電子出圖章背景下對我省勘察設計單位數字化圖檔管理系統建設的思考

■ 李 昂

引言

按照云建設〔2015〕644號《云南省住房和城鄉建設廳關于在勘察設計行業全面實施電子出圖章的通知》的要求，自2016年6月1日起，云南省勘察設計單位，在基本建設程序的各勘察、設計所有階段產生的正式成果資料，都要使用電子出圖章，其中建筑、市政行業所有項目必須全面執行電子出圖章制度。

面對變革，我省勘察設計單位需做出積極調整，才能在電子出圖章背景下解決好工程檔案管理面臨的新問題，新挑戰。

1 電子出圖章與實體出圖章的差異

1.1 蓋章方式不同

根據《云南省建設工程勘察設計管理條例》的要求，建設工程勘察、設計成果提交建設單位時，應當有設計、校對、審核、審定人的本人簽字和打印實名，并加蓋由省建設行政主管部門統一制作頒發的出圖專用章。蓋章文件作為委托方或施工單位實施項目的依據。

使用實體出圖章時，設計文件在經過勘察設計單位內部質量管理流程的校對、審核、審定環節相關人員簽字確認后，由出圖章管理員在設計圖紙上手工蓋章完成簽章工作，設計文件生效。

使用電子出圖章后，全省勘察設計單位通過單位唯一賬號密碼登陸云南省勘察設計咨詢業管理信息網，根據要求錄入設計項目名稱、地址、所用資質等項目相關信息，同時選擇各勘察設計單位提前在該網站錄入備案的本單位設計人員與設計項目進行綁定，生成出圖章png 圖片，插入設計電子文件中，再將帶有出圖章的設計文件打印為紙質文件，提交各流程相關人員簽字完成后生效。電子出圖章由網絡系統生成，以打印的方式完成蓋章。

1.2 保管方式不同

帶有出圖章的設計文件具有法律效力，勘察設計單位對蓋章文件承擔法律責任。實體出圖章在單位內部由專門部門和人員按照嚴格的規定進行管理和使用，出圖章與勘察設計單位所在地、出圖章管理部門，甚至出圖章管理員綁定，蓋章工作必須在單位內部由專人完成。

電子出圖章為圖片形式的電子文件，出圖章“實體”只存在于數字世界的虛擬環境中，可被無限制復制，經網絡傳輸或優盤等載體傳遞，出圖章一經生成，便不再具有“唯一性”，可以在勘察設計單位以外的任何地方，由任何人進行使用，不再受到時間、空間和特定人員的限制，出圖章保管工作由保管出圖章實體變為保管出圖章電子文件。

1.3 攜帶信息量不同

實體出圖章上刻有出圖章編號，出圖章有效期，單位名稱，單位擁有的所有勘察設計類資質和各資質的等級。只要在對應資質范圍內承接的工程設計項目，無論設計項目類型，如市政、建筑、勘察、風景園林等；無論設計項目包含多少設計階段，如方案設計、初步設計、施工圖設計，設計文件都使用同一個出圖章蓋章。

電子出圖章包含單位名稱，制章日期，隨機生成的出圖章編號，項目名稱，單位資質，出圖章用途，出圖章有效期信息，還含有機讀二維碼，掃描二維碼可鏈接到云南省勘察設計咨詢業管理信息網，進一步獲取設計項目各專業參與人員，項目負責人，簽章注冊師出圖章創建時間等更為豐富的信息。由于電子出圖章攜帶的信息需要根據設計項目實際情況進行錄入，不同項目出圖章不同，同一項目不同設計階段的出圖章也不同，出圖章與設計項目的關聯性變強。

2 使用電子出圖章帶來的影響

2.1 傳統設計和管理流程被改變

使用實體出圖章時，設計單位內部設計流程為設計→校對→審核→審定→人員簽字→蓋出圖章，出圖章蓋章環節為設計流程的最后階段，蓋章時可通過紙質設計文件上的人員簽字，判斷該文件是否已經符合設計質量流程控制的要求。出圖章一般由檔案部門管理和使用，在設計文件完成蓋章的同時即辦理文件歸檔手續。使用電子出圖章后，設計流程變為設計→校對→審核→審定→蓋出圖章→人員簽字，先有帶出圖章的圖紙，才有相關人員簽字，出圖章蓋章環節在整個設計流程中的位置被前移，出圖章蓋章不再是設計文件生效的最后關卡，出圖蓋章工作與歸檔工作全面脫離，勘察設計單位內部設計流程和管理流程受到影響。

2.2 歸檔文件的完整性，真實性，有效性受影響

設計流程的改變造成蓋章與歸檔工作脫節，兩項工作間存在時間差，帶有出圖章的紙質設計文件需要在不同專業相關人員手中流轉，完成補簽之后，由工程組移交檔案部門歸檔，檔案部門只能被動接收工程組移交歸檔的設計文件，無法判斷文件是否存在漏歸，不歸的情況，影響文件的完整性，成套性。

電子出圖章攜帶大量項目相關信息，決定了設計文件圖簽上的項目名稱、相關人員、專業、設計階段等信息與電子出圖章信息相互對應才是有效文件。設計過程中可能出現項目名稱調整或打印錯誤，隨意更換參與人員，混淆設計階段等，造成設計文件與電子出圖章信息不一致的情況，有些信息需要通過掃描二維碼才能核對，給檔案部門的接收和歸檔工作帶來了困難，稍有疏漏，就可能影響歸檔設計成果文件的有效性。

