探析電子會計檔案管理中存在的問題及對策

?韓萍

摘 要：電子會計檔案是通過數字設備和環境形成，并使用計算機和網絡進行閱讀、處理、傳輸和存儲于磁帶、磁盤及光盤等設備的，有保存和利用價值的會計數據、元數據、讀取平臺等會計材料。我國新的《會計檔案管理辦法》中對電子會計檔案的法律地位及管理有了明確的要求及規定。本文將針對電子會計檔案的特征及存在的問題進行詳細的分析，以及提出相對應的對策。

關鍵詞：電子會計檔案;檔案管理;風險評估

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.115

電子會計檔案主要包括電子賬單、電子賬簿、電子憑證、會計軟件和操作程序，以及銀行對賬單和其他電子會計材料。電子會計檔案是歷史數據，是反映和記錄企業經濟發展的重要基礎。關于電子會計檔案的法律地位和管理，這在新的《會計檔案管理辦法》中得到了證實，并提出了明確的要求，指出了實際工作的方向。考慮到電子會計檔案的特點，本文積極討論如何管理電子會計檔案，以利于國家經濟發展，是也目前檔案行業的急需討論的話題。

1 電子會計檔案的管理特征

1）管理對象載體的不耐久性。電子會計檔案的載體主要是磁光介質。磁盤載體本身不是耐用的材料，不能永久存儲。在儲存和使用過程中，外部因素（如外部磁場、強摩擦沖擊、不適當的溫度和濕度、光輻射）的影響會導致載體材料的內部結構（如剩磁丟失、磁層霉變、底基老化）的變化，導致磁性材料的耐久性降低。目前，磁體的保質期是5到10年。光盤載體的壽命主要取決于存儲在光盤上的信息的穩定性和光盤的耐久性。由于環境條件，如空氣污染、不適當的溫度和濕度、讀取設備和不適當的使用，光盤記錄層的材料會氧化，造成機械損壞等。磁盤盤基在存儲和使用過程中會退化和變形，導致磁盤信息將無法播放。目前，光盤載體檔案的保質期通常為10-20年。

2）電子會計檔案信息是數字化的，安全性要求高。電子會計檔案是由計算機會計系統生成的電子數據，這些數字信息的處理、存儲和使用在很大程度上取決于軟件和硬件的系統環境，電子會計數據很容易被破壞且修復比較困難。根據電子會計檔案的數字管理特性，不同的財務軟件和不同的電子會計檔案分析電子會計檔案管理問題，并采取有效的管理措施確保電子會計檔案的安全和憑證的作用。

3）高效的共享性。電子會計檔案信息數字化，其傳輸速度快，存檔過程便捷高效。通過對組織流程、業務活動、歸檔格式、管理流程、存儲計劃等進行標準化，可以實現數據庫的集中管理及共享，不受時間和空間的限制，方便快捷地實現會計信息的訪問和使用;也可以促進電子會計檔案的開發及挖掘，相關人員可以通過互聯網對電子會計檔案信息進行分析，建立決策數據模型和決策計劃，充分發揮會計檔案在經濟建設中的重要作用。

2 電子會計檔案管理存在的問題

1）電子會計檔案收集不完整。電子會計檔案包括存儲在光磁介質上的計算機系統軟件、財務軟件和開發文件，以及其他機讀會計檔案。許多部門一般都實現了會計電算化，但尚未掌握電子會計檔案的歸檔范圍，只注意電子會計系統形成的電子會計數據的打印和保存，卻對電子會計文檔的關鍵性文件沒有及時的歸檔并保存，導致一些檔案信息收集保存不完整，企業電子會計檔案的完整性不能保證。

2）電子會計檔案管理安全隱患多。電子會計檔案的存儲和使用離不開網絡、計算機、存儲和信息系統，但是這些設備也有特定的安全風險。電子會計檔案存儲介質如果收到了保存環境（受潮、高溫、消磁、灰塵）的影響，就會影響會計信息的真實可靠性。如果網絡安全防范措施不到位，會計信息也會很容易到改動和泄露。當前很多企業對于電子會計檔案的安全管理意識都不強，網絡安全管理的技術水平也低，大多電子會計檔案的安全保密性系統都未建立好。

