對新冠肺炎疫情防控檔案工作的幾點(diǎn)思考

■ 黃 慶 仝 莉 尹慶紅

對新冠肺炎疫情防控檔案工作的幾點(diǎn)思考

■ 黃 慶 仝 莉 尹慶紅

摘 要：本文結(jié)合貫徹落實(shí)國家檔案局、云南省檔案局關(guān)于新冠肺炎疫情文件材料歸檔有關(guān)要求，以確保文件材料應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸為目標(biāo)，在歸屬范圍、職能職責(zé)、保障措施等方面提出作者的看法，并就做好疫情防控檔案工作提出幾點(diǎn)不成熟的建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：新冠肺炎疫情 文件材料歸檔 檔案管理

2020年春，一場新冠肺炎疫情席卷祖國大地，面對疫情，黨中央、國務(wù)院高度重視，習(xí)近平總書記親自指揮、親自部署，多次作出重要指示，各級黨委政府迅速做出相關(guān)工作部署，全國上下全面貫徹落實(shí)疫情防控工作要求，抓實(shí)抓細(xì)各項(xiàng)防控措施，在抗擊疫情的阻擊戰(zhàn)中，大家眾志成城，萬眾一心，人人都是參與者，共同為打贏這場沒有硝煙的戰(zhàn)役貢獻(xiàn)著各自的力量。在這場戰(zhàn)役中，有許多好的做法和經(jīng)驗(yàn)，也有很多的教訓(xùn)，這些都將成為今后處理類似突發(fā)事件的重要參考。將這些做法、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)以文字、圖標(biāo)、聲像、電子等形式按照規(guī)范固化下來，就是新冠肺炎疫情防控（以下稱疫情防控）檔案。它是國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成的對國家和社會有保存價值的真實(shí)記錄，是各級黨委和政府領(lǐng)導(dǎo)人民群眾抗擊疫情的客觀反映，是處理和應(yīng)對公共衛(wèi)生突發(fā)事件，完善重大疫情防控體制機(jī)制，健全國家公共衛(wèi)生應(yīng)急管理體系的重要參考和依據(jù)，對科學(xué)精準(zhǔn)打贏重大突發(fā)疫情防控戰(zhàn)役，確保人民群眾生命安全和身體健康有重要的參考價值和借鑒作用。

做好疫情防控檔案工作，各級檔案部門和檔案工作者責(zé)無旁貸。2月7日，國家檔案局官網(wǎng)發(fā)布了《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》指出：疫情防控檔案是黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的真實(shí)記錄，對工作查考研究、經(jīng)驗(yàn)借鑒具有十分重要的價值，各級檔案部門要加強(qiáng)對疫情防控材料收集歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極爭取將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。云南省檔案局也及時作出反應(yīng)，于2月11日下發(fā)了《云南省檔案局關(guān)于做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知》，要求各級檔案部門提高政治站位，高度重視疫情防控文件材料歸檔工作，明確收集范圍，切實(shí)保障疫情防控文件材料齊全完整，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，做好疫情防控檔案整理移交工作。

作者結(jié)合貫徹落實(shí)國家檔案局、云南省檔案局關(guān)于新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔有關(guān)要求，以確保文件材料應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸為目標(biāo)，在歸屬范圍、職能職責(zé)、保障措施等方面提出幾點(diǎn)看法，并就做好疫情防控檔案工作提出幾點(diǎn)不成熟的建議，以供參考。

1 歸屬范圍

《云南省檔案局關(guān)于做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知》確定了19個方面的歸檔內(nèi)容，基本涵蓋歸檔范圍，但未明確歸屬范圍，這些文件材料應(yīng)按照其來源、形成規(guī)律和特點(diǎn)，分別歸屬不同的全宗，既確保其系統(tǒng)性，又保證各個全宗檔案的完整性。

