如何做好檔案信息資源的開發與利用

李瑞卿

摘 要：為了使檔案資源能夠得到開發利用，因此，各級檔案部門需要通過對管理觀念的更新，使為民服務的意識能夠深入到檔案管理工作中，使檔案服務能夠得到相關領域的拓寬。在加大檔案接收范圍，豐富館藏種類的基礎上，不斷加強對館藏檔案資源的開發力度，最大限度地滿足社會各階層對各類檔案資源的信息需求，進一步推進檔案事業的健康發展。

關鍵詞：檔案信息資源;現狀分析;開發與利用

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.136

1 加強檔案信息資源開發利用的必要性

在社會所有信息資源中，最為重要的就是檔案信息，其不僅有著龐大的數量，而且涉及內容廣泛，與人們的信息需求息息相關，具有很高的利用價值。但是由于種種原因，目前有很多檔案館仍存在“束之高閣”無人問津的現象檔案信息的開發與利用還存在很多問題，給檔案查閱利用帶來很大難度，使檔案資源的利用價值沒有很好地得到發揮，不能滿足人們日益增長的檔案信息需求。特別是社會進入信息時代以后，科技的進步和社會的繁榮已經與信息豐富程度密不可分，成為一個有機整體，檔案信息資源能否得到最大化的利用，與政治和經濟在社會中的發展有著密切的關系，因此，加強館藏檔案信息資源的開發利用工作具有重要的現實意義，檔案的開發與利用已經成為檔案工作的重要任務。

2 存在的主要問題

1）認識不夠，大局意識不強。由于受傳統檔案管理意識的影響，目前大多檔案工作者仍然存在“重管輕用”的思想，認為只要是做到檔案整理規范，安保措施得當就萬事大吉了，忽視了檔案利用這一至關重要的環節。由于對檔案的開發利用這一中心工作卻沒有應有的重視，致使檔案資源開發利用程度不高檔案利用率極低。

2）檔案信息資源開發不足，社會效益不好。由于館藏檔案受到開放年限的限制，鑒定工作較為繁雜，再加上多一事不如少一事的思想作祟，致使各級檔案管理部門主動公開的政府信息的意識不強。由于對信息公開工作認識上的偏差使一些本應該公開的檔案信息而未及時公開，導致當前大部分檔案館開放檔案的比例普遍較小，給檔案查閱利用帶來一定難度。

3）檔案信息化建設有待進一步加強。近年來，信息化建設發展雖然很快，但在實際工作中我們就會發現，目前，檔案館在進行信息化建設的過程中，無法做到與社會信息的同步，檔案館所能提供的檔案信息資源與利用方式跟不上社會對檔案利用的需求，大多數基層檔案館還處于手工檢索的查閱利用階段。檔案館信息化程度普遍較低，軟硬件匱乏，數據庫數量少，網絡服務程度仍處于起步階段。

3 加強檔案信息資源開發與利用的方法途徑

針對當前檔案管理方式陳舊、館藏檔案缺乏多樣化的種類，并且檔案無法得到最大化的利用，我們不能任其發展，需要正視此類問題，敢于面對現實，通過對有效措施的積極采取，實現對此類問題的徹底解決。

1）更新思想觀念，增強服務理念。檔案工作最終是為了發揮檔案的利用價值，因此，在進行檔案管理的過程中，需要對檔案進行良好的“收”“管”，以此為基礎能夠改變以往“重管輕用”的做法，在“用”上下功夫，把服務作為檔案工作的重點工作，大力開發利用館藏檔案信息資源，盡可能的使檔案服務能夠做到與經濟社會發展的適應，使檔案事業能夠得到更好的發展。

2）對檔案開放范圍的不斷擴大。近年來，隨著我國經濟的快速發展，檔案的利用有著多樣化的種類、并且出現了越來越多的檔案利用者。因此，在工作中我們必須靈活運用《中華人民共和國檔案法》，采取權衡利弊原則②，在做好對館藏檔案做好統計、歸類、匯總的基礎上，根據檔案內容確定哪些檔案可以開放，哪些檔案不能開放，在做好對館藏檔案進行科學定密、解密工作，以此為基礎，能夠根據根據相關規定，對低齡化的檔案進行有序的開放。針對有著30年歷史的館藏檔案，大多需要對社會進行開放，針對歷史年限少于30年的，需要按照規定對其進行真正的落實，以穩定發展為目標對其進行切實的改變。能不公開就不公開，多一事不如少一事的求穩做法。

