英國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究及啟示

盧芷晴/上海大學(xué)圖書(shū)情報(bào)檔案系

近年來(lái)我國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型在不斷推進(jìn)，但要完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型還有一段相當(dāng)長(zhǎng)的路要走。因此，檔案部門要主動(dòng)學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，加快推進(jìn)我國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。英國(guó)是最早提出檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的國(guó)家之一[1]，本文通過(guò)分析并總結(jié)英國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的歷程和特點(diǎn)，以期立足數(shù)字時(shí)代下我國(guó)檔案工作的發(fā)展實(shí)際，對(duì)我國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提出有參考性的建議。

1 英國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的歷程

1.1 重塑：《國(guó)家檔案館在線戰(zhàn)略》（2008—2010）

2008年，英國(guó)國(guó)家檔案館深刻意識(shí)到數(shù)字環(huán)境給檔案工作所帶來(lái)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，認(rèn)為要應(yīng)對(duì)數(shù)字革命帶來(lái)的沖擊，檔案館必須“主動(dòng)出擊”，從根本上重塑檔案工作模式。英國(guó)國(guó)家檔案館及時(shí)推出了《國(guó)家檔案館在線戰(zhàn)略》，闡明未來(lái)三年的工作計(jì)劃與實(shí)現(xiàn)策略。該戰(zhàn)略明確提出要重新開(kāi)展檔案用戶需求調(diào)查，通過(guò)訪談和分析已收集的相關(guān)數(shù)據(jù)充分了解數(shù)字環(huán)境下用戶的新需求，填補(bǔ)數(shù)字時(shí)代背景下檔案館對(duì)用戶新需求認(rèn)識(shí)的空白；要重組檔案網(wǎng)站框架，更新檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能，如開(kāi)發(fā)具有一對(duì)多交互功能的高質(zhì)量在線服務(wù)工具，滿足用戶與日俱增的需求；要重新組織檔案館工作內(nèi)容，明晰數(shù)字環(huán)境下檔案館的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)，厘清檔案館的權(quán)與責(zé)并加強(qiáng)與其他部門的合作[2]。

1.2 筑基：《國(guó)家檔案館檔案數(shù)字化計(jì)劃》（2009—2013）

《國(guó)家檔案館在線戰(zhàn)略》推行后，檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的條件得到了極大的改善。之后英國(guó)國(guó)家檔案館推出了《國(guó)家檔案館檔案數(shù)字化計(jì)劃》，對(duì)數(shù)字化檔案的內(nèi)容以及如何實(shí)現(xiàn)在線利用進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)劃。該計(jì)劃闡明了國(guó)家檔案館的轉(zhuǎn)型目標(biāo)，指出為應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化保存的挑戰(zhàn)，檔案工作者需要不斷提升技術(shù)水平；根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)，列出了“筑基”階段將進(jìn)行數(shù)字化的檔案內(nèi)容；根據(jù)不同類型檔案的利用情況，明確各個(gè)數(shù)字化項(xiàng)目的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

1.3 推進(jìn)：《檔案激勵(lì)計(jì)劃》（2015—2019）

在總結(jié)前兩個(gè)階段的經(jīng)驗(yàn)以及反思當(dāng)前不足的基礎(chǔ)上，英國(guó)國(guó)家檔案館推出了《檔案激勵(lì)計(jì)劃》，以進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。該計(jì)劃提出要以全新的數(shù)字服務(wù)方式和更優(yōu)質(zhì)的線上體驗(yàn)激發(fā)公眾的利用熱情；要發(fā)揮好國(guó)家檔案館的核心作用，充分調(diào)動(dòng)行業(yè)內(nèi)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的積極性，加強(qiáng)各方聯(lián)系；要提高社會(huì)對(duì)檔案館重要性與潛力的認(rèn)識(shí)，激發(fā)社會(huì)機(jī)構(gòu)與檔案館的合作熱情；要開(kāi)展有規(guī)模的跨學(xué)科培訓(xùn)，激發(fā)檔案學(xué)者的研究熱情；要鼓勵(lì)建設(shè)數(shù)字檔案館，努力建設(shè)世界領(lǐng)先水平的數(shù)字檔案館[3]。該計(jì)劃清晰地指明了該階段的發(fā)展目標(biāo)與實(shí)踐方式，鼓勵(lì)檔案館加強(qiáng)與公眾、社會(huì)機(jī)構(gòu)、政府的溝通合作。

1.4 強(qiáng)化：《國(guó)家檔案館數(shù)字戰(zhàn)略》（2017—2019）和《國(guó)家檔案館數(shù)字能力建設(shè)戰(zhàn)略》（2019—2022）

