大數據時代背景下檔案管理工作方法優化分析

張宏亮

（公主嶺市救助管理站，吉林 公主嶺 136100）

一、大數據概念

大數據是指很難在一定時間內使用常規工具進行管理和處理的海量數據集合，也可稱之為巨量資料。大數據不僅是一種數據集合，更是一種信息資源的集合，為社會發展、企事業單位進步提供了海量、客觀的數據支持。大數據的容量非常大，大量的自動或人工數據通過互聯網方式集合在一起，可以用數據海洋來形容。大數據的數據來源廣泛，數據格式、內容多樣化，不僅包含文本、圖片、視頻等信息，還包含模擬信號等信息。大數據的產生速度非?？欤瑢祿幚硭俣鹊囊笠卜浅８摺Ｍ瑫r，大數據對信息真實性的要求比較高，只有數據質量得到保證，才能更好地發揮大數據的決策支持作用。

二、檔案管理思路

當前的事業單位，發展的時間較長，隨著時間的推移，檔案數據堆積成山，數據信息具有繁雜、量大，且難以整理的特點。在對其進行處理時，不能僅僅簡單的進行轉化成電子信息，對其檔案之間的連接方式與關系要全面考量，使不同檔案之間建立起聯系網，使整體的電子信息呈現有序的特征，使大數據技術運用到檔案管理中的優勢充分發揮，在對檔案進行管理時，才可以實現快速的運用和檢索。

三、大數據視域下事業單位檔案管理面臨的挑戰

（一）專業技術職稱的“缺失”問題。事業單位人事檔案的內容仍按《干部人事檔案工作條例》分十類材料，四類專業技術職務（職稱）材料缺失情況屢見不鮮。由于事業單位專業技術崗位在職稱申報過程中形成的檔案材料《專業技術職務呈報表》和《專業技術以考代評表》，檔案當事人或者單位不注重收集資料，檔案傳遞過程造成檔案丟失，對當事人的未來崗位晉升、調動、退休和社會事務等福利待遇的享受上造成間接性的損失。

（二）管理意識淡薄。在現階段，各種各樣的數據信息堆積成山，按照傳統的管理方式對檔案資料進行處理，則需要投入大量的人力、物力。而檔案管理工作中，要將工作的效率大幅度提升，就需要合理的引進新新技術。而大數據時代，為處理海量的數據信息成為可能。在事業單位中，大部分的單位仍然采取比較傳統的管理模式對檔案進行管理。但是，單位長期發展的過程中，就意味著檔案信息的急劇增加，相關檔案管理的工作人員，其工作量也會呈現倍增的模式，這將難以滿足當前的檔案管理需求。除此之外，事業單位，它具有公益性質，因此其本身具有一定的特殊性，要及時的引進先進技術，存在一定的困難。尤其是在事業單位中，還存在具有保密性質的檔案資料，出于保密要求，相關的事業單位在引進技術時就會比較抗拒，擔憂無法對保密信息進行有效的管理。

（三）信息保密及保密技術。事業單位的檔案具有一定保密性要求，需要對個人、集體全面負責，這就要求事業單位建立健全檔案保密制度。但事業單位受制于自身的性質，在檔案保密方面缺乏完善的制度支持，即便有保密制度也不完備，不僅如此，事業單位在執行檔案保密制度方面存在諸多問題，導致制度落實不到位，多數制度流于形式。另外，互聯網及大數據技術的普及，一方面提高了事業單位的工作效率，另一方面也給保密工作帶來了新挑戰。若不法分子對事業單位內部文件有所企圖，利用病毒、黑客攻擊等方式竊取內部信息資料，就會嚴重影響檔案信息的安全性。

四、優化分析

（一）專人專職，提升人事檔案管理人員的素質。事業單位的人事檔案管理的本質還是人的管理，提高人事檔案管理人員的專業水平迫在眉睫。一是專人專職。根據《干部人事檔案工作條例》規定，每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員，不增加檔案管理人員負荷的工作量。二是及時培訓，熟悉工作流程，學習新設備新技術的使用方法，借用他山之石學習成功經驗，整體提升人事檔案管理業務能力。三是以職稱評聘提升業務專業性，通過專業技術人員職務職級資格申報和聘用，激勵檔案管理人員的工作積極性和價值認同感。

（二）加強安全信息的防護。通過電子檔案，可以有效的將工作效率進行提高。但伴隨而來的還有泄密問題的出現，且泄密行為難以發現。因此，在電子檔案的管理過程中，務必要建立相應的保密制度，對信息的安全性要高度重視。避免因為發生信息泄露，致使國家以及人民的利益遭受損失。首先，事業單位需要根據具體的檔案信息，將相關的保密制度進行建立完善。按照相關程序對檔案資料進行查閱、調取、存儲等操作，必須要按照相應的操作規范進行。除此之外，還需要將相關的計算機技術進行加強，使該系統擁有較強的防火墻，同時，加入身份驗證信息軟件，有效防止惡意攻擊者對信息的竊取。

（三）完善檔案管理機制。應建立健全檔案管理制度，這是事業單位開展檔案管理工作的前提和基礎。在大數據環境下，事業單位必須從檔案管理工作的實際情況出發，制定并不斷優化新型檔案管理制度，促進對檔案管理工作的順利開展。應針對檔案的收集、整理、分類等環節制定明確的規章制度。在檔案借閱方面，也需要明確的規章制度作支持，通過設定科學合理的檔案借閱制度，更好地規范檔案管理人員的工作流程以及用戶查閱檔案的行為，讓檔案借閱工作有章可循，得到有序開展。同時，還需要制定完善的檔案安全管理制度，進一步完善事業單位檔案信息化管理機制，全面提高檔案管理安全水平。

五、結束語

事業單位人事檔案管理制度的建設是不斷探索長效管理機制最有效的方式。這種新型的檔案管理模式并不僅僅是紙質檔案的數字化轉變，更是工作模式的轉換。新時代，事業單位人事檔案管理以黨管人才，為民服務的宗旨，結合檔案管理實際，針對新問題新情況及時制定對應的辦法和措施，全力維護事業單位人事檔案管理的公信力和權威性，更好地服務于選拔忠誠干凈敢擔當的干部、風清氣正的政治生態。