淺析事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

劉妍

（河北省秦皇島市撫寧區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，河北 秦皇島 066000）

人事檔案管理就是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、利用的過(guò)程。檔案管理在一個(gè)企業(yè)中是比較重要的，主要就是對(duì)入職人員的信息記錄，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)考核的參考依據(jù)等，所以人事檔案管理還是非常重要的。我們國(guó)家綜合國(guó)力發(fā)展得很快，所以，檔案管理已經(jīng)逐漸開(kāi)始走向正規(guī)，企業(yè)的管理理念也發(fā)生了改變，逐漸走向現(xiàn)代化，所以檔案管理的工作發(fā)展得也很好。

一、事業(yè)單位人事檔案工作存在的主要問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作不重視

企業(yè)和單位的很多人都認(rèn)為人事檔案管理是一個(gè)可有可無(wú)的閑職，所以大家對(duì)這個(gè)職務(wù)也并不是多么的重視。和企業(yè)里的其他業(yè)務(wù)相比，人事檔案管理處于企業(yè)的邊緣化，與企業(yè)的重要業(yè)務(wù)不在一個(gè)檔次上。因?yàn)槿耸聶n案工作在企業(yè)里不屬于重要業(yè)務(wù)的范疇，又沒(méi)有做出過(guò)什么重要的成績(jī)，對(duì)企業(yè)和單位又沒(méi)有什么太大的貢獻(xiàn)，所以，檔案管理的工作在其他部門(mén)的看來(lái)是十分不重要的，除了其他單位的人員這樣看待，就連人事檔案部門(mén)的工作人員對(duì)管理檔案的工作也不太上心，有需要了就查詢(xún)一下所需要的文件。

（二）人事檔案更新不及時(shí)

企業(yè)因?yàn)椴恢匾曔@個(gè)檔案管理的工作，所以信息更新就是不及時(shí)的，很多檔案里存的仍然是一些特定的人員個(gè)人信息，各種干部考察，評(píng)定的材料等。對(duì)于每年新的材料信息，并沒(méi)有及時(shí)的存入檔案。這些收集信息，及時(shí)更新材料的工作一般都是人事專(zhuān)干來(lái)做的工作，所以，干部本人或許沒(méi)有意識(shí)到應(yīng)該給人事專(zhuān)干提交最新的材料，好讓他們存檔。

（三）人事檔案信息化程度不高

隨著我國(guó)科技技術(shù)的快速發(fā)展，將信息技術(shù)運(yùn)用于人事檔案管理已經(jīng)是非常常見(jiàn)的事情，雖然是這樣，但是在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，一些先進(jìn)的技術(shù)并沒(méi)有完全的運(yùn)用于檔案管理中，檔案管理人員并沒(méi)有完全的挖掘出來(lái)信息技術(shù)的先進(jìn)功能，智能化的使用對(duì)于人事檔案管理來(lái)說(shuō)，仍然是需要繼續(xù)推廣的，同時(shí)也是由于企業(yè)在人事檔案管理部門(mén)的投入不夠，所以設(shè)備是不足的。

（四）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)度不高，存檔工作不規(guī)范

檔案管理工作并不是一個(gè)隨意的工作，它其實(shí)對(duì)于從事人員有要求，不管是業(yè)務(wù)能力還是綜合素質(zhì)都是有要求的，需要一個(gè)專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)從事檔案管理這個(gè)工作，不僅僅會(huì)讀書(shū)寫(xiě)字就可以，需要有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)技能和先進(jìn)的理念。企業(yè)對(duì)于檔案管理部門(mén)是不重視的，所以招進(jìn)來(lái)的檔案管理人員都是不正規(guī)的，他們所具有的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是很低的，所以對(duì)于檔案管理的工作是不太熟悉的，就有可能存放的數(shù)據(jù)是不對(duì)的，存放的格式也有可能是不正確的，這就影響了檔案管理工作的效率，也導(dǎo)致其他部門(mén)查看信息的時(shí)候，可能會(huì)看到錯(cuò)誤的信息，所以檔案管理人員是沒(méi)有太高專(zhuān)業(yè)的水準(zhǔn)的，隨著我們國(guó)家的進(jìn)步，對(duì)檔案管理人員的要求正在提高。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的新思路