3）電子會計檔案管理人員素質低，缺乏指導與培訓。要做好電子會計檔案管理的先決條件：檔案管理人員必須具備管理檔案的專業知識和技能，另一方面，他們還必須有軟件和硬件維護的技能，來支持財務和審計管理、計算機網絡安全管理和電算化會計工作。傳統的檔案存儲對管理員的計算機操作和維護級別要求不高，因此管理員的計算機操作和應用程序維護功能不強，電子會計檔案的安全存儲難以滿足要求。目前，電子會計檔案存儲和管理方面的專業人士很少，而且缺少合格的管理人員。因此，很難保證電子檔案的完整性和完整性。此外，單位領導對于檔案管理工作意識性不強，沒有定期組織人員進行培訓，隨著時代的變化，電子會計檔案管理人員不能滿足時代的變化要求。

3 加強電子會計檔案管理的對策

1）強化電子會計檔案的前端控制和全程管理，確保收集齊全。電子會計檔案主要包括主計算機硬盤上的統計數據，以及獨立存儲的統計數據、會計程序和其他電子記錄檔案。為了確保電子檔案的完整和準確性，必須加強電子檔案的外部控制。電子賬戶的來源和軟件系統的設計和開發階段必須包含在電子檔案管理的目標和要求中。明確收集和記錄有關電子會計檔案的責任范圍，并在整個過程中記錄電子會計檔案的形成、存儲和使用，以便在整個生命周期中嚴格控制電子會計檔案。

2）加強電子會計檔案風險評估，建立安全機制。首先需要充分認識到電子會計檔案的真實、完整性是質量的安全標準，強化電子會計檔案管理的安全意識，始終把安全放在第一位。根據電子會計檔案管理的適當特征，提高工作人員的安全意識，定期組織培訓，加強員工的檔案管理技能，全面提高工作人員的信息安全能力。第二，必須定期評估電子會計檔案信息安全風險。電子記錄檔案的創建、傳播和保存是有風險的，因此，從保護和電子記錄檔案的成本和價值來看，必須明確安全防護對象，利用安全風險評估研究電子記錄檔案中的潛在問題，并確定保護、預防和監測風險所需的安全水平。最后，需要建立相關的電子會計檔案安全保障機制。在載體安全方面：選擇具有優良品質和高可靠性的載波，嚴格控制載波存儲的環境條件，異地備份;對于硬件實體的方面：多機備份，磁盤鏡像，雙路專線供電，控制機房溫濕度等;針對網絡安全方面：加強訪問控制，包括使用反病毒軟件防止病毒，使用外部備份策略來管理數據備份和恢復，建立完善和強大的安全管理系統。

3）加強技術培訓，使得會計檔案人員跟上管理要求。首先，所有部門都必須加強內部教育和培訓。通過講座、在線學習等方式，加強計算機培訓、會計軟件操作、信息安全技術和其他文件管理人員的知識和技能，將這一技能培訓作為部門的一項基本任務，并對檔案管理人員進行引導和提升。通過這種方式，可以從根本上實現電子會計檔案管理的標準化和專業化。其次，配備專業電子會計檔案管理人員，不僅需要掌握基本理論、基本方法和處理檔案、會計和計算機信息技術，還需要注意根據電子會計檔案的特征采取措施和管理信息安全技術，特別是根據不同條件下的存儲介質，定期檢查、分析會計電算化文件的存儲狀態，定期對會計電算化數據進行遷移、備份等工作。最后，建立適當的動力管理機制，對檔案管理人員進行嚴格和定期的審查，明確晉升的條件，確保電子會計文件管理的效率和質量。

4 結論

大數據時代的到來，對大型企業的發展和會計檔案的管理提出了更高的要求。為了更好地提高財務管理效率的大型企業，有必要充分認識當今時代的特點，與時俱進，并實施電子會計檔案管理模式，以更好地促進企業的快速發展。

參考文獻

[1]于蔚.電子信息時代會計檔案管理的思考[J].會計師，2020（02）：

65-66.

[2]文曉亮.新時期會計檔案管理現狀及改進對策[J].蘭臺內外，2019（36）：57-58.

作者簡介

韓萍（1976-），女，漢族，遼寧沈陽人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。