1.1 應(yīng)對新冠肺炎疫情領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部

本級黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)疫情防控工作的批示、指示和講話；上級和本級黨委、人大、政府、政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)檢查、督查疫情防控工作和慰問疫情防控人員形成的各類文件材料；本級黨委、政府及其指揮部在疫情防控工作形成的文件材料，包括重大決策、公告、通知、意見、通報、簡報、防控方案，工作計劃、實(shí)施方案、統(tǒng)計報表、動態(tài)數(shù)據(jù)、工作報告、工作總結(jié)、制度規(guī)定等；有關(guān)疫情防控期間復(fù)工復(fù)產(chǎn)、脫貧攻堅、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、保障基本民生中形成的文件材料；召開的專門會議、新聞發(fā)布會等形成的文件材料，以及上級領(lǐng)導(dǎo)的重要批示、指示和講話等；上級黨委和政府及有關(guān)主管部門關(guān)于本地做好疫情防控工作的部署、指示、規(guī)定、通知、通報等；本地建立疫情防控工作機(jī)構(gòu)、協(xié)調(diào)機(jī)制等形成的文件材料；本級關(guān)于疫情防控工作重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，下級的重要請示及本級對下級的批復(fù)、批示；有關(guān)疫情防控的各種預(yù)案、監(jiān)測方案及治療技術(shù)操作規(guī)程等文件材料；對車站、機(jī)場、碼頭、出入境口岸和汽車、火車、地鐵、飛機(jī)、輪船等交通工具和流動人員進(jìn)行衛(wèi)生檢疫和交通管制等形成的重要文件材料；接受社會救助、捐贈及資金、物資分配和使用形成的文件材料；新聞媒體關(guān)于本地疫情防控工作的宣傳材料；與疫情防控工作有關(guān)的社會治安綜合治理、打擊制假、售假、哄抬物價、詐騙、造謠、傳謠等各類違法犯罪活動中形成的重要文件材料；在疫情防控工作中涌現(xiàn)的先進(jìn)典型事跡及英模人物表彰材料；本級紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)對疫情防控不力、工作嚴(yán)重失誤等的查處材料；本級援鄂醫(yī)療隊(duì)伍在援助疫情防控工作中形成的重要文件材料；疫情防控工作中產(chǎn)生的各類照片、錄音、錄像、磁盤、光盤、網(wǎng)站網(wǎng)頁和實(shí)物等載體的文件材料。

1.2 重點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)在疫情防控救治具體工作中形成的文件材料，包括篩查、接收、診治新冠肺炎病人及疑似病人的總體方案、防治措施、防治方案、防治方法、疫情報告、治療方案、處方、診斷標(biāo)準(zhǔn)、病案、救治相關(guān)數(shù)據(jù)、防護(hù)指南、心理疏導(dǎo)守則、各類技術(shù)預(yù)案、培訓(xùn)活動材料等；貫徹上級決策、部署、科技攻關(guān)、流行病學(xué)調(diào)查、新聞宣傳（含省市新聞媒體有關(guān)本單位防控救治工作新聞宣傳報道材料）工作中形成的各類材料；本單位發(fā)布的公告、通知、意見、通報、簡報、大事記、會議記錄、工作報告、工作總結(jié)、防治經(jīng)驗(yàn)、研究成果等文件材料；組織醫(yī)藥用品和相關(guān)物資保障和生活保障等工作形成的文件材料；本單位先進(jìn)典型事跡及英模人物表彰材料，本單位網(wǎng)站、微信公眾號等涉及疫情防控救治的頁面材料；本單位參與一線救治工作及其援鄂的專家、醫(yī)生、護(hù)理人員個人檔案（內(nèi)容見后）。

