新冠肺炎疫情防控檔案征集：機遇、挑戰與對策

孫大東 彭登輝/鄭州大學信息管理學院

在新冠肺炎疫情防控工作中形成的疫情防控檔案是國家和社會抗擊疫情過程中最真實的記錄，可為各級部門應對突發性事件提供有益的借鑒與參考。基于疫情防控檔案的特殊性、重要性，2020年2月7日，國家檔案局發布了《國家檔案局關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，指出檔案部門要把疫情防控工作作為當前最重要的工作來抓，要積極履職盡責，創新工作方法，為打贏疫情防控阻擊戰作出檔案部門應有的貢獻。隨后，浙江省檔案館、吉林省檔案館等紛紛開設了新冠疫情防控檔案專項征集郵箱，面向全社會開啟疫情防控檔案的線上征集工作。

1 疫情防控檔案征集的意義

1.1 優化館藏結構。新中國成立以來我國發生過多起重大公共衛生事件，如2003年“非典”疫情暴發，但這些事件普遍具有持續時間不長、傳染地域范圍不大等特點，加之當時技術手段不夠先進、社會檔案意識不強，檔案部門并未完整征集到反映社會大眾抗疫全貌的電子檔案、網頁資訊、音像記錄以及其他實物檔案等，沒有形成較為全面的、具有較高價值的疫情防控檔案全宗。相比較而言，新冠疫情持續時間更長、社會影響更大，國家層面和社會公眾對疫情防控工作高度重視，并充分借助新媒體平臺，形成了數量巨大、種類豐富、價值較高的疫情防控檔案。做好疫情防控檔案的征集可為研究疫情傳播規律、研發防疫藥物、建立防控機制等提供重要的支撐與參考。

1.2 轉變征集模式。在以往的檔案征集工作中，檔案部門未能脫離“等客上門，被動接收”的“窠臼”，也未能適應大數據、全信息時代的趨勢加強信息化建設，過分重視對政府材料、防疫一線檔案的征集而忽略了網絡媒體中廣泛分布的資訊信息。然而當前疫情尚未得到完全控制，一方面社會公眾積極響應不出門、不集會的號召，檔案線下征集工作還存在較大困難；另一方面近年來信息技術飛速發展，云存儲、云抓取和遠程傳輸技術等已經較為成熟，疫情期間社會實踐活動又很大程度上依賴于網絡，社會對于網絡云服務、云辦公的認知發生了巨大改變，這為開展疫情防控檔案線上征集提供了極大便利，即便是征集口述材料，也可通過釘釘、騰訊會議等云會議軟件開展。這些促使疫情防控檔案征集工作由傳統的線下征集向著網絡征集模式的轉變，在以后的征集工作中是否應該全面持續和展開也成為值得檔案部門去深思的一個問題，檔案征集模式從傳統的上門接收、到館移交轉變為常態化的網絡傳輸成為一種可能，并將很大程度上擴大檔案征集范圍，提高檔案征集工作效率。

1.3 革新征集理念。習近平總書記強調，新冠肺炎疫情是對國家治理體系和治理能力的一次大考，既有經驗，也有教訓，要加快補齊治理體系的短板和弱項，樹立“全周期管理”意識，探索超大城市現代化治理新路子[1]。新冠疫情的暴發打破了社會的常規運行狀態，使潛在問題得以集中凸顯。如，檔案部門未能樹立多主體參與的征集理念，仍習慣于單兵作戰、各自為政，缺乏與史志部門、衛生部門等加強合作的意識以及強化業務指導的魄力，原有檔案征集方法和程序與當前工作也并不能完全相適應，存在線下征集較困難、征集工作缺乏應急預案與經驗等問題。這就推動檔案部門積極轉變征集思路，及時更新征集理念，爭取早日實現從被動征集、后端保管、孤軍奮戰到主動征集、前端干預、合作共享的轉變。

2 開展疫情防控檔案征集面臨的困難

2.1 征集主體多元。疫情防控檔案見證了黨和國家領導人民抗擊疫情的歷史、存儲了共克時艱的公眾記憶、記錄了各行各業在特殊時期的社會活動。根據筆者調查，除各級各類檔案部門外，陜西省旬邑縣黨史研究室、浙江省圖書館、中國國家博物館等史志部門、圖書館、企事業單位也主動參與到疫情防控檔案的征集工作中，在一定程度上給檔案部門的征集工作帶來了“競爭”。其中，較有代表性的為3月18日國家文物局印發《關于新冠肺炎疫情防控代表性見證物征集和保存工作的通知》，要求各級文物主管部門和博物館做好相關材料的征集和保存工作；中國通信企業協會面向社會各行業征集ICT技術在疫情防控中發揮支撐作用的典型案例等。檔案部門如何在眾多征集主體中脫穎而出、圓滿地完成征集工作，面臨挑戰。