4 加快館藏檔案信息資源數字化，提高網絡服務化水平

目前，已經迎來了互聯網的時代，檔案館工作需要通過與社會發展相結合，做好對數字化平臺的構建，以此來滿足時代發展的要求。隨著科學技術推廣運用，傳統而單一的檔案管理機制已不能滿足工作需求，因此我們在加快館藏信息數字化的同時，也必須加強信息傳遞的網絡化，逐 步實現網上查閱。要實現網絡在線查閱必須在做好保密工作的基礎上，在選擇所需上傳的內容時，需要對其進行精心的挑選，不僅需要做到對本地檔案特色的凸顯，并且還需要從知識性以及實用性方面，對所上傳的內容引起關注，以此來使廣大人民群眾通過互聯網就能夠實現對所需檔案信息的查詢，通過服務平臺能夠使廣大人民群眾獲得便捷。由于，檔案館目前存在大量的紙質檔案資料，很難在短時間內對其進行全部的數字化處理，以及對主次的劃分，因此，針對有著較大社會查閱需求或是易受損紙張的檔案資料，需要對其進行優先的數字化處理，以此來時檔案館能夠逐步實現對全部資料的數字化。

1）加強檔案館“五位一體”建設。需要在相關基地以及相關中心，進行良好的愛國主義教育，以及對現行文件的提供，以此來為社會各領域，各層次的人士提供多樣化的檔案信息。首先，發揮好愛國主義教育基地的作用。檔案作為各項歷史活動的記錄，其所涉及的大部分內容能夠為廣大青少年提供生動的愛國主義教育素材，其作為最好的教科書能夠使青少年通過對昨天的認識，實現對未來的良好展望。所以，在工作中各級綜合檔案館要充分利用豐富的館藏檔案資源優勢，從館藏檔案資料中挖掘出具有宣傳教育價值的歷史資料，讓廣大青少年從一幅幅精美展板或一段段生動視頻去認識昨天，能夠了解中華民族有著多么悠久的歷史，以及多么豐富的文化，在當地通過對優秀傳統文化的大力弘揚，能夠使資政，存史以及育人這三種檔案館的獨特功能得到充分的發揮，進而以革命傳統以及愛國主義為基礎，為廣大青少年提供教育服務。

2）對現行文件利用的加強。現行文件指的就是各級機關部門對相關政策，法規，服務以及公益活動的制發進行，其沒有涉及到秘密文件。主要涉及到了房改，醫療衛生以及城市建設等方面。涉及面比較廣，利用率較高。但這些文件各形成機關一般是不對外開放的。即便是有的單位提前將這些文件移交到檔案館形成檔案資料，《中華人民共和國檔案法》提到“檔案自中華人民共和國成立初期就得到了新城，直到30年后才向社會進行開放”此時已經錯過了公眾的最大利用需求，導致政府信息資源受到了極大的浪費。所以，想要使現行文件在檔案館中能夠得到中心功能的充分發揮，各級檔案館應加大信息資源收集、整合力度，與職能部門進行積極的溝通和交流，以人民群眾為基礎，全面的收集與其生產和生活有關的各方面信息，科學整合進館，現行文件利用中心通過對利用服務的提供，能夠使相關信息盡可能的滿足人民群眾的需求。

5 結束語

綜上所述。檔案工作的最終目的就是提供檔案利用服務。隨著社會經濟的不斷發展，人們的檔案意識逐漸增強，檔案查閱利用人次比以前也明顯增多，但目前的檔案管理現狀大都不能滿足廣大人民群眾日益增長的檔案信息需求。為促檔案管理工作健康發展，加大館藏檔案的開發與利用力度，本文通過對目前檔案信息資源開發利用的現狀分析，明確提出了增強服務意識、擴大開放范圍以及加快信息化建設步伐等加強檔案資源開發利用的方法和途徑。

參考文獻

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