1.3 其他單位和部門

本單位在疫情防控工作中形成通知、通報、通告、規(guī)定、簡報、工作計劃、實(shí)施方案、防控措施、統(tǒng)計報表、動態(tài)數(shù)據(jù)、工作報告、工作總結(jié)、制度規(guī)定等文件材料；疫情防控工作的宣傳材料；在疫情防控工作中涌現(xiàn)的先進(jìn)典型事跡及英模人物表彰材料；對疫情防控不力、工作嚴(yán)重失誤等的處理材料；本單位建立疫情防控工作機(jī)構(gòu)、協(xié)調(diào)機(jī)制、制度規(guī)定等形成的文件材料；上級領(lǐng)導(dǎo)和本單位主要領(lǐng)導(dǎo)檢查督查形成的文件材料。

2 職責(zé)任務(wù)

各級檔案部門、各級領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部、各文件材料形成部門要將疫情防控文件材料歸檔工作列入議事日程，納入工作重點(diǎn)，做到組織落實(shí)、責(zé)任落實(shí)、人員落實(shí)和任務(wù)落實(shí)。

2.1 檔案部門

各級檔案行政管理部門在做好本系統(tǒng)疫情防控工作，確保檔案安全的同時，應(yīng)將疫情防控文件材料歸檔和檔案移交接收工作納入年度重點(diǎn)工作任務(wù)，納入崗位責(zé)任和目標(biāo)考核，及早謀劃，及早介入。既做好“監(jiān)軍”，也當(dāng)好“戰(zhàn)士”。應(yīng)結(jié)合本地實(shí)際及時將省確定的歸檔范圍進(jìn)一步細(xì)化，形成更具可操作性的方案，印發(fā)各單位各部門貫徹執(zhí)行；向同級指揮部派駐業(yè)務(wù)骨干，做好指導(dǎo)并具體參與文件材料收集歸檔；疫情結(jié)束后，檔案行政管理部門應(yīng)及時到領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部、醫(yī)療機(jī)構(gòu)等重點(diǎn)部門現(xiàn)場，進(jìn)行面對面指導(dǎo)，具體幫助編制檔案分類方案、制定歸檔范圍和保管期限表、確定檔案整理辦法。各級國家檔案館要做好接收準(zhǔn)備工作，按照各自重大活動檔案管理辦法規(guī)定，及時將領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部形成的各類檔案接收進(jìn)館。

2.2 領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部

各級領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部應(yīng)將疫情防控文件材料歸檔納入總體防控方案和各小組、相關(guān)人員職責(zé)范圍，制定歸檔制度，落實(shí)所需經(jīng)費(fèi)，指定專人負(fù)責(zé)文件材料收集歸檔，在做好本級指揮部文件材料歸檔的同時，要監(jiān)督指導(dǎo)各級指揮部、各單位疫情防控文件材料歸檔和檔案移交接收；將疫情防控文件材料歸檔納入評先內(nèi)容、納入年度目標(biāo)考核指標(biāo)體系、納入督查范圍。

2.3 各單位和部門

應(yīng)將疫情防控文件材料歸檔列入議領(lǐng)導(dǎo)事日程，納入單位重點(diǎn)工作，納入獎懲范圍，做到人員到位、工作到位、責(zé)任到位、經(jīng)費(fèi)到位，按照各自的文件材料歸檔范圍和保管期限表，以及檔案管理制度，及時將疫情防控文件材料進(jìn)行收集歸檔，確保檔案完整安全和有效利用。

3 建議

3.1 征集補(bǔ)充相關(guān)檔案

3.1.1 今天，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和媒體技術(shù)的發(fā)展，使得信息的記錄方式發(fā)生巨大的改變，形成了全民記憶的狀況，信息記錄的點(diǎn)更多，面更廣，記錄的形式和形態(tài)更加多樣化。各級檔案部門應(yīng)注意疫情防控文件材料形式的豐富性，通過提供技術(shù)支持、發(fā)布收集指南、線上線下指導(dǎo)、開展征集等方式和途徑，將以疫情防控救治有關(guān)的各類文件材料（各單位歸檔范圍以外的）收集起來，確保齊全完整、真實(shí)、可用，連同歸檔范圍的檔案一起，以豐富、生動、關(guān)聯(lián)的形式展示戰(zhàn)“疫”全貌。檔案征集可由各地國家綜合檔案館統(tǒng)一征集，也可由各地領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部征集，歸入指揮部全宗，保持疫情防控檔案的系統(tǒng)性完整性。

