試論檔案部門在突發公共衛生事件應急工作中的功能定位與發揮

■ 鐘奕思

近來，我國正處于防控新冠肺炎疫情工作的關鍵階段。面對突如其來的災難，舉國上下萬眾一心，眾志成城，全力參與到這場沒有硝煙的人民戰爭之中，為防控疫情積極努力。在這場沒有硝煙的防控攻堅戰中，檔案部門和檔案人員沖鋒在前，主動扛起防疫責任，努力為疫情防控工作做出應有貢獻。

本文以此次防控新冠肺炎疫情工作為例，試析在面對突發公共衛生應急事件時，檔案部門應如何發揮自身功能，參與疫情防控攻堅戰。

一、檔案部門在防控工作中的功能定位

（一）基礎定位——普通防控主體

疫情當前，上下一心，舉國上下都是防控工作的重要參與者，任何機構或個人都是防控疫情的基本構成單位。檔案部門作為國家機構的組成部分，責無旁貸地承擔著防控主體的義務，必須遵守《中華人民共和國傳染病防治法》《突發公共衛生事件應急條例》等相關法律法規，落實黨和國家關于疫情防控的決策部署，加強自身機構和人員管理，完成疫情防控的基本要求。

（二）專業定位——信息服務、歷史守護、宣傳促進

檔案部門肩負著集中統一管理檔案和有關資料，維護歷史真實面貌，為現實的社會主義現代化建設和歷史的長遠需要服務的基本職責與任務，同時也是政務信息公開查閱場所。因而，檔案部門在參與突發公共衛生事件應對工作時，其功能定位還應進一步結合自身功能職責與工作任務，突出專業定位，發揮專業優勢。其一，各級各類檔案館（室）可以說是集中統一保管該地區該單位或該專業檔案資料的中心，豐富的檔案信息資料記錄著當地或本單位的歷史，也蘊含著前人的無窮智慧，可以為處理當下事務提供參考。而檔案部門的日常工作內容就包含了檔案編研、信息挖掘、檔案信息資源整合等，從而在檔案信息資源開發方面積累和具備了豐富的經驗與技術，具備突出的信息整合、專業優勢，在應對突發公共衛生事件時可以發揮這方面的專業特長，為各級各類單位提供相關情報參考，發揮輔政功能。其二，檔案部門承擔著守護與記錄歷史、傳承人類文明的重大責任，公共衛生事件的爆發、應對、防控和相關事件正是國家重要的歷史，檔案部門有責任加強相關檔案的收集保管，守護國家和人類歷史。其三，檔案部門保存著豐富檔案資料，掌握了重要信息資源，既是一個重要的信息中心，更是一個豐富的知識寶庫，因此，在重大疫情防控等突發公共衛生事件應對工作中，檔案部門還可以積極發揮信息流傳、知識傳播功能，傳播國家應對疫情取得勝利的歷史、及時提供政府信息公開查詢，發揮檔案宣傳教育功能，引導人民正確應對疫情，消除群眾恐慌。因此，在突發公共衛生事件的應急工作中，檔案部門除了發揮普通防控主體的基礎功能定位外，更應發揮自身的專業優勢，利用自身資源，發揮好信息服務、歷史守護的功能，進而通過相關信息資源的傳播，協助相關部門做好輿論宣傳、文化傳播的工作，全力推進防控疫情攻堅戰的勝利。

二、檔案部門發揮功能的具體措施

在防控疫情攻堅戰等突發公共衛生事件應對工作中，檔案部門責無旁貸，應準確把握自身功能定位，積極發揮基礎功能和專業優勢，為防控疫情、奪取勝利做出“檔案貢獻”。

（一）高度重視，自覺貫徹落實防控政策法規和中央決策部署

疫情當前，檔案部門要統一思想認識，提高政治站位，牢記初心使命，主動扛起防疫責任；認真學習貫徹習近平總書記重要指示精神和黨中央、國務院決策部署，自覺遵守國家法律法規，把疫情防控工作作為檔案部門當前最重要的工作來抓，精心組織，嚴密防控，將各項防控措施抓實、抓細、抓落地，加強檔案館（室）的日常檢查和安全防護工作，確保檔案人員防疫安全，確保疫情防控期間的檔案實體和信息安全，提高檔案部門疫情防控的科學性和有效性；嚴格按照國家和各級各單位的工作安排，堅決服從統一指揮、統一協調、統一調度，積極參與疫情防控工作，主動承擔任務，積極履職盡責，增強疫情防控工作的針對性、實效性；[1]動員檔案人員積極參與防疫工作，在力所能及的情況下通過擔任志愿者等方式支援防疫前線，為打贏疫情防控阻擊戰做出貢獻。