英國(guó)在檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的強(qiáng)化階段共提出兩個(gè)標(biāo)志性戰(zhàn)略，分別是《國(guó)家檔案館數(shù)字戰(zhàn)略》（2017—2019）和《國(guó)家檔案館數(shù)字能力建設(shè)戰(zhàn)略》（2019—2022）。英國(guó)檔案館首先提出了《國(guó)家檔案館數(shù)字戰(zhàn)略》，指出社交媒體平臺(tái)的飛速發(fā)展給檔案歸檔工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也激發(fā)了用戶的參與度，因此要進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字檔案館的建設(shè)，改變傳統(tǒng)實(shí)體檔案館的訪問(wèn)形式，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)擴(kuò)大檔案館的影響力，提升檔案工作者的數(shù)字素養(yǎng)，并加強(qiáng)與各方的合作，建立合作長(zhǎng)效機(jī)制[4]。之后英國(guó)國(guó)家檔案館又推出了《國(guó)家檔案館數(shù)字能力建設(shè)戰(zhàn)略》（2019—2022），該戰(zhàn)略重點(diǎn)關(guān)注檔案館數(shù)字參與、數(shù)字利用、數(shù)字保存、數(shù)字技能四個(gè)方面內(nèi)容，并再次強(qiáng)調(diào)了檔案工作者數(shù)字技能和數(shù)字素養(yǎng)的重要性[5]。

2 英國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的特點(diǎn)

2.1 以清晰的目標(biāo)規(guī)劃為引導(dǎo)

英國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的每個(gè)階段、每個(gè)戰(zhàn)略計(jì)劃都具有清晰的目標(biāo)規(guī)劃，對(duì)不同主體每個(gè)階段的任務(wù)與時(shí)間節(jié)點(diǎn)都有明確的劃分，為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供清晰的指引。一是整個(gè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是循序漸進(jìn)開(kāi)展的，每個(gè)階段制定中短期的戰(zhàn)略計(jì)劃，對(duì)相應(yīng)的工作做出詳細(xì)規(guī)劃。二是每個(gè)階段的戰(zhàn)略計(jì)劃不僅包含宏觀的闡述，還包含具體的提升措施與詳細(xì)的工作流程，精確到任務(wù)的執(zhí)行者與啟動(dòng)時(shí)間。

2.2 以扎實(shí)的調(diào)查數(shù)據(jù)為依托

英國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的規(guī)劃布局并非是要覆蓋整個(gè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方方面面，而是依托大量的調(diào)查數(shù)據(jù)找出每個(gè)階段中較為薄弱的環(huán)節(jié)，確定優(yōu)先發(fā)展領(lǐng)域，將精力集中在最有價(jià)值的探索上，如《國(guó)家檔案館數(shù)字能力建設(shè)戰(zhàn)略》中提到“根據(jù)英國(guó)聯(lián)合信息委員會(huì)的調(diào)查顯示仍有48%的受訪者（檔案工作者）表示他們無(wú)法自行生成數(shù)字文件也無(wú)法對(duì)其進(jìn)行校驗(yàn)，有49%的受訪者（檔案工作者）無(wú)法執(zhí)行檔案的格式分析，有55%的受訪者（檔案工作者）自己無(wú)法從數(shù)字文件中提取元數(shù)據(jù)”[6]，所以該戰(zhàn)略倡導(dǎo)優(yōu)先建設(shè)數(shù)字保存能力。

2.3 以積極的合作理念為原則

英國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型中所推行的戰(zhàn)略計(jì)劃都十分強(qiáng)調(diào)合作理念，在《國(guó)家檔案館在線戰(zhàn)略》中強(qiáng)調(diào)要加強(qiáng)與社會(huì)機(jī)構(gòu)的合作，但在《國(guó)家檔案館數(shù)字能力建設(shè)戰(zhàn)略》中也明確指出合作不等同于依賴。在以往工作中檔案館過(guò)度依賴IT部門，喪失了對(duì)數(shù)字化工作基礎(chǔ)框架（包括硬件、軟件、網(wǎng)站建設(shè)）的掌控。因此英國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型倡導(dǎo)的是一種積極的合作理念，檔案館與IT部門的合作不是簡(jiǎn)單地將數(shù)字化工作交給IT部門完成，而是請(qǐng)IT部門提供技術(shù)指導(dǎo)，幫助檔案工作人員提高技術(shù)水平，提升數(shù)字素養(yǎng)。

2.4 以有效的公眾參與為動(dòng)力

數(shù)字時(shí)代強(qiáng)調(diào)公眾參與，實(shí)際上是對(duì)“以用戶為中心”這一理念的更深層次表達(dá)。英國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型將公眾參與放在重要的戰(zhàn)略位置，強(qiáng)調(diào)要重視調(diào)動(dòng)公眾積極性，加強(qiáng)公眾的參與度，從而更好地了解公眾的利用需求、優(yōu)化用戶體驗(yàn)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

