jù)并對(duì)其分析以生成報(bào)告；二是對(duì)用戶進(jìn)行調(diào)查，確保NARA工作目標(biāo)與用戶需求相一致。同時(shí)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)每年要向NARA提交兩個(gè)機(jī)構(gòu)文件管理報(bào)告，一個(gè)是文件管理自評(píng)報(bào)告，NARA每年會(huì)發(fā)布評(píng)估模板，模板按問(wèn)題類別進(jìn)行設(shè)置并賦予分值；另一個(gè)是機(jī)構(gòu)高級(jí)官員報(bào)告，根據(jù)《政府文件管理指令》要求，考察各機(jī)構(gòu)對(duì)指令目標(biāo)的完成情況。通過(guò)對(duì)文檔工作常態(tài)化的績(jī)效評(píng)估保障文檔工作戰(zhàn)略得到有效實(shí)施，也為下一個(gè)階段的戰(zhàn)略制定提供參考依據(jù)。