試論事業單位檔案管理存在的問題以及策略

王敏

摘 要：檔案管理的質量直接關系到事業單位各項工作的有序開展，但是檔案管理工作本身比較復雜，需要檔案管理部門以及工作人員引起高度重視，并細致開展管理工作。從我國事業單位現階段檔案管理工作的質量來看，還有一定的提升空間?；诖?，本文將針對事業單位檔案管理工作存在的問題以及策略進行分析，以期望能夠提升檔案管理工作的整體水平，進而促進事業單位健康發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.039

檔案信息是非常重要的原始憑證之一，隨著事業單位各項工作的開展，檔案信息量會隨之增大，因此對于檔案管理工作提出了較高的要求。做好檔案管理，可以為事業單位決策者提供真實、客觀的信息質量，特別是信息化時代背景下，檔案管理的重要性更加突出。基于此，研究事業單位檔案管理存在的問題以及策略具有一定的理論意義以及實踐意義。

1 現階段事業單位檔案管理存在的問題

1.1 重視程度有待提升

從現階段事業單位檔案管理的現狀來看，重視程度還有待提升，體現在：第一，事業單位領導層不重視檔案管理。部分事業單位的領導“重業務，輕檔案”的思想比較突出，以至于相關配套設施以及工作安排無法有序執行，進而影響到檔案管理的質量。第二，工作人員不夠重視。事業單位部分工作人員檔案信息意識不足，基于自身方便未按照相關規定梳理、保存檔案信息，以至于檔案信息不完整、損

壞等[1]。

1.2 信息化程度有待提升

從事業單位檔案管理信息化程度來講，還無法滿足事業單位各項工作開展的實際需求。部分硬件設施以及軟件系統比較差，影響到檔案信息的檢索與使用。同時，收集歸檔工作效率降低，導致檔案信息不及時、不完整以及不準確，基于這些原因將必然會影響到后續的使用效果。

1.3 檔案管理人員職業素養有待提升

檔案管理人員的職業素養將直接關系到檔案管理工作的效率與質量。信息化時代背景下以及事業單位各項工作開展的需求量增大，對于檔案管理工作人員的職業素養提出更高的要求。但是從實際情況來看，檔案管理人員的工作態度存在懶散、不負責任、缺乏耐心的情況;同時，專業知識與專業能力的不足，導致檔案管理工作效率無法得到有效提升[2]。

1.4 檔案管理監管力度有待提升

事業單位未高度重視檔案管理工作，以至于檔案管理的外部監督先天性缺失。我國關于檔案管理，制定以及出臺了相關的規則規定，例如“檔案管理條例”、“檔案管理細則”等，但是在實際管理過程中依然存在著未全面落實的問題。以標準程序為例，目前我國事業單位檔案管理并沒有形成一套具有實際操作意義的檔案管理運行系統，部分單位雖然積累了一定的工作經驗，但是因為信息化基礎設施以及工作人員職業素養的不足，從而影響到檔案管理工作的有效性。同時，檔案管理制度不夠完善，以至于監督方面還存在著漏洞，例如，人多分類較亂、管理不規范等問題，其中一些本應該及時歸檔、歸類，或者是銷毀的檔案材料，未按照規定有效開展，僅做了一些簡單化的處理，從而影響到后續的使用。之所以出現這類問題，其根本原因是外部監管力度不足，因此，有必要提升監管力度。

2 加強事業單位檔案管理的策略

2.1 加強對檔案管理的重視程度

建議事業單位領導改變“重事業，輕檔案”的思想，讓單位上上下下都能夠高度重視檔案管理工作，有利于為檔案管理工作的有效開展營造良好的氛圍。第一，建議為檔案管理設置第一責任人，由專人負責事業單位的檔案管理，并賦予檔案管理部門一定的權力，體現檔案管理工作在事業單位中的地位，有利于改善單位上下對檔案管理的認知;同時，建議負責人堅持做到率先垂范、親臨現場、上前指揮，只有這樣才能進一步促進檔案管理工作進行創新。第二，事業單位領導層引起高度重視，并做好頂層規劃。結合單位的實際需求，對檔案工作開展進行規劃，明確檔案信息收集、整理、歸類、歸檔等各項工作的規定，并要求各個部門嚴格按照規定全面落實。第三，定期開展巡視、檢查以及督導工作，結合檔案管理的特點構建一套具有實際操作意義的考評體系，將有利于進一步規范事業單位檔案管理。

