信息化背景下檔案管理工作的探究

付迎娟

（中共建水縣委編辦電子政務(wù)中心，云南 建水 654399）

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化建設(shè)，是企事業(yè)單位更好地融入當(dāng)前時(shí)代變化并進(jìn)一步完善本機(jī)構(gòu)工作的重要選擇。在新形勢下，隨著企事業(yè)單位的持續(xù)運(yùn)行以及救助人員數(shù)量的不斷增加，所生成的檔案信息量也會(huì)不斷增加，而傳統(tǒng)的檔案管理模式，會(huì)使檔案管理人員的工作量及工作壓力不斷增加。在信息技術(shù)的支撐下，會(huì)促使機(jī)構(gòu)原先檔案管理形式的變化，如檔案會(huì)以數(shù)據(jù)信息的形式予以儲(chǔ)存，而且借助信息化管理系統(tǒng)能夠在較短的時(shí)間內(nèi)處理海量的信息內(nèi)容，這樣能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的工作量大大的壓縮，工作效率也會(huì)隨之提升。并且，借助信息技術(shù)，企事業(yè)單位在檔案工作實(shí)踐中也會(huì)變得更加的正規(guī)化，比如，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，分類更加的合理，檔案信息更加的全面，檔案信息的查找和調(diào)用更加的高效，這也能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)決策提供更加高效、可靠的信息參考，對(duì)于企事業(yè)單位整體運(yùn)行效率的提升有著重要的促進(jìn)者作用。

二、檔案信息化建設(shè)與檔案管理完善策略

（一）加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)

制度是規(guī)范和指導(dǎo)檔案管理工作的重要保障，因此，在檔案信息化建設(shè)與檔案管理中，必須注重檔案管理制度的建設(shè)。對(duì)于企事業(yè)單位而言，要能夠真正認(rèn)識(shí)到管理制度設(shè)立的必要性，然后利用所設(shè)立的制度，更好的指導(dǎo)各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理工作，從而使本機(jī)構(gòu)的檔案管理工作能夠不斷趨于規(guī)范。為此，所建立的管理制度中應(yīng)該對(duì)本機(jī)構(gòu)檔案管理的內(nèi)容及檔案工作環(huán)節(jié)予以明確，如檔案信息的建立、檔案信息的保存、檔案的使用等，本機(jī)構(gòu)的檔案工作者必須按照制度內(nèi)容嚴(yán)格開展每一環(huán)節(jié)的檔案工作，通過這種方式，使得本機(jī)構(gòu)的檔案管理工作在嚴(yán)格制度的約束下不斷朝著良性循環(huán)的方向進(jìn)行。而且，在本機(jī)構(gòu)所建立的制度中，還要融合必要的懲戒制，在制度要求的范圍內(nèi)容，如果本機(jī)構(gòu)的檔案工作者因自身的失誤或疏忽引發(fā)不良后果，則必須進(jìn)行追責(zé)，如果后果嚴(yán)重，則需要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理，利用這一方式形成警示作用，促使檔案管理工作者能夠樹立高度責(zé)任心，在檔案工作中嚴(yán)格要求自己，并不斷提升檔案管理工作實(shí)際成效。

（二）建立起檔案管理信息系統(tǒng)

信息化管理系統(tǒng)的建立是檔案信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)，只有借助專業(yè)化的信息化管理系統(tǒng)，才能夠真正實(shí)現(xiàn)本機(jī)構(gòu)檔案管理模式的改進(jìn)，為此，對(duì)于企事業(yè)單位而言，其可以與信息技術(shù)公司進(jìn)行聯(lián)系，然后圍繞本機(jī)構(gòu)的檔案管理內(nèi)容建立起相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)。借助新的管理系統(tǒng)，進(jìn)一步規(guī)范本機(jī)構(gòu)的檔案管理人員，在新形勢下，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案資料要以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行保存。建立起的信息化管理系統(tǒng)要設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限，只有專門的檔案管理人員及獲得權(quán)限的人員才能夠?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行訪問，而且，系統(tǒng)會(huì)對(duì)每一次訪問記錄進(jìn)行記錄，在系統(tǒng)的運(yùn)作過程中，不允許隨意使用外部硬盤進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的拷貝，防止系統(tǒng)進(jìn)步病毒。而且，需要在信息技術(shù)公司的幫助下對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，而且，還需要做好系統(tǒng)的升級(jí)，確保系統(tǒng)得穩(wěn)定運(yùn)行，進(jìn)而為檔案管理工作的開展提供良好的保障。

