重大突發公共事件中檔案部門應急服務能力提升研究

邢變變/鄭州大學信息管理學院

1 資源建設和線上服務能力

應急檔案資源是檔案部門在重大突發公共事件中開展應急服務的基礎。在此次新冠肺炎疫情中，各級各類檔案部門非常重視疫情防控檔案的收集。早在2020年2月7日，國家檔案局就發布了《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，明確指出：“各級檔案部門要充分利用現代通訊技術，靈活采用電話、辦公網、短信、微信、移動客戶端等適宜方式，加強對疫情防控材料收集歸檔工作的業務指導，積極爭取將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸。”[1]浙江省檔案館、吉林省檔案館等也及時發布了公告，開通專門郵箱征集疫情防控檔案。但是歸檔材料的質量如何保證、新媒體平臺的保密性是否有保障等，需要引起檔案部門的重視。疫情期間，在實體檔案館閉館情況下選擇線上查檔的用戶明顯增多，截止到2020年2月13日，浙江省檔案館“共受理‘網上辦’‘掌上辦’查檔辦件161件，去年同期是72件，查檔總數翻了一番多”[2]。

1.1 制定《重大突發公共事件檔案管理辦法》

一是應重視歸檔重大突發公共事件資料的社會價值，在其采集環節通過對其完整性、真實性、重要性等問題的考量和解決保障信息質量，其要點在于應設計出科學合理的《重大突發公共事件資料歸檔類目及保管期限表》《不歸檔重大突發公共事件資料范圍和處置辦法》。二是布置大數據環境下重大突發公共事件資料的歸檔工作。在大數據環境中，只有開發出更加高效的網絡信息抓取工具以及大規模的網絡信息內容分析系統，才能保證重大突發公共事件資料歸檔工作有效展開。同時，社交媒體的快速發展使其也成為重大突發公共事件資料的重要來源之一，因此需將社交媒體中的重大突發公共事件資料也納入歸檔范圍。如浙江省檔案館在2020年2月3日就制定了《浙江省檔案館2020年新冠肺炎疫情防控專題網頁檔案收集與歸檔工作方案》，成立了抗“疫”網頁專題檔案采集工作組，依托網絡信息采集系統，結合專業流媒體監測軟件對指定網站自2020年1月形成的新冠肺炎疫情防控專題網頁檔案進行采集[3]。

1.2 強化社會公眾共建共享的機制

一是由檔案部門主導、聯合檔案軟件設計公司開發專門征集重大突發公共事件資料的過渡性數據庫，公眾能通過檔案網站或手機APP登錄使用。為保證社會公眾上傳重大突發公共事件資料的數量和質量，數據庫的設置應秉持開放性和專業性理念，即一方面，社會公眾填寫身份證號、手機號碼、真實姓名、電子郵箱等信息就可注冊為會員，開展資料上傳、利用資料等活動；另一方面，在設計數據庫時即按重大突發公共事件資料歸檔要求規定上傳資料的規格，尤其是圖片的格式、像素以及視頻的持續時間、位速等。二是在會員管理方面可參照百度文庫、人大經濟論壇，實行積分制管理方式，即社會公眾在成為注冊會員之后，通過上傳資料、參與網絡調查、進行其他互動等活動，依據其上傳資料的數量、質量以及活躍程度等獲得相應積分，并擁有不同的資料查看、下載等權限。三是檔案部門依據《重大突發公共事件資料歸檔類目及保管期限表》選擇數據庫中符合歸檔要求的資料，并將資料及相關信息傳輸至電子檔案數據庫歸檔保存，將歸檔結果定期在檔案部門網站或APP上予以公示，并作為會員獲取積分的重要依據。檔案部門也可充分利用會員上傳的資料制作資料匯編或數字展覽等以供會員閱覽。

1.3 加快推動全國檔案查詢服務平臺建設進程

2019年3月29日，原國家檔案局局長李明華在全國檔案局長館長會議上表示，當年將啟動全國檔案查詢利用服務平臺建設，讓利用者足不出戶即可實現查檔需求，并明確提出了建設目標。全國檔案查詢服務平臺應注重兩個功能的建設：一是信息集成功能。在重大突發公共事件中，為應對復雜情況，檔案利用需求也顯得較為復雜，尤其是對于黨政機關、企事業單位等集體用戶而言，其需要的往往不是具體的、單個的信息，而是涉及某一方面的所有信息，這時便需要全國檔案查詢服務平臺具備信息集成功能，能把全國范圍內相關的檔案信息資源進行集成，以有效滿足用戶需求。二是實時響應功能。在重大突發公共事件中，重要的、急迫的利用需求往往較多，面對此類利用需求檔案部門應立即啟動檢索功能并及時回復查詢結果，這就需要全國檔案查詢服務平臺設有“一觸即發”響應功能。