3 對(duì)我國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的啟示

3.1 重視實(shí)踐調(diào)查，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)

檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，而且戰(zhàn)略和計(jì)劃的具體實(shí)施難以完全與預(yù)期相契合，因此這項(xiàng)工作很難一步到位。我國(guó)檔案部門應(yīng)參考英國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型具體實(shí)踐的調(diào)查，根據(jù)實(shí)際情況制定短期、中期、長(zhǎng)期發(fā)展方略和發(fā)展計(jì)劃。就我國(guó)當(dāng)前檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)狀而言，數(shù)字時(shí)代下組織內(nèi)部的協(xié)作以及社會(huì)與公眾的參與已然成為重要的發(fā)展趨勢(shì)，檔案部門應(yīng)該重視實(shí)踐調(diào)查，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，為我國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型規(guī)劃藍(lán)圖。

3.2 拓寬合作思路，倡導(dǎo)多元合作

檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)復(fù)雜工程，與不同領(lǐng)域的機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作有利于最大限度地發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。英國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型強(qiáng)調(diào)與不同主體的溝通協(xié)作，我國(guó)在檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，合作伙伴以信息技術(shù)部門為主，合作主體較為單一，英國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的特點(diǎn)可為我國(guó)拓寬合作主體提供新思路。一是與慈善基金會(huì)合作，檔案館提供專業(yè)的知識(shí)服務(wù)，基金會(huì)提供一定的資金支持，雙方達(dá)成合作共識(shí)、實(shí)現(xiàn)共贏。二是深化與新媒體平臺(tái)合作，檔案館為新媒體平臺(tái)提供真實(shí)可靠的檔案信息資源，幫助其優(yōu)化新媒體內(nèi)容質(zhì)量，新媒體平臺(tái)則可以利用數(shù)字傳播知識(shí)幫助檔案館講好檔案故事，吸引公眾的關(guān)注和參與，檔案部門可在現(xiàn)有的實(shí)踐基礎(chǔ)上深化與新媒體平臺(tái)的合作。

3.3 擺脫對(duì)信息技術(shù)部門的過(guò)分依賴，夯實(shí)業(yè)務(wù)能力

分析英國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的特點(diǎn)與經(jīng)驗(yàn)可以發(fā)現(xiàn)，檔案工作人員始終是檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的主心骨，檔案工作人員不能在謀求合作的過(guò)程中喪失主導(dǎo)權(quán)和主動(dòng)權(quán)。參考英國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成功經(jīng)驗(yàn)，我國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型應(yīng)建立“一核多元”的發(fā)展模式，以檔案機(jī)構(gòu)為中堅(jiān)力量帶動(dòng)社會(huì)各方齊參與、共治理，推動(dòng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的完成。因此，我國(guó)在檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，要重視對(duì)檔案工作者業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，提高檔案工作者的數(shù)字技能和數(shù)字素養(yǎng)。一方面，要從“源頭”抓起，重視檔案學(xué)專業(yè)學(xué)生的人才培養(yǎng)，加強(qiáng)與高校聯(lián)系，重點(diǎn)培育適應(yīng)數(shù)字檔案工作發(fā)展的專業(yè)型人才。另一方面，當(dāng)前在職的檔案工作者大多缺少檔案專業(yè)背景和專業(yè)的數(shù)字技能培訓(xùn)，因而還需要著力抓好在職人員的繼續(xù)教育。

3.4 敢于開(kāi)拓創(chuàng)新，豐富參與模式

目前我國(guó)數(shù)字參與模式仍較為單一，借鑒英國(guó)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型經(jīng)驗(yàn)，未來(lái)我國(guó)數(shù)字參與模式可在參與對(duì)象、參與形式、參與內(nèi)容上有新的發(fā)展。一是參與對(duì)象覆蓋面要更廣，利用web3.0環(huán)境將數(shù)字檔案工作滲透到公眾的生活之中，使更多不同身份、年齡的公眾都參與到其中。二是參與形式要更加多樣，將“參與”置于更加廣闊的語(yǔ)境之中來(lái)理解，以全景視角理解與構(gòu)想“參與”。三是參與內(nèi)容要更加豐富，當(dāng)前數(shù)字參與內(nèi)容大多局限在“后端”的“歷史”信息，而缺少對(duì)那些占據(jù)數(shù)量上絕對(duì)優(yōu)勢(shì)且更加“年輕”的數(shù)字原生數(shù)字信息的關(guān)注[7]，未來(lái)數(shù)字參與的內(nèi)容除了關(guān)注過(guò)去紙質(zhì)檔案數(shù)字化的問(wèn)題外，還需要關(guān)注現(xiàn)行時(shí)空下原生數(shù)字信息的歸檔問(wèn)題，使公眾不僅能參與“過(guò)去”還能參與“現(xiàn)在”。