淺談提高檔案管理工作實效性

李聰

摘 要：隨著社會文明的高速發(fā)展，檔案承載了記錄社會活動中產(chǎn)生的各種有價值信息的重要角色。在當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新時代，我們必須與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、精細(xì)化，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案服務(wù)的有效性。

關(guān)鍵詞：認(rèn)識;問題;創(chuàng)新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.023

檔案管理是事業(yè)單位一項很重要的基礎(chǔ)工作，其管理水平的高低越來越成為影響單位快速、健康發(fā)展的因素。隨著社會的發(fā)展，檔案的信息含量在不斷激增，檔案人員必須要順應(yīng)發(fā)展需要，提高認(rèn)識，明確不足，不斷創(chuàng)新工作思路，積極探索更高效的工作方法，不斷提高檔案管理水平。

1 提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識

檔案是國家、社會和個人等社會活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的記錄。檔案工作是記錄黨和國家發(fā)展歷史真實面貌的重要事業(yè)。檔案事業(yè)主要由檔案行政管理機(jī)構(gòu)、檔案室、檔案館等機(jī)構(gòu)組成，檔案管理就是通過對各級檔案部門的監(jiān)管，進(jìn)一步健全檔案管理制度，促進(jìn)檔案開放與運(yùn)用，發(fā)揮檔案功能。檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，也是一個單位健康發(fā)展的需要。

2 客觀認(rèn)識檔案管理工作面臨的新問題

科技發(fā)展日新月異，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢。由于計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，目前檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案管理逐漸過渡到現(xiàn)代化管理，節(jié)省了大量時間、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在實際工作中，現(xiàn)代化檔案管理也出現(xiàn)了一些新問題。

1）記錄的載體發(fā)生轉(zhuǎn)變。在管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文檔，電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。保存電子文檔資料顯然要比保存紙質(zhì)文檔要方便，但紙質(zhì)文檔“原始信息”的真實性作用也是電子文檔所不可取代的。

2）管理分類產(chǎn)生變化。檔案的傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目，便于查找提高了效率。傳統(tǒng)分類方案對于數(shù)量較少、問題較單一的檔案分類還是有實用性的。

3）接受與保管形式的轉(zhuǎn)變。在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。新時期檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練使用電子信息系統(tǒng)。

4）電子檔案工作面臨的問題。首先是：電子檔案原件的真實性問題。在使用計算機(jī)形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，且很容易被刪改。其次是：電子檔案保存的長久性問題。很多單位將會實現(xiàn)無紙化辦公，一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補(bǔ)的損失。最后：電子檔案內(nèi)容的保密性問題。用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。

3 創(chuàng)新工作方法，提高檔案管理水平

當(dāng)下，檔案管理工作面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為檔案工作者不斷探討和研究的問題。新時期檔案管理的核心是管理手段和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)：

1）深化認(rèn)識。加快檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)必須提高檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，更新各級檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，同時加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

2）實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。要適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

3）突顯檔案信息服務(wù)能力。長期以來檔案部門一直存在“深藏輕用”的現(xiàn)象，而在當(dāng)今信息時代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，增強(qiáng)鑒定和評估能力以引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

4）推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是非常重要的。如果沒有一整套規(guī)范、科學(xué)的工作程序與方法，會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。

5）細(xì)化電子檔案的管理。電子文件是社會進(jìn)步的產(chǎn)物，確保電子文件檔案的安全是當(dāng)今檔案工作遇到的新課題。在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門進(jìn)行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性鑒定，制定科學(xué)、合理及符合我國實際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，這也是全面實施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。

6）強(qiáng)化檔案管理人員服務(wù)意識，提高綜合能力。檔案工作者要具備一定的信息能力，這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。

總之，提高認(rèn)識，采用現(xiàn)代化檔案管理方法，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是做好檔案管理工作的重要內(nèi)容。隨著社會的高速發(fā)展，信息量的不斷激增，對傳統(tǒng)的檔案管理工作形成了巨大沖擊。我們必須要提高思想認(rèn)識，豐富管理手段，以更現(xiàn)代化、細(xì)致化的工作提高檔案管理的實效性。