電子出圖章可被復制，傳遞，且攜帶的項目信息不會因為復制傳遞而失效或無法讀取，使用電子出圖章蓋章的文件的出處難以追溯。電子出圖章以打印的方式完成蓋章，無法利用使用實體出圖章時對紙質文件上的出圖章蓋章圖案、痕跡等特征鑒別文件真偽，判斷文件真實性將十分困難，如果出現設計質量問題，舉證和追責的難度將大大增加。

2.3 電子文件管理難度加大

電子出圖章本身就是電子文件，并與設計成果電子文件相關聯，檔案部門應將其納入設計成果電子文件的范圍進行保管。由于電子出圖章一經生成，可在設計過程的任何環節被隨意添加到設計電子文件中，而添加有出圖章的設計電子文件不一定就是最終用于歸檔的成果電子文件，檔案部門對設計成果電子文件的管理必須前移并整合到設計流程中，對電子出圖章及其使用行為進行管控，同時對蓋章電子文件版本進行識別，才能確保收集到的電子文件為技術狀態的最終成果，由于設計過程中文件和出圖章都在電子環境中流轉，依靠人工或制度管理已無法勝任此項工作，加大了電子文件管理的難度。

3 電子出圖章背景下數字化圖檔管理系統構建

從設計基礎軟件CAD，到結構PKPM，照明DIALUX，再到現階段大力普及BIM 技術所使用的Autodesk Revit，勘察設計單位設計工具已全面數字化。從設計工作流程來看，利用計算機軟件形成的設計電子文件的全生命周期，可完全不依賴于紙質文件而僅在全數字化環境中運行。傳統的雙軌制，雙套制管理，實際上弱化了電子文件管理工作，無法完全滿足電子文件管理目標的真實性、可靠性、完整性和可用性要求，而數據庫、三維模型等電子文件是無法被打印成紙質文件進行保管的，也體現出這種管理模式的局限性。建立以電子方式管理電子文件的單軌制數字化管理系統，更適合使用電子出圖章的勘察設計單位。

3.1 設計文件電子簽名系統

有效設計文件需包含出圖章和簽字，出圖章電子化后，簽字成為唯一需要在紙質文件上人工完成的工作。一家大型設計院一年產生的圖紙數量在20萬至30萬之間，電子簽名可提高工作效率，減輕人員負擔，清除設計工作數字化最后的障礙。

設計文件電子簽名系統要符合電子簽名法相關要求，生成的電子簽名為法律規定的可靠電子簽名；同時按照設計→校對→審核→審定的設計工作一般流程進行按流程順序的批量簽名而非同時批量簽名，以利于簽字人如使用手寫簽名時一樣，對設計文件質量進行管控。

經簽署后的電子文件如發生變動，簽名即失效；簽名人通過賬號密碼等管理并授權使用本人電子簽名。

3.2 設計文件出圖管理系統

出圖管理系統通過接口與云南省勘察設計咨詢業管理信息網相連獲得項目電子出圖章，并比對經電子簽名系統完成簽署進入出圖管理系統的設計文件與電子出圖章信息是否一致，在電子簽名系統的配合下為設計文件添加出圖章，提取標準圖簽上含有的設計階段、子單位工程、專業、圖紙版次、張數等信息，建立項目設計文件目錄樹，搜集CAD 等設計電子文件，統一電子文件保存格式。

出圖管理系統對電子出圖章的使用進行全程控制，實現電子出圖章在系統內部運轉，不外流、不錯用；通過建立項目文件目錄樹，全面搜集設計電子文件，實現電子文件的歸檔預整理，同時完成電子文件版本控制，避免出現版本不清，版本混亂的情況。

3.3 設計文件檔案管理系統

通過檔案管理系統，工程組可對出圖系統中已經預整理的項目設計電子文件目錄進行整體移交歸檔，移交檔案管理系統的電子文件為最終成果文件。檔案管理系統支持對設計文件之外的項目相關電子文件的導入；在對項目保管期限，起止日期、密級等完成著錄后，歸檔電子文件進入檔案管理服務器單獨保存，減少勘察設計單位為保存圖紙等持續增長的紙質成果文件而投入的人力、房屋、設備等管理成本。

檔案管理系統對歸檔項目類型、規模、項目所在地、委托方、合同金額等信息建立分類索引，在方便查找利用的同時，對項目進行統計分析，形成設計項目案例庫，提高設計文件復用率，提升設計工作效率，并根據用戶授權審批情況，提供設計成果電子文件在線預覽，電子文件下載等服務。歸檔后的成果文件可以電子文件或打印為紙質文件的形式提供給委托方。

4 結語

通過電子簽名、出圖管理、檔案管理各系統間相互配合，無縫銜接，構建起勘察設計單位數字化圖檔管理系統，設計電子文件從形成伊始便在系統內部閉合的全數字化環境中運行、保管和利用，配合元數據等手段記錄電子文件的操作運行情況，解決使用電子出圖章后可能出現的設計成果文件完整性、有效性、真實性問題，避免電子出圖章外流。建設數字化圖檔管理系統，既適應我省勘察設計單位設計工具數字化的現狀，又是使用電子出圖章后的客觀要求，同時也符合電子文件單軌制管理的檔案管理改革新方向。