（三）對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新

在檔案管理工作中，根據(jù)機(jī)構(gòu)的傳統(tǒng)管理習(xí)慣，往往是由特定的檔案管理部門及檔案工作者參與負(fù)責(zé)，而機(jī)構(gòu)中的其他部門往往不會(huì)參與，而在新形勢下，借助信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)部分檔案資源的共享，比如企事業(yè)單位救助對(duì)象的檔案信息在本機(jī)構(gòu)內(nèi)部共享，這樣可以使本機(jī)構(gòu)的各個(gè)部門都參與到檔案管理工作中，增加各部門之間的聯(lián)系成都，這對(duì)于本機(jī)構(gòu)整體工作效率的提升有著重要的促進(jìn)作用。借助信息化環(huán)境下的檔案共享機(jī)制，能夠時(shí)機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個(gè)部門之間相對(duì)割裂的狀態(tài)有所緩解。對(duì)于機(jī)構(gòu)管理者而言，為了不斷提升檔案信息的實(shí)際作用，管理者要加大對(duì)檔案管理工作的重視程度，積極推進(jìn)檔案工作的信息化水平。

（四）加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

在機(jī)構(gòu)的檔案工作具體安排過程中，管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)會(huì)直接關(guān)系到機(jī)構(gòu)檔案管理工作的實(shí)際成效，因此，在檔案信息化建設(shè)與檔案管理中，機(jī)構(gòu)必須不斷加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。在隊(duì)伍建設(shè)中，首先要注重機(jī)構(gòu)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，在具體的培訓(xùn)中，要注重檔案人員技能的培訓(xùn)，還要加強(qiáng)正確工作理念的灌輸，不斷提升本機(jī)構(gòu)檔案工作者的整體水平，其中，既包括技能水平又包括工作意識(shí)。在培訓(xùn)中還要注重培訓(xùn)方法的科學(xué)運(yùn)用，機(jī)構(gòu)要能夠建立起完善的培訓(xùn)流程，整個(gè)培訓(xùn)活動(dòng)的進(jìn)行，要做到系統(tǒng)完善，借助這一培訓(xùn)活動(dòng)，既要提升參訓(xùn)人員的理論水平，又要提升其業(yè)務(wù)能力。

（五）做好監(jiān)督管理工作

外部監(jiān)督工作的實(shí)施，能夠幫助機(jī)構(gòu)及時(shí)發(fā)現(xiàn)其檔案管理工作存在的漏洞并及時(shí)改進(jìn)，為此，機(jī)構(gòu)可以建立起專門的監(jiān)督管理小組，對(duì)本機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的了解，然后全面參與到本機(jī)構(gòu)的檔案管理工作中，通過對(duì)照相關(guān)流程，及時(shí)了解各個(gè)環(huán)節(jié)工作中存在的不足之處并予以指正，通過這種方式，將本機(jī)構(gòu)檔案管理問題出現(xiàn)的概率控制在最低水平。為了確保監(jiān)督管理工作的實(shí)際成效，所建立的監(jiān)督小組需要保持相對(duì)獨(dú)立性，直接聽命于機(jī)構(gòu)的最高領(lǐng)導(dǎo)，在工作中不能夠受到其他管理者的干擾。

三、總結(jié)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的開展有著重要的意義，但是從當(dāng)前的情況的來看，很多機(jī)構(gòu)的檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作仍然存在一定的不足之處，為此，機(jī)構(gòu)要能夠明確認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，并從多個(gè)層面入手不斷完善其檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作。