對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討

魏中華

（興安盟農(nóng)村牧區(qū)合作經(jīng)濟(jì)組織服務(wù)中心，內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟 烏蘭浩特 137400）

檔案管理工作，是指檔案信息整理與檔案實體整理工作，并為檔案利用者提供各項服務(wù)。檔案管理工作是企業(yè)、事業(yè)工作單位重要運行、發(fā)展的重要內(nèi)容。信息時代下檔案管理是指信息化檔案管理，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，能夠保障檔案管理有效性，提升檔案管理效果。

一、現(xiàn)代機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的實踐意義

在現(xiàn)代機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展實踐中，人力資源管理是非常核心的內(nèi)容。可以說，科學(xué)高效的人力資源管理，直接關(guān)系著現(xiàn)代機關(guān)事業(yè)單位的內(nèi)部管理成效，直接關(guān)系著現(xiàn)代機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展水平。人事檔案管理能夠為人力資源管理提供詳實的信息數(shù)據(jù)，能夠為人力資源管理提供全面的參考和依據(jù)。為提升人力資源管理成效，必須優(yōu)化人事檔案管理水平。在實踐過程中，積極全面推動人事檔案管理信息化建設(shè)，具有非常重要的實踐意義。此外推動人事檔案信息化建設(shè)，提升人事檔案管理效率科學(xué)優(yōu)化人事檔案管理工作，積極推動人事檔案信息化建設(shè)，能夠在很大程度上改變?nèi)耸聶n案管理滯后的問題，能夠充分全面的提升人事檔案的整體利用成效。

二、特點

（一）全面化特征

在信息時代下開展檔案管理工作，不僅包括了生產(chǎn)資料管理、人事檔案等主要檔案管理內(nèi)容，企業(yè)在運行過程中產(chǎn)生的一切數(shù)據(jù)都被全面納入信息化檔案管理工作當(dāng)中，全面把握企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)資料，豐富檔案內(nèi)容，也能夠為企業(yè)實現(xiàn)檔案管理價值提供必要的基礎(chǔ)。企業(yè)在開展檔案管理工作時，應(yīng)該正視信息時代下的檔案管理工作要求，全面開展檔案管理工作，擴大檔案管理工作容量。信息化特征是信息化檔案管理工作最為典型的特征，用信息技術(shù)開展檔案管理工作。

（二）高價值特征

在信息時代下，企業(yè)檔案不僅是記錄資料，也是企業(yè)運行、生產(chǎn)、決策、管理的重要依據(jù)。企業(yè)在充分把握檔案的基礎(chǔ)上，才能夠更加詳細(xì)地了解企業(yè)內(nèi)部運行信息，作出最為科學(xué)地管理決策。因此在新時代下，企業(yè)檔案管理工作價值能夠得到最大化地開發(fā)，并參與到企業(yè)決策當(dāng)中，真正實現(xiàn)檔案管理工作價值。

三、策略建議

（一）需要持續(xù)的推進(jìn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的管理

檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)，加強檔案管理制度建設(shè)才能有據(jù)可循，使檔案管理更加科學(xué)高效，要結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位實際，加強檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實現(xiàn)硬件和軟件標(biāo)準(zhǔn)一致、統(tǒng)一規(guī)范。制定科學(xué)完善的檔案管理制度，制定檔案管理的“三大紀(jì)律、八項嚴(yán)禁”、人事檔案“三不轉(zhuǎn)、四不借、五不查、六不收”規(guī)定，確保檔案管理有章可循，有據(jù)可依。及時更新完善檔案資料，確保檔案管理規(guī)范化、制度化，檔案得到最大化利用。

（二）更新觀念，加強重視

檔案資料記錄著個人學(xué)歷、社會經(jīng)歷、人事變動、工作成績等內(nèi)容，事關(guān)員工的檔案質(zhì)量，事關(guān)機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，檔案的完整性和準(zhǔn)確性尤為重要。創(chuàng)新觀念，提高認(rèn)識是保障檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)，信息化進(jìn)程下，改進(jìn)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程迫在眉睫，各機關(guān)事業(yè)單位要結(jié)合本單位實際創(chuàng)新檔案管理理念，引入新思路和新技術(shù)。各機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要提高重視程度，認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加強領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)定目標(biāo)，分解任務(wù)，精心部署，將檔案信息化建設(shè)納入單位重點工作計劃，重點進(jìn)行考核，將檔案信息化建設(shè)工作所需經(jīng)費納入單位財政預(yù)算，采用數(shù)字化管理模式，提升機關(guān)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，有序推進(jìn)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程。

（三）培養(yǎng)檔案信息化人才

一是提高重視，為培養(yǎng)檔案管理工作人員營造良好氛圍，在實際工作中形成合力，著重培養(yǎng)綜合素質(zhì)高素質(zhì)檔案人員。二是檔案管理工作人員需主動加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，掌握《文書與檔案管理基礎(chǔ)》《文書工作與檔案管理》《檔案管理員上崗培訓(xùn)》等檔案專業(yè)知識，提高綜合素質(zhì)，成為既精通檔案知識又熟悉信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。三是按檔案信息化要求培養(yǎng)和使用人才的觀念，引進(jìn)來和走出去，通過聘請專家，專題培訓(xùn)，實地考察和業(yè)務(wù)交流，為檔案工作人員提供檔案收集、整理和歸檔工作的專業(yè)培訓(xùn)，并有針對性地對圍繞檔案信息化進(jìn)行專門培訓(xùn)，提升檔案工作人員的責(zé)任意識、專業(yè)能力、專業(yè)思維和安全意識。

總結(jié)：機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理是一項十分重要的工作，實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。要從思想上入手，相關(guān)單位要提高重視程度，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐；建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、科學(xué)化管理；要不斷加強消防設(shè)施設(shè)備，科學(xué)保存數(shù)據(jù)備份，注重保密工作，確保檔案的完整性、真實性；要匯聚人才，加快檔案信息化建設(shè)步伐。