2.2 征集工作難度大。一是征集手段單一。筆者通過對網站的檢索和調查，按照類別和層級共抽取了16家征集疫情防控檔案的單位，發現其中采用電子郵箱征集的有12家，占到了樣本總數的75%，只有少數通過實物郵寄、征集系統等組合的方式進行征集，征集的手段過于單一，且存在一定的問題，如電子郵箱接收、征集來的檔案是否符合歸檔規范，能否全面、立體、系統地展示檔案形成主體抗疫工作的全部過程，這些往往很難保證。二是專業性較強。一方面，新冠疫情防控檔案種類繁雜、來源廣泛，需要檔案征集人員能夠根據事項性質、形成主體對檔案價值進行專業的判斷。另一方面，疫情防控一線衛生部門形成了大量的涉及醫學專業知識的檔案材料，如救治過程中形成的診治方案、病毒檢測工作中產生的信息、疫情防控科研攻關形成的研發檔案等，具有較強的醫學專業性且涉及知識產權以及患者隱私，需要征集人員具有一定的醫學素養并能夠在征集工作中處理好公開與保密的關系。三是缺乏對于征集合法性、約束力的制度保障。疫情防控檔案征集工作并不具有強制性，因此難免會出現部分單位以隱私和缺乏上級批示等理由拒絕配合的現象。此外，方艙醫院、各級疫情防控工作領導小組等臨時性機構中并未設立專職的檔案人員，其在疫情防控工作中形成的檔案材料如若不及時收錄，待疫情結束后很可能隨形成人員分散至各工作單位保管，無法保證檔案有機整體的完整性和系統性。

2.3 征集理念更新慢。當前，檔案部門在接收、征集疫情防控檔案中表現出了較強的專業性、責任感和使命感，但部分檔案部門仍存在征集理念無法與當前非常態情勢完全相適應的問題。如，未能很好地統籌常態征集與非常態征集工作，缺乏重大公共衛生事件檔案征集的應急經驗，未能為非常態下的力量調配、物資儲備、服務資源等留出適度冗余，在如何保障常態征集工作順利、高效地過渡到非常態狀態上還存在較大提高空間。再如，缺乏更高層次的頂層設計，未能形成一套完整的非常態征集制度和健全的法律保障體系，征集流程不清晰、征集對象不明確的現象突出，獎勵監督機制有待建立與完善，主動征集意識不強，缺乏前期干預的思想。

3 加強疫情防控檔案征集工作的策略

3.1 構建合理完善的征集機制。應當在法律法規中明確國家檔案館在疫情防控檔案征集工作中的主導地位，為檔案部門征集各單位的疫情防控檔案提供相應的法律依據。檔案部門自身也應主動出擊、變被動為主動，建立一套規范、有序的征集秩序以及相應的工作考核監督機制，明確征集流程、征集范圍，細化考核標準，監督、指導各單位的疫情檔案征集工作。對此，可充分借鑒蘇州市檔案館的征集經驗，建立檔案價值評估標準以及相應的評估專家庫，完善經費審批制度、紀委監督等各項流程。最后，檔案部門可以制作吸引人的征集標語、創新方便人的途徑，加大對于自愿捐獻具有較高價值疫情防控檔案的單位或個人的獎勵力度，鼓勵他們將其所擁有的疫情防控檔案向檔案部門移交。

疫情防控檔案征集是一項艱巨的系統工程，要做好這項工作，社會重視、各方協作是關鍵。檔案部門應及時與行政管理部門、公共衛生機構、史志部門等相關機構和人員建立合作關系，盡快對歸檔范圍及要求達成共識并給予業務上的指導和幫助，建立全方位、開放式的疫情專題數據庫，對于需要加密的檔案信息控制其使用范圍，并鼓勵社會各界人士按照標準及時補充，共建共享[2]。此外，我國在抗擊疫情的同時也及時分享了疫情相關信息、抗疫經驗等，國外的疫情檔案具有其相應的特殊性和研究意義，因此國家檔案局可以與國外醫療單位、檔案局館加強合作，建立資源合作共享的平臺與制度。

3.2 開展多途徑征集。第一，利用爬蟲技術捕獲以網絡資訊為主的網頁檔案，輔以郵箱、微信等方式，甚至是打造專門的APP來征集疫情期間形成的照片、錄音、視頻等檔案材料。對于防控工作中形成的表彰證書、條幅、筆記等實物，暫時可通過拍照掃描的方式予以歸檔，待疫情結束后再進行征收。第二，檔案部門在要求各單位及時報送應歸檔檔案的同時，應主動深入到一線了解工作進度，提前介入、上門征集，確保文件材料的齊全完整。第三，合理尋求社會力量，委托檔案外包服務機構負責征集。同時，檔案部門應加強對征集人員專業知識、技能以及醫學素養的培訓，加強職業道德和責任感教育，減少因為人員素質的問題出現應歸未歸、錯歸亂歸的現象。

3.3 樹立全周期管理理念。第一，應統籌常態征集與非常態征集工作，建立征集工作應急機制，使常態環境下的檔案征集工作能夠及時轉為非常態，保障非常時期檔案征集工作的高效、有序運轉。第二，加強頂層設計。對突發事件中的檔案征集工作而言，面臨著新的組織體系、新的環境和新的要求，其規劃設計、組織領導、制度建設以及征集過程中的整理、鑒定與歸檔都需從頭開始，亟需法律與制度上的規范。檔案部門應充分抓住機遇，及時建立相應的法律與制度保障，充分發揮出疫情防控檔案輔助決策和科研、宣傳教育與輿論引導的作用。第三，更新觀念。檔案部門應增強主動征集意識，并運用新技術手段實現檔案的智能化管理，實現征集工作的動態管理和閉環管理。浙江省檔案局在新冠疫情發生后迅速出臺了《關于做好全省新冠肺炎疫情防控檔案收集和移交接收工作的指導意見》，利用網絡主動征收、提前建檔、敢于執法監督，實現了日常征集與專題征集、線上線下征集的結合，成為檔案征集工作全周期管理的典范。