2 輔助決策和助力科研能力

此次新冠肺炎疫情在暴發之后即迅速蔓延，破壞力巨大，很多黨政機關、企事業單位在抗疫過程中急需借鑒或參考相關檔案資料；而在疫情可控、全國各行各業亟待復工復產時，更需要利用檔案資源對當下工作進行指導。部分檔案部門在資政參考中發揮了積極作用，為戰勝疫情貢獻了檔案力量，如浙江省寧波市、臺州市等多地檔案館迅速提供了“非典”專題疫情防控檔案，供有關部門參考借鑒。此外，處于此次疫情防控第一線的醫療衛生部門以及相關科研部門，均可從歷次公共衛生事件檔案資料中獲得的有價值信息。

2.1 建設重大突發公共事件專題檔案數據庫

檔案部門應做好重大突發公共事件期間形成的有價值文件資料的收集、整理和歸檔工作，真實地記錄黨政機關、企事業單位及個人在應對事件中的各項工作，并建立專題檔案數據庫，為今后工作查考、歷史研究、經驗借鑒提供詳實資料。其中，應將可以公開的檔案資料通過專題性網站向社會開放、提供給社會公眾利用，進一步挖掘重大突發公共事件專題檔案的價值。

重大突發公共事件專題檔案資料網的建設應重點考慮如下問題。第一，開放性。重大突發公共事件專題檔案資料網站可由國家檔案局主導部署建設，建成后向全社會開放提供利用。第二，動態性。各級檔案館室應及時將其館藏中經過開放鑒定環節后認定為可以開放的重大突發公共事件檔案資料上傳網站。第三，便用性。一方面，重大突發公共事件專題檔案資料網展應設計功能強大、利用便捷的檢索系統；另一方面，網站的所有檔案資料應能全文下載。第四，互動性。重大突發公共事件專題檔案資料網應設計有互動模塊，以供館室與館室之間、館室與用戶之間、用戶與用戶之間進行溝通互動，檔案館室可利用此模塊互通有無、解答疑問、提供查找檔案的線索，用戶亦可借助此模塊表達需求、提出建議、提供征集檔案的線索等。

2.2 深挖館藏檔案資料為相關工作提供參考

國家檔案局發布的《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》強調：“各級檔案局、檔案館都要積極發揮檔案資政的重要作用，根據疫情防控工作實際需要，組織檔案編研人員，深入挖掘館藏檔案資源，將黨和政府應對疫病疫情、自然災害等突發事件檔案資料，特別是2003年抗擊‘非典’疫情的有關重要工作情況，匯總編輯成檔案參考材料，及時報各級領導同志參閱和提供給有關疫情防控職能部門工作參考。”[4]河南省濮陽市檔案館的做法值得稱道，其“累計調閱館藏2003年‘非典’檔案110件，涉及各系統工作方案、防治工作措施、各縣區防治工作情況報告、存在問題和應對措施等重要檔案80件，為疫情防控工作提供了高效的檔案服務”[5]。筆者認為，檔案部門除了提供相關檔案資料供相應單位和個人參考借鑒外，還應有意識地對檔案資料進行匯編或編研，尤其是各級黨政機關、企事業單位等應對歷次突發事件的應急預案、工作方案，工作措施、重要工作情況，以及工作過程中積累的經驗和教訓等，積極主動地提供專題性匯編或編研材料。

3 宣傳教育和輿論引導能力

在此次疫情防控工作中，習近平總書記多次強調了堅定信心在戰勝疫情中的重要作用。因此檔案部門應充分利用檔案這一核心資源，開展宣傳教育，提升公眾戰勝疫情的信心。疫情期間我們也看到了利用自媒體傳播不實信息甚至造謠，對疫情防控工作帶來的負面影響甚至巨大危害。因此檔案部門應做好輿論引導工作，除了要對宣傳公布的內容進行精挑細選，還要提高檔案編研速度，滿足實時響應的要求。為進一步保障信息的公信力，檔案部門可考慮建立全國性統一的權威發布平臺。

3.1 加快應急檔案信息的智能化編研和傳播工作

“人機協同”是智媒時代的重要特征之一，檔案部門應在應急信息采集環節、內容制作環節、播出分發環節充分利用傳感器、物聯網、云采編、智能機器等手技術，加快應急檔案信息的智能化編研和傳播工作，以應對重大突發公共事件中千變萬化的輿論態勢。一是應重視在應對重大突發公共事件中涌現出的典型人物和事跡的編研和傳播，且要保證傳播的連續性，達到宣傳先進典型、增強公眾信心的傳播效果；二是將記錄不實信息或謠言的檔案資料進行編研和傳播，且保證資料的真實性和發布的及時性，以正確引導輿論。

3.2 建立全國性統一的權威發布平臺

權威平臺發布的信息更容易獲得社會公眾的認可，也更有利于澄清事實、駁斥謠言。因此，檔案部門也應建立全國性統一的權威發布平臺，在重大突發公共事件中統一發布檔案信息，以有效保障信息的傳播效力。可以借鑒“學習強國”APP的運行模式進行建設。一是可由國家檔案局主導設計開發專門的APP，作為全國性統一的檔案信息權威發布平臺；二是全國各級檔案部門可在此APP上申請開通本部門發布平臺，發布信息須經嚴格審核，信息后面注明單位名稱，以強化監管；三是設置用戶留言和反饋功能，以加強與公眾的互動。