有關如何做好鄉鎮街道檔案管理工作的思考

顏世旭

（鄒平市黛溪街道辦事處，山東 鄒平 256200）

近些年來，鄉鎮街道檔案數量急劇增加，使得檔案管理工作面臨巨大的挑戰，與此同時，大部分鄉鎮街道檔案管理基礎設施建設相當落后，未能與時俱進地引進檔案先進設施和管理方法，從而導致我國鄉鎮街道檔案管理工作水平整體偏低。針對這種情況，如何提升鄉鎮街道檔案服務質量，值得相關工作人員深思。鑒于此，本文通過論述鄉鎮街道檔案管理信息化發展，進一步探討如何做好鄉鎮街道檔案管理工作具有一定的研究意義。

一、鄉鎮街道檔案管理信息化的重要意義概述

鄉鎮街道檔案管理信息化的重要意義總結包括以下兩個方面：

（一）體現綠色工作理念，降低成本。鄉鎮街道辦事處作為政府基礎職能機構，雖不是營利性組織，但是在具體的工作也需要考慮成本問題，傳統檔案主要以紙質為主，在具體的檔案工作中需要耗費較多的人力、財力，都是較大的支出項目。同時，傳統檔案管理主要采取分類管理方式，會產生大量新的職位和部門，與當下精簡機構改革理念相悖[1]。現階段，綠色環保理念深入人心，檔案管理工作中也應將綠色環保工作擺放在首位，這種情況下，鄉鎮街道檔案管理信息化建設，可以實現綠色辦公，可在有效保護環境的同時，有效降低鄉鎮街道檔案管理工作成本，這是檔案管理信息化的突出優勢之一。

（二）方便群眾，便于管理。鄉鎮街道檔案管理信息化降低了管理風險，傳統紙質檔案不易保存，且容易出現損壞問題，即使保護措施得當，也沒有電子檔案的安全性高。鄉鎮街道辦事處的檔案大部分要保留較長的一段時間，在信息化管理的支持下，可以得到了有效地保護，以實現長時間的安全保存。值得注意的是電子檔案得以長時間安全保存的前提是信息系統安全，并做好電子檔案數據的備份[2]。另外，檔案信息化管理實現信息共享，群眾可以通過網絡共享平臺了解相關信息，極大地方便了群眾，也減少了鄉鎮街道辦事處管理人員的工作量，這對提高鄉鎮街道檔案管理工作效率和質量是極為有利的。

二、做好鄉鎮街道檔案管理工作的有效策略

新形勢下，鄉鎮街道辦事處要想做好檔案管理工作，就應重視信息化建設，具體應做好以下幾點工作：

（一）嚴把檔案入口關

檔案管理信息化系統的建立，檔案“入口關”是基礎，必須嚴格把控此環節的工作質量。在檔案信息錄入時，應嚴格按照規范的采集程序，準確完整地錄入所有檔案信息，并將現有紙質檔案轉化為電子檔案，后利用數字檔案管理系統逐步完成檔案編目、檢索等工作。同時，檔案管理工作人員的具體工作并非是零散的，而是相互之間緊密聯系，這就要求在檔案管理工作實踐中，必須保證各個環節的工作質量[3]。檔案管理信息化系統可以在實現自動檢索的基礎上，簡化檔案整理過程，利用關鍵詞或者特殊標志進行自動檢索，整個過程耗費時間短，且可以規避人為失誤現象的發生。除此之外，計算機在檔案管理工作中發揮著重要作用，利用計算機和掃描儀實現檔案數據化處理，并對檔案數據傳輸進行加密處理，整個過程與計算機的使用息息相關，這就要求鄉鎮街道辦事處配備齊全計算機設備，為開展檔案信息化管理工作提供保障[4]。

（二）實現檔案自動管理

鄉鎮街道辦事處檔案管理工作內容廣泛，工作過程相當繁雜。鄉鎮街道檔案管理實現自動化，對簡化管理工作程序、減少管理人員工作量和提高工作效率是大有裨益。在檔案管理工作中，利用數字檔案管理系統完成檔案登記、調卷、統計等工作，可以為多用戶借閱提供服務，并可以驗證用戶信息的真實性，以準確獲取閱覽信息，實現檔案信息的自動化實時統計，可以保障鄉鎮街道檔案管理工作質量。鄒平市黛溪街道辦事處在實現檔案管理自動化時，基礎工作是實現檔案排架自動化，后利用計算機技術整合數字化檔案信息后臺大數據和檔案分配情況，實現檔案架位自動化分配。這樣一來，鄒平市黛溪街道辦事處在檔案管理工作中，對當下現有檔案架位進行有效的有序調整，可促進架位整體利用率的提高，這對于提高鄒平市黛溪街道辦事處檔案管理水平是大有裨益的。

（三）加強檔案真實性和安全管理

數字檔案信息系統的建立，數據的真實性十分重要。在電子文件整理過程中，應嚴格按照文件規范，統一格式進行處理，以保證檔案數據的真實性。在檔案信息數字化記錄時，應動態關注文件要素，以保證檔案信息在流轉過程中不會出現失真現象。同時，為了有效提高檔案的利用率，在檔案保存過程中，還需要密切以下幾點，一是考慮檔案文件的兼容性，確保電子化檔案可以滿足多種環境下的使用要求，這就要求檔案保存時應使用分離數字信息的語義進行保存。二是重視檔案的完整性，即在重視手頭檔案文件收集的基礎上，又要重視以前檔案的完善，盡可能地保證檔案內容的完整性。只有保證檔案的完整性和真實性，才能有效提高鄒平市黛溪街道辦事處的檔案管理水平。

此外，檔案信息化管理與傳統管理方式相比，最大的區別在于采取電子文件方式進行保存，而電子文件保存在鄒平市黛溪街道辦事處檔案信息管理系統中，容易受外界干擾而出現遺失或者盜用等問題，從而影響檔案信息的安全性。因此，在檔案管理工作過程中，應加強檔案安全管理，以防止檔案數據的遺失。只有這樣，鄒平市黛溪街道辦事處才能不斷提高檔案服務質量。

三、結語

總之，鄒平市黛溪街道辦事處檔案管理工作服務水平提高的重要性不言而喻。因此，在鄒平市黛溪街道辦事處檔案管理工作實踐過程中，檔案管理人員應嚴把檔案入口關，實現檔案自動管理，同時加強檔案真實性和安全管理，才能有效提高檔案服務水平。