辦公室文書檔案收集與管理創新路徑略談

韓莉

摘 要：辦公室文書檔案收集與管理工作是企業管理的構成因素，在企業經營管理活動中發揮著重要作用，辦公室作為企業運營的樞紐，其文書檔案管理效率影響著企業生存發展。辦公室文檔收集與管理是一項繁雜的工作，檔案價值開發事關企業命運。針對辦公室文書檔案收集與管理的重要性，本文分析辦公室文書檔案收集與管理困境基礎上，提出來管理創新方案。

關鍵詞：檔案收集;管理;重要性;困境;創新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.010

在世界經濟一體化趨勢中，企業面臨著新的機遇和挑戰，辦公室文書檔案管理工作作為企業經營發展的重要參考依據，為企業可持續發展提供了堅實保障。辦公室文書檔案收集、整理在企業管理中作用顯著，文書檔案記載了企業重大事項、發展歷程，能夠展現企業特征與發展現狀，當然，文書檔案收集與管理科學與否決定檔案使用效率，影響企業發展結果，所以，實現辦公室文書檔案收集與管理創新尤為重要。

1 辦公室文書檔案收集與管理的內容及重要性

1.1 內容

辦公室文書檔案主要以記錄企業生產經營、組織活動等內容為主，是企業組織管理的一部分，檔案收集與管理屬于辦公室工作的基礎內容，記載內容包括事件、項目起因、過程、結果、問題等因素，這些信息能夠為企業決策提供參考依據，是企業日常經營管理活動中不可獲取的一部分，例如項目審批表、會議記錄等。檔案收集就是針對特點內容通過各種途徑收集對應的數據信息，構建完整、全面、真實的信息數據檔案體系，滿足管理需求，簡單而言，檔案管理是對檔案整個收集、整理、歸類、存儲、使用等進行管理的一種行為活動。

1.2 重要性

辦公室是企業重要職能部門，為企業日常經營管理活動提供服務，其功能隨著社會發展不斷豐富，辦公室檔案見證著企業的起步、發展、演變，在功能增多的同時，必須要創新檔案管理模式，以實現檔案管理的科學化、規范化。辦公室文書檔案收集與管理對企業發展尤為重要，具體表現在這幾方面：首先，文書檔案收集與整理工作是企業相關工作開展的前提和基礎。在企業經營管理活動中，部分工作是需要進行材料收集的，在收集整理之后，企業會根據文檔資料開展對應的工作，由此可見，文書檔案收集、整理對企業發展意義深遠;其次，在企業發展過程中，文書檔案管理工作是同步開展的，能夠對企業重要事件、重大項目進行匯總記錄，這些會成為企業文化的組成部分，對完善企業內部管理機制，豐富企業內涵具有深遠意義;再次，辦公室文書檔案管理能夠實現數據信息的有效匯總，為企業提供發展所需的數據信息，高效的數據整理能夠提升企業管理效率，為企業可持續發展提供基礎保障。

2 辦公室文書檔案收集與管理面臨的困境

科學技術快速發展，推動了企業現代化進程，在此背景下，辦公室文書檔案管理面臨則新的挑戰和機遇，在其變革過程中所面臨的困境主要包括以下幾個方面。

2.1 檔案管理理念滯后

在網絡信息化時代，辦公室文書檔案管理逐漸向智能化、信息化演變，但是在變革過程中，管理理念相對滯后，難以滿足現代化檔案管理發展需求。在研究中發現，辦公室檔案管理中主要采取傳統管理模式，在文件歸檔方面，依然以人工歸檔為主，且歸檔工作在當日結束前開展，這就導致檔案信息數據難以及時更顯，需求者無法獲得及時、完整的文檔資料。雖然，文書檔案管理方法多樣，比如分類收集發、間隔時間管理法等，但這些方法依然存在缺陷，難以根除檔案管理問題。

