高校人事檔案管理問題分析與改革路徑的探討

◎錢秀麗

隨著教育事業的不斷改革，相關的管理工作也越來越嚴格。特別是人事檔案管理工作，在高校人事檔案管理工作的過程中，需要對高校職工個人信息進行有效歸納和整理。人事信息涉及的方面較多，如個人信息和教學內容以及各種各樣的資源。高校人事檔案管理工作過程中，由于檔案資料非常重要，檔案里面會涉及到職工個人資料，所以保密性較強，在日常管理中信息內容隨著時間的變化，也需要不斷地進行完善，讓信息內容的準確性得以快速提升。目前，部分高校人事檔案管理工作在開展的過程中，出現很多的問題，導致人事檔案管理工作不能進行開展。

一、高校人事檔案管理現狀

（一）檔案調動速度非常緩慢

人事檔案管理過程中，通常會有一部分職工因為工作原因，發生調崗的情況，這時，高校相對應的人事檔案管理信息不能及時地和職工一起調整。這樣就導致了高校人事檔案管理工作不能順利地進行開展，并影響相關的工作。目前，隨著我國教育事業快速地進行改革，高校的職工也隨著逐年遞增，高校職工人員流動性非常大，因此，職工不能把檔案信息及時帶走。

（二）管理方式陳舊落后

在新紀元的背景下，高校為了符合時代的發展，對檔案管理工作提出了很高的要求，在檔案管理工作開展的過程中，部分管理制度缺乏嚴謹性，導致檔案管理工作存在的問題不能及時地進行解決。隨著高校不斷地發展，現階段，由于管理方式陳舊落后，導致人事檔案管理工作水平不能得以提升，對于存在的價值也不能全部發揮出來。同時，不能及時地和高校相結合，讓很多的問題得不到解決。高校在人才招聘過程中，對于相關的信息沒有進行完善，在人事檔案管理工作開展過程中，所有的問題都會凸顯出來，直接影響工作的開展，讓人事檔案管理工作受到很大的影響，同時信息內容不能準確地統計出來，進而也不能有效地進行應用。

（二）管理標準不合理

高校人事檔案管理過程中，相關的管理標準出現不合理現象，工作人員都是通過自身的工作經歷來進行管理的，沒有完善的管理制度。在管理過程中，管理人員根據自身的習慣去進行管理，對于檔案管理的相關內容查找和運用方面存在著不足，導致管理工作十分混亂。進而讓人事檔案管理工作水平不能得以快速提升，大大降低信息內容的使用情況。高校人事檔案管理工作過程中，管理標準不合理就會直接影響檔案管理工作的開展。

二、高校人事檔案管理工作改革策略

（一）檔案信息合理進行分類

目前，在新時代的背景下，要想人事檔案管理工作順利進行開展，就需要替代傳統的管理模式，以標準化的管理模式進行合理分類，促進檔案管理工作的開展。高校檔案管理工作順利開展，不僅可以對職工個人信息進行管理，還能夠對不同種類的文件合理的劃分，在此過程中，根據標準化的信息進行合理分類。這樣既能有效地提高人事檔案管理水平，也能讓管理工作順利進行開展。檔案信息在分類的過程中，對相關信息進行詳細分類，如管理層和后勤工作員工以及職工人員等等。由于職工崗位不同，檔案信息在進行管理中，出現的意義也是不同，存在著較大的差異性。高校對人事檔案進行分類，主要就是為了檔案信息可以及時搜集起來，方便在之后的工作進行應用，同時在檔案信息內容保存過程中，防止出現混亂的現象和丟失現象以及遺漏相關問題。

（二）積極培養高校人事檔案管理人員

目前，在檔案管理的過程中，部分管理人員專業技能較差，進而直接影響檔案管理工作的開展。通過這個問題，需要從多個方面進行考慮，讓高校管理人員工作效率得以快速提升，高校組織檔案管理人員進行培訓，這樣不僅可以讓自身的專業技能得以提升，還能為高校人事檔案工作提供保障。檔案管理工作開展的過程中，需要工作人高度重視此項工作，也是檔案信息管理的基本原則。高校需要定期給工作人員進行培訓，通過培訓工作人員不僅可以提升自身的管理意識，還可以保證檔案信息管理工作可以順利進行開展，對相關工作提供保障。檔案管理工作在開展過程中，高校對相關管理人員也提出了越來越高的要求，特別是信息化建設，高校檔案管理工作在開展的過程中，需要以與時俱進為基礎，同時加強工作人員的素質培養，只有這樣才能符合時代的發展需求。因此，高校在招聘的過程中，需要定期對相關人員就進行培訓，這樣就可以讓工作人員專業水平得以快速提升，為之后檔案管理工作發展奠定基礎。

（三）建立完善檔案管理制度

要想保證高校人事檔案管理工作能順利地進行開展，需要從各個環節進行綜合的考慮，建立完善檔案管理制度，同時還要對這項制度進行建設，為檔案管理工作提供保障。目前，很多高校檔案管理工作依然應用傳統模式進行檔案管理，在實踐的過程中，沒有完善規章制度，進而導致在檔案管理開展過程中出現很多的問題。如工作人員缺少責任意識，管理人員對自身的工作不重視。目前的檔案管理工作偏于形式化，這樣就造成了檔案管理工作出現固步自封情況，通過這個問題，人事檔案管理工作到最后落實的過程中，為了可以保證工作人員檔案管理方面的質量能得到更好提升，需要及時結合現有的情況，保證檔案管理工作符合高校的要求。同時，還要建立完善的檔案管理制度，讓此制度在高校中得以充分地發揮。讓人事檔案管理工作可以順利地進行開展，對人事檔案工作準確性提供保障。高校檔案管理制度的完善有效地保證了人事檔案管理質量得以提升。

（四）信息資源的整合和利用

高校檔案管理工作并不是直接就能進行管理，需要充分地和高校現有實際情況相結合，同時以統一化標準為基礎，進而保證人事檔案管理工作有序開展。由于檔案管理工作是一項巨大的工程，隨著社會的快速發展，對相關的管理也提出了高要求。管理人員可以有效地把檔案管理工作和信息技術融合在一起，符合社會的需求。隨著信息技術的快速發展，并得到了廣泛的應用，在檔案管理工作過程中，及時地引入信息技術，這樣就能有效地提升檔案管理工作的效率，并建立完善的網絡檔案管理系統。既能對檔案信息進行合理的整理和收納以及查詢，還能夠實現永久的保存，進而提高使用效率。通過信息技術的加入，為檔案信息的保存工作提供了保障，防止出現檔案信息的丟失問題。

三、結語

以上所述，高校人事檔案管理工作開展的過程中，已經逐漸地過渡到信息化建設方面，這樣不僅是符合社會的發展需求，還能為人事檔案管理工作提供 保障。因此建立完善的管理體系，對管理人員定期進行培訓，進而讓工作的每個環節都可以落實到位，為高校人事檔案管理工作可持續發展打下良好基礎。