（二）創新工作方式，靈活解決檔案服務、政府信息公開查閱需求

疫情當前，檔案部門更要自覺扛起責任、主動作為，綜合考慮各方面因素，積極采取有效措施，統籌做好疫情防控期間的檔案工作，既要加強日常管理，保障正常運轉，更要針對疫情形勢下各級政府部門、所在單位、社會利用者的利用需求，創造性地提供契合疫情需要的信息查閱服務。針對疫情防控要求減少人員聚集的要求，創新工作方式，通過網絡和電話等遠程途徑，提供檔案查檔和政府公開信息服務，盡量避免人員聚集，減少不必要的人員接觸，靈活解決急需的檔案及政府信息查閱需求；同時，及時發布查檔通知，方便群眾獲得特殊時期的查檔指引，在落實防疫措施的同時，及時高效提供利用服務。例如，在此次疫情期間，上海市、區兩級綜合檔案館1月28日至2月13日通過遠程查檔共受理民生檔案查檔申請1888件，僅2月3日一天就受理市民群眾查檔申請231件；陜西省檔案館由于疫情期間提供遠程查檔解決群眾問題，收到了一封承載了濃濃謝意的感謝信——在河北某機關工作的劉某，因調動工作需要查閱他1990年在陜畢業時的就業政策文件，沒想到通過電話咨詢，不到半小時就完成異地查檔。[2]各地國家綜合檔案館特事特辦，因地制宜、順勢而為，通過遠程服務滿足群眾查檔需求，解決人民群眾迫在眉睫的難題，也受到了人民群眾實實在在的贊嘆。

（三）加強信息資源開發，主動服務疫情防控工作

特殊期間的檔案服務工作，除了創新形式、以遠程查檔的方式解決信息服務需求，檔案部門更要以主動的態度自覺投身檔案服務，挖掘疫情環境下的潛在檔案信息服務需求，主動地提供契合疫情需要的信息查閱服務。例如各級國家綜合檔案館可以結合防疫工作需要，加快現行政府信息文件收集，以便提供利用；組織檔案編研人員，深入挖掘館藏檔案資源，將黨和政府應對疫病疫情、自然災害等突發事件的檔案資料匯總編輯成檔案參考材料，及時報各級領導同志參閱，為政府決策提供參考；醫務機構的檔案館（室）加強對以往病例檔案的分析，進而形成本單位應對傳染病的工作經驗總結，為本機構收治病人、加強日常管理提供參考；進行主題數據庫建設，打破地區間、機構間、行業間的壁壘，加強各地區、各單位的檔案信息資源整合挖掘和區域間應對突發公共衛生事件合作協作，使檔案信息發揮更大作用。此次疫情期間，福建、天津、遼寧、廣西、湖南等多地檔案館從館藏檔案中查找出當地2003年抗擊“非典”、應對東北鼠疫所形成的相關檔案，進行細致梳理，形成檔案參考專報、工作綜述等檔案參考文獻，為各級政府領導決策和有關疫情防控職能部門工作提供借鑒和參考。天津市檔案館《天津市2003年“非典”疫情防控工作綜述》一文更是涵蓋了組織領導、監測排查、疫情監控、社區防控、農村疫情防控、宣傳教育、信息發布、通訊指揮、資金保障等9個方面。[3]湖南省岳陽市館長余友安同志親自撰寫的調研報告《17年前岳陽抗擊非典回顧與啟示——對我市當前疫情防控的一點思考》更是得到了市領導的充分肯定。[4]