（一）改變管理意識(shí)，重視檔案管理工作

檔案管理工作之所以不受到企業(yè)的重視，一方面原因是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有看到檔案管理工作未來(lái)可以發(fā)展的作用，所以領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不太重視，領(lǐng)導(dǎo)不重視，自然而然檔案管理部門(mén)的人員也就不會(huì)太重視，所以應(yīng)該讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案管理未來(lái)發(fā)展的可能性，配備有專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的專(zhuān)干人員負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理人員，因?yàn)橛袑?zhuān)業(yè)人員的監(jiān)督和指導(dǎo)，會(huì)逐漸的提升檔案管理工作的效率和正確率。當(dāng)然，另一方面就是企業(yè)里的管理人員也需要知道檔案管理的重要，讓檔案管理工作能夠得到大家的重視，有可能才會(huì)發(fā)展的更好更快。

（二）及時(shí)更新保存檔案，對(duì)人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理

人事檔案及時(shí)更新是作為檔案管理人員最基本的工作，沒(méi)有特別的人員監(jiān)督，是依靠檔案管理人員的責(zé)任心和檔案管理人員的檔案意識(shí)，若是有什么需要及時(shí)更新的材料和資料，要及時(shí)的去更新。身為檔案管理部門(mén)的專(zhuān)干干部，不只是需要有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，也是需要有對(duì)檔案管理工作的責(zé)任心的。需要定期的填寫(xiě)履歷表或者變動(dòng)的情況表，還需要建立一套完整的檔案管理制度，最后要實(shí)行檔案的電子化管理。

（三）改善檔案管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化

現(xiàn)如今，檔案管理人員大都專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，也沒(méi)有參加過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，面對(duì)這樣的情況，是需要從事檔案管理的工作人員參加培訓(xùn)的，可以提高他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，讓他們很專(zhuān)業(yè)的去管理檔案。不僅如此，還需要為檔案管理人員設(shè)置專(zhuān)門(mén)的辦公區(qū)域，還需要為每一個(gè)檔案人員提供專(zhuān)門(mén)的軟件設(shè)備。在檔案管理的工作中，要將信息技術(shù)的作用發(fā)揮到極致，徹底的打造出來(lái)一個(gè)智能化的管理檔案的方式。同時(shí)，檔案管理人員也可以利用計(jì)算機(jī)的電子設(shè)備學(xué)習(xí)一些網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，利用信息技術(shù)的方式，來(lái)提高檔案的安全性。

（四）完善人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

在信息化的時(shí)代，檔案管理人員完全可以利用計(jì)算機(jī)的力量來(lái)管理檔案，首先可以將原先使用紙質(zhì)保存的檔案轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)上PDF格式的形式來(lái)保存，然后再進(jìn)行分類(lèi)整理，同時(shí)，還需要建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存。

（五）配備專(zhuān)業(yè)檔案管理專(zhuān)干，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化

檔案管理部門(mén)在企業(yè)里是比較重要的部門(mén)，因?yàn)槠髽I(yè)不能少了這個(gè)部門(mén)，它記錄了企業(yè)各種數(shù)據(jù)信息，所以這個(gè)工作也是不容易的，需要去整理，去更新，去分類(lèi)，去錄入等一系列的工作，不僅繁瑣，還需要提高正確率，其中包括數(shù)據(jù)和格式，所以檔案管理人員需要時(shí)刻注意格式和數(shù)據(jù)。不僅如此，還要求專(zhuān)業(yè)人員的綜合素質(zhì)，綜合素質(zhì)是決定了是否可以將檔案管理做好的關(guān)鍵因素，因此，企業(yè)里面要多招收一些比較專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，因?yàn)閷?zhuān)業(yè)的，出錯(cuò)率就會(huì)很低，專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員是提升工作進(jìn)度的有效保證。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，身為檔案管理部門(mén)的人員，需要及時(shí)的獲取企業(yè)的相關(guān)信息，及時(shí)的更新檔案里的各項(xiàng)信息，因?yàn)槊恳惶斓臄?shù)據(jù)都是會(huì)變化的，所以要及時(shí)的更新，因?yàn)橛?jì)算機(jī)的存在，也可以充分的利用計(jì)算機(jī)，讓它發(fā)揮它的作用和價(jià)值，注重各方面檔案管理的細(xì)節(jié)，為企業(yè)做出檔案管理部門(mén)的貢獻(xiàn)，讓企業(yè)發(fā)展的更好。