內(nèi)容包括：疫情期間市民自發(fā)組織的各種公益捐款、志愿者活動等形成的有關(guān)資料；社會組織、個人捐贈物資憑證、記錄；疫情防控期間居民在家庭生活和社會生活中形成的，與疫情防控有關(guān)的視頻、音頻、圖片等；以反映、描繪、歌頌戰(zhàn)斗在一線的工作人員敬業(yè)奉獻(xiàn)、迎難而上為內(nèi)容，創(chuàng)作的優(yōu)秀文學(xué)、繪畫、書法、攝影、音樂、視頻等藝術(shù)作品；反映疫情防控期間的市情、市貌（村情村貌）等各種照片、視頻等資料；反映各地人民廣泛參與抗擊疫情感人事跡的相關(guān)文件資料，特別是一線醫(yī)務(wù)工作者的個人照片、工作影像、抗疫日記、工作日志、心得體會、“請戰(zhàn)書”、書信、入黨申請書等；在支援湖北武漢、咸寧中作出貢獻(xiàn)的人物和事跡材料；各新聞媒體、自媒體、社交媒體及影視愛好者在直播、采訪過程中形成的紀(jì)實(shí)性資料和宣傳報道材料（包括能夠完整體現(xiàn)某一主題的組圖和音視頻資料，對一線醫(yī)務(wù)工作者、治愈者的采訪音視頻資料等），“入網(wǎng)入格入家庭”調(diào)查排查、“土味”標(biāo)語、大喇叭小廣播喊話等典型材料；衛(wèi)生、防疫、教育、公安、交通、環(huán)保、物資供應(yīng)、農(nóng)村、社區(qū)等防控戰(zhàn)線在抗擊疫情中所形成的典型材料；具有保存價值、反映疫情防控的其他檔案資料。

3.1.2 我知道你為了誰，我也要知道你是誰。在此次疫情防控中，很多參與過2003年非典防治的專家和醫(yī)務(wù)工作者發(fā)揮了重要的作用，這也啟示我們，建立新冠肺炎疫情防控專家和醫(yī)務(wù)工作者檔案是十分必要的。采集建立在本地醫(yī)療機(jī)構(gòu)開展防控救治工作及援鄂專家、醫(yī)務(wù)工作者檔案，并納入各級領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部歸檔范圍，以便于今后處置類似突發(fā)公共衛(wèi)生事件時對醫(yī)務(wù)人員的統(tǒng)一調(diào)配。采集內(nèi)容包括姓名、性別、出生年月、簡歷、所在單位及科室、抽調(diào)單位、參加防控工作單位、專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）、專業(yè)特長、抗擊疫情業(yè)績、表彰獎勵等。

3.2 全宗劃分和類別設(shè)置

3.2.1 各級防控領(lǐng)導(dǎo)小組指揮部全部檔案作為一個全宗進(jìn)行整理和管理。

3.2.2 重點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)疫情防控救治檔案作為一個大類進(jìn)行整理和管理。此次防控救治工作對于一個醫(yī)療機(jī)構(gòu)來說，是一個系統(tǒng)工程，不僅涉及急癥、重癥、呼吸、感染等重點(diǎn)科室，還涉及黨務(wù)、行政、檢驗(yàn)、后勤等保障輔助科室，所形成的檔案分散在各個部門，為確保其系統(tǒng)性、完整性，避免重復(fù)交叉，應(yīng)在單位原檔案分類的基礎(chǔ)上，單獨(dú)設(shè)立一個大類進(jìn)行歸檔整理。