檔案部門在疫情期間利用服務工作中的主動作為，除了提供契合防疫需要的信息為政府機關決策提供參考之外，還可以進一步挖掘檔案資源中的歷史文化素材，推出檔案在線展覽，講述中國人民發揮智慧對抗傳染疫情的故事、典故等，滿足疫情期間人民群眾的精神文化需求。例如，在疫情影響、閉館暫停對外開放期間，“浙江省檔案館”微信公眾號推出網上展覽參觀指南；“蘇州工商檔案管理中心”微信公眾號推文向公眾介紹珍貴奇妙的三維虛擬展覽[5]，方便群眾足不出戶就能在家觀展，感受世界記憶遺產檔案獨特、珍貴的魅力。

（四）做好相關檔案收集，守護保存國家珍貴歷史

疫情防控檔案是黨和政府領導人民抗擊疫情的真實記錄，對工作查考研究、經驗借鑒具有十分重要的價值，也是國家和社會特別的、重要的歷史記錄。在疫情期間，各級各單位檔案部門除了提供查閱、滿足檔案信息需求、促進疫情防控工作外，也要增強檔案收集意識，從長遠考慮，做好戰“疫”期間形成的文件材料的歸檔、移交和檔案保管等工作。在疫情防控期間，要充分利用現代通訊技術，靈活采用電話、辦公網、短信、微信、移動客戶端等適宜方式，積極加強對疫情防控材料收集歸檔工作的業務指導，明晰歸檔范圍和保管期限，積極爭取將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸。

疫情防控檔案的收集，不僅要包括中央、省市各級政府為做好疫情防控工作發布的行政命令、文件及各部門各單位為貫徹政策法規和中央部署而下發的相關文件、各醫療機構的病例檔案等常見的文書檔案、專業檔案，還要特別注意特殊載體檔案的收集——例如醫生的診療記錄、工作筆記，反映抗擊疫情典型人物、典型事跡、記錄普通民眾在特殊時期生活狀況的攝影、錄音、錄像、視頻、媒體報道，歌頌戰“疫”精神的書法、繪畫、雕塑、詩歌、散文等文學手稿等藝術創作類的實物檔案等等，這些都是生動形象的歷史記錄，是珍貴的疫情防控檔案。

（五）結合熱點進行檔案工作宣傳，增強社會檔案意識

結合疫情防控工作社會熱點，利用新媒體平臺及時推送檔案工作信息，不僅可以促進與助力疫情防控工作，還可以用生動活潑、貼近群眾的形式進行檔案宣傳，增強社會檔案意識。此次疫情期間，各地檔案部門微信公眾號反應迅速，紛紛推出相關內容：有及時發布檔案部門工作動態、傳遞信息、提供檔案服務指引的，也有利用檔案文獻編研、檔案信息資源開發成果，適時推送戰“疫”相關的文史故事、特色檔案線上展覽的，還有宣傳檔案人員堅守在業務崗位、加班加點，為公眾、為疫情防控工作提供查檔服務及檔案人作為志愿者深入社區防疫一線等典型事跡的，更不乏發揮檔案專業優勢、及時快速記錄疫情期間群眾生活的。“秦風檔案”微信公眾號報道，陜西省檔案館工作人員用視頻的方式記錄了城市街道一天的場景，與以往的車水馬龍形成鮮明對比，如今只剩下堅守在抗“疫”一線的工作人員。“時光特攻”微信公眾號展示了其收集匯集的各具特色的防疫特色“小區出入證”。[6]這些結合熱點、充滿正能量的檔案宣傳，不僅可以拉近檔案部門與社會民眾的距離，滿足群眾的精神文化需求，還增強了人民群眾對檔案部門、檔案人員的了解，有助于提高社會對檔案工作的認識，遷移默化之中增強社會檔案意識。

三、結語

面對突如其來、危害極大的突發公共衛生事件，檔案部門應自覺扛起責任、主動作為、積極參與，切實采取有效措施，發揮檔案部門職能，統籌做好檔案工作，為突發公共衛生事件應急工作做出檔案部門的應有貢獻。