2.2 推進信息化進程，提升檔案管理服務質量與效率

事業單位檔案管理信息化的目標是對檔案資源進行高效利用，實現檔案管理服務效率的有效提升，為事業單位各項工作的開展以及檔案資料的使用奠定堅實的基礎。第一，根據事業單位各個部門的特點以及部門之間的聯系，構建信息化管理模式，保障各個部門之間的信息能夠全面共享，且可以及時、準確更新檔案文件信息，這樣才能保障檔案信息的有效性。第二，做好電子數據轉化。事業單位部分檔案信息需要做好電子數據轉化，基于實際需求，采用先進的轉換存儲工具，例如，攝像工具、高拍儀、掃描儀等，對特殊的紙質檔案資料進行電子轉化，以圖片、文件等統一格式形式進行存儲;同時，還要做好加密工作，保障檔案信息文件傳輸過程的安全性，為后續有效使用奠定堅實的基礎[3]。

2.3 加強檔案管理工作人員的職業素養

第一，建議事業單位結合檔案管理的實際情況，引進具有檔案管理專業知識、專業技能、經驗豐富的人才，又或者是有針對性進行培養，并最大限度維護檔案管理團隊的穩定性。第二，基于事業單位工作的特點，檔案管理人員必須具備較高的政治素質，并熟練掌握檔案管理服務能力，基于此，建議完善事業單位檔案管理人員的培養機制，結合信息化技術、大數據技術等時代需求，制定培養計劃，可邀請專家到現場進行指導，也可以開展有關檔案管理的交流研討會，讓檔案管理人員能夠及時掌握相關先進技術。第三，適當提高檔案管理人員的薪酬待遇，并為其提供有助于發展的平臺，將有利于調動事業單位檔案管理人員的工作積極性，使其能夠樹立正確的工作意識，并將自身責任全面落實到工作之中。

2.4 構建完善的檔案管理監督規范化制度

倘若要實現監管規范化，建議從這些方面入手：第一，結合事業單位實際情況與檔案管理的特點，構建科學的檔案監督管理制度，其中要特別明確責任追究制度，最大限度做到權責分明，有利于制度的有效執行以及追責;第二，進一步完善檔案管理操作規范程序流程，構建符合需求的配套關聯制度，以統一的標準化流程推進檔案管理工作開展。操作流程制定要遵循言簡意賅、簡單實用、便于操作的基本原則，為事業單位檔案管理工作指明方向;第三，制度之下，事業單位領導人以及工作人員必須“一視同仁”，無論對于領導，還是對于工作人員來講，必須發揮有效的監督效果[4]。

3 結語

綜上所述，事業單位檔案管理工作的質量將直接關系到事業單位各項工作的開展;與此同時，隨著事業單位工作的開展，檔案信息資料與日俱增，必須要引起高度重視，通過信息化建設、檔案管理人員職業素養的提升以及構建完善的檔案管理監督規范化制度等手段，將有利于提升事業單位檔案管理的整體水平，從而促進事業單位實現健康發展的目標。

參考文獻

[1]羅鵬.試論事業單位檔案管理存在的問題及對策[J].科技經濟導刊，2020，28（18）：228.

[2]趙愛華.事業單位檔案管理存在的問題與對策分析[J].辦公室業務，2020（12）：111+121.

[3]馮曄.事業單位檔案管理工作存在的問題及對策[J].城建檔案，2020（06）：67-68.

[4]趙雅婷.行政事業單位檔案管理存在的問題及對策[J].勞動保障世界，2020（15）：74.