3.2.3 其他各單位形成的文件材料歸入2020年度，材料較多的，單獨(dú)作為一類整理保管，材料較少的可以不單獨(dú)設(shè)類，可列入文書檔案。

3.3 激勵措施

在疫情防控文件材料收集歸檔和檔案管理工作中作出顯著成績的，檔案專業(yè)職稱評審機(jī)構(gòu)在其申報評審高一級檔案專業(yè)技術(shù)職稱時，應(yīng)給予優(yōu)先。近日，云南省委組織部、省衛(wèi)健委等六個部門為奮戰(zhàn)在抗擊新冠肺炎一線的醫(yī)務(wù)工作者、新聞工作者和科研人員，在職稱申報評審、人才評選、項(xiàng)目申報和表彰獎勵等方面出臺傾斜優(yōu)惠九大措施，引導(dǎo)激勵廣大人才加入到打贏新冠肺炎疫情防控阻擊戰(zhàn)中來。檔案工作是整個防控工作的重要組成部分，對在疫情防控檔案工作中作出突出貢獻(xiàn)的檔案專業(yè)技術(shù)人員，在申報評審高一級檔案專業(yè)技術(shù)職稱中也應(yīng)該給予優(yōu)先。疫情防控和救治檔案工作作為評審時的重要參考，相關(guān)檔案工作總結(jié)、專題報告作為職稱評審的重要業(yè)績成果材料，適當(dāng)降低論文要求，特別是評審檔案專業(yè)高級職稱的人員。受縣級以上黨委政府表彰或記功以上獎勵的先進(jìn)個人，同等條件下優(yōu)先評審。受市級以上表彰的防控和救治先進(jìn)集體，其單位檔案收集齊全完整的，從事檔案工作的人員評審高一級檔案專業(yè)技術(shù)職稱，按照受縣級以上黨委政府表彰或記功以上獎勵的先進(jìn)個人條件同等對待，同等條件下優(yōu)先評審。

3.4 實(shí)事求是歸檔

推進(jìn)疫情防控檔案工作，要充分考慮各地各單位的實(shí)際情況，堅持一切從實(shí)際出發(fā)，力戒形式主義和官僚主義，在確定新冠肺炎疫情防控檔案的工作標(biāo)準(zhǔn)、工作要求時，既要符合檔案法規(guī)制度，又要符合各地各單位工作實(shí)際，不能脫離實(shí)際追求所謂的高水準(zhǔn)、上檔次。另外，新冠肺炎疫情防控檔案作為新冠肺炎疫情防控工作的原始記錄，其形成過程必須實(shí)事求是，如實(shí)反映疫情防控的進(jìn)程和成果，確保疫情防控工作的整個過程可追溯、可查詢，形成什么材料就歸檔什么材料，堅決防止過后編文件，補(bǔ)材料，形成事實(shí)上的檔案造假。

3.5 積極實(shí)踐電子文件單套制管理

一方面，此次疫情防控所形成的文件材料內(nèi)容豐富，涉及范圍廣泛，信息量大，且絕大部分都以電子文件形式出現(xiàn)。另一方面，經(jīng)過多年的探索，電子文件電子化單套制歸檔技術(shù)日臻完善，認(rèn)可電子檔案憑證效力的法律法規(guī)日益完善，在本次疫情防控檔案管理中全面運(yùn)用電子文件單套制歸檔完全可行。同時，電子文件電子化歸檔可以遠(yuǎn)程完成，不會因?yàn)橐咔槿藛T活動受限和無法面對面歸檔而影響疫情防控文件材料的及時歸檔。建議各地檔案部門在此次疫情防控文件材料歸檔工作中，積極探索實(shí)踐電子文件電子化單套制管理，并在取得經(jīng)驗(yàn)后在其他領(lǐng)域積極推廣利用。

作者單位：黃慶：玉溪市檔案館，仝莉：玉溪市婦幼保健院，尹慶紅：玉溪市人事考試院