2.2 檔案管理成本高

大數據時代，企業業務活動快速增加，各種數據信息大量出現，這在一定程度上加劇了企業信息收集與管理的難度。目前，多數企業已經實現了檔案管理的信息化建設，能夠利用信息技術實現檔案信息的收集、整理、存儲，但是，這些并不能滿足檔案管理要求，畢竟檔案管理的目的是更好發揮檔案管理信息的價值，而企業并未針對其價值挖掘進行改革，而且簡單的對數據存儲量、管理團隊等進行拓展，這就導致儲存內容日益增多，儲存信息價值性不斷降低，檔案管理質量、效率較低，檔案管理成本的大幅提升，增加了企業日常管理負擔。

2.3 檔案收集管理機制不健全

在企業快速發展過程中，對應的檔案管理工作并未隨之創新，原有檔案收集管理機制無法適應信息化檔案管理發展需求。首先，在檔案收集機制方面，依然沿用傳統收集機制，沒有結合信息化檔案管理特征實現文書檔案管理機制的優化，例如，在信息化收集流程、檔案安全管理方面缺乏對應的流程和管理制度;其次，在文書檔案管理方面，沒有實現傳統紙質檔案管理與電子化信息檔案管理機制的銜接統一，依然以紙質檔案管理模式作為管理的依據，這就導致在電子檔案管理中遇到諸多問題，難以依靠現有管理制度予以解決，加劇了管理矛盾，降低了管理效率。

2.4 缺乏高素質檔案收集與管理人才

在激烈的市場競爭中，人才是企業發展的根本，只有具備高素質的人才，才能提升企業綜合實力，讓企業獲得持續發展的動力源泉。辦公室文書檔案管理同樣需要大量高素質的人才，所以人才培養尤為重要。但就目前而言，企業辦公室文書檔案收集與管理工作總存在人員匱乏，人才不足等諸多問題。首先，現代化管理人才欠缺。在企業信息化推進當中，文書檔案信息化建設力度不斷深化，檔案收集與管理已經從傳統紙質檔案逐漸向信息化數據化檔案管理模式演變，在此過程中，原有紙質檔案管理人員就需要進行自我素質提升，通過不斷學習掌握信息化操作技能，而現實當中，這些人員年齡偏大，信息技術接受能力弱，所以很難滿足信息化發展需求。其次，培訓機制滯后，培訓模式單一。在檔案收集與管理方面，企業沒有制定科學、完整、系統的培訓機制，在人員培訓當中過于簡單、隨意，缺乏針對性，培訓結果難以達到預期效果，造成培訓資源極大浪費;同時，在培訓當中，缺乏創新性，多數企業長期采用單一的培訓模式，造成培訓人員缺乏積極性。

3 辦公室文書檔案收集與管理的創新路徑

3.1 深化管理模式，創新管理理念

在互聯網信息時代，必須要緊跟時代發展需求，在辦公室文書檔案收集與管理方面，不斷深化管理模式，創新管理理念，讓檔案管理與企業發展銜接統一。首先，增強管理人員重視度，不斷引進新的檔案管理理念，轉變傳統檔案管理思路，例如，高層管理通過學習交流，掌握信息化檔案管理思路，并將其運用到企業辦公室文書檔案管理體系當中，實現檔案管理思路的深化。其次，引進創新人才，推動檔案管理模式創新發展。辦公室文書檔案管理工作相對單一，多數企業在人員安排方面較為固定，盡管在一定程度上提高了專職人員的工作效率和專業性，但卻導致管理人員思路僵化、模式單一，這對企業長期文書檔案收集管理工作發展是較為不利的，對此，可以通過高素質人才的引進來為檔案管理部門注入新血液，增強檔案管理部門的活力，通過新理念、新思維的融入實現檔案管理模式的創新。

3.2 完善管理機制，提升管理效率

在辦公室文書檔案管理工作中，必須要不斷優化檔案管理機制，優化流程，只有如此才能夠實現管理效率的快速提升。在管理機制完善當中，可以從這幾方面入手：首先，構建完善的檔案搜集機制，目前檔案收集主要有兩種途徑，一種是傳統紙質檔案搜集途徑，另一種是新型數據化檔案搜集模式。對于第一種途徑，原有收集流程相對完善，只需要在原有流程上納入對應的紙質檔案電子化操作規范即可;對于第二種途徑，多數企業并未建立完整的信息化檔案收集管理流程，因此，需要重點完善這方面的管理機制，例如，規范信息搜集流程、智能信息操作規范、檔案數據安全管理機制、信息檢索查閱機制等。只有構建健全、完善的信息化收集、管理機制，才可以實現管理效率的全面提升。

3.3 挖掘檔案信息價值，降低檔案管理成本

辦公室文書檔案管理的根本目的是最大限度的發揮檔案價值，為企業提供所需數據信息，實現企業價值的最大化。因此，在管理當中，必須要注重價值性數據信息的挖掘，有效降低檔案管理成本。首先，針對海量數據信息，必須要做好數據的篩選工作，明確數據篩選標準，最大限度確保價值信息的錄入;其次，建立檔案淘汰機制，任何數據信息都有一定的時效性當其超過一定期限時，其重要性、價值性都會相應的縮減，甚至一些原本具有價值的信息也會喪失其原有價值，例如，企業部分項目在競標前非常保密，數據信息價值性高，但是當競標結束或者工程項目完成后，部分信息就不具有價值性，甚至是公眾所知曉的。對于這種情況，就可以通過信息淘汰機制將其從檔案管理當中予以剔除或者封存備用。再次，優化操作流程，降低管理成本。數據信息的搜集與整理需要耗費一定的人力、物力、財力，高成本也成為傳統檔案管理的主要弊端，制約了企業文書檔案管理的可持續發展，為此，需要對整個流程予以優化，縮減步驟，尤其是要借助智能系統實現初級數據的高效收集，實現管理成本下降。

3.4 強化培訓力度，創新培訓機制

企業經營發展離不開高素質人才，根據二八定律可知，企業百分之八十的業績是由企業百分之二十的人才創造的，由此可見，人才是企業發展的核心，在企業生存發展中發揮著支柱作用，因此，強化培訓力度，創新培訓機制，培育高素質人才團隊至關重要。首先，制定科學合理的培訓機制，將培訓與人員考核機制進行關聯，例如，可以構建培訓獎罰機制，對于培訓成果顯著，進步較大的人員予以獎勵，對培訓沒有成效，或者多次培訓沒有進步的人員提出警告或者處罰。同時。培訓獎勵也可以涉及培訓人員，這樣可以更好激發培訓人員創新能力和自覺能動性，提升培訓效率;其次，優化培訓流程，注重文書檔案收集與管理的培訓結果，通過培訓結果了解員工培訓情況，并對培訓過程進行優化，針對培訓當中存在的問題進行及時優化，以此實現培訓效率的日益提升;再次，創新培訓模式，豐富培訓內容。辦公室文書檔案收集與管理培訓既要注重理論培訓，又要注重實踐操作。一方面，要加強專業知識培訓力度，將信息化收集技術、數據處理技術、儲備技術、安全防范技術等納入培訓體系當中，通過培訓實現檔案管理人員專業素質的全面提升;另一方面，要注重實踐操作，提升培訓人員的動手操作能力，例如，通過檔案收集與管理競賽、知識競答、技能評比、文書檔案收集與管理交流等活動實現檔案管理人員技能的提升。

4 結語

網絡信息化時代，信息創造價值，作為企業，在激烈的市場競爭背景下，必須要注重辦公室文書檔案收集與管理工作，通過檔案管理效率的提升挖掘更多價值性信息，讓信息價值轉換為企業價值，推動企業的持續健康發展。針對文書檔案收集與管理當中存在的問題，本文從管理理念創新、培訓力度強化、管理機制優化、管理成本降低等方面制定了優化策略，希望能夠實現企業檔案管理水平的提升。

參考文獻

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