信息化背景下檔案管理工作的探究

付迎娟

（中共建水縣委編辦電子政務中心，云南 建水 654399）

一、檔案信息化建設的重要性

檔案信息化建設，是企事業單位更好地融入當前時代變化并進一步完善本機構工作的重要選擇。在新形勢下，隨著企事業單位的持續運行以及救助人員數量的不斷增加，所生成的檔案信息量也會不斷增加，而傳統的檔案管理模式，會使檔案管理人員的工作量及工作壓力不斷增加。在信息技術的支撐下，會促使機構原先檔案管理形式的變化，如檔案會以數據信息的形式予以儲存，而且借助信息化管理系統能夠在較短的時間內處理海量的信息內容，這樣能夠將工作人員的工作量大大的壓縮，工作效率也會隨之提升。并且，借助信息技術，企事業單位在檔案工作實踐中也會變得更加的正規化，比如，與傳統的檔案工作相比，分類更加的合理，檔案信息更加的全面，檔案信息的查找和調用更加的高效，這也能夠為企事業單位領導進行相關決策提供更加高效、可靠的信息參考，對于企事業單位整體運行效率的提升有著重要的促進者作用。

二、檔案信息化建設與檔案管理完善策略

（一）加強檔案管理制度的建設

制度是規范和指導檔案管理工作的重要保障，因此，在檔案信息化建設與檔案管理中，必須注重檔案管理制度的建設。對于企事業單位而言，要能夠真正認識到管理制度設立的必要性，然后利用所設立的制度，更好的指導各個環節的檔案管理工作，從而使本機構的檔案管理工作能夠不斷趨于規范。為此，所建立的管理制度中應該對本機構檔案管理的內容及檔案工作環節予以明確，如檔案信息的建立、檔案信息的保存、檔案的使用等，本機構的檔案工作者必須按照制度內容嚴格開展每一環節的檔案工作，通過這種方式，使得本機構的檔案管理工作在嚴格制度的約束下不斷朝著良性循環的方向進行。而且，在本機構所建立的制度中，還要融合必要的懲戒制，在制度要求的范圍內容，如果本機構的檔案工作者因自身的失誤或疏忽引發不良后果，則必須進行追責，如果后果嚴重，則需要對相關人員進行嚴肅處理，利用這一方式形成警示作用，促使檔案管理工作者能夠樹立高度責任心，在檔案工作中嚴格要求自己，并不斷提升檔案管理工作實際成效。

（二）建立起檔案管理信息系統

信息化管理系統的建立是檔案信息化建設的重要體現，只有借助專業化的信息化管理系統，才能夠真正實現本機構檔案管理模式的改進，為此，對于企事業單位而言，其可以與信息技術公司進行聯系，然后圍繞本機構的檔案管理內容建立起相應的信息化管理系統。借助新的管理系統，進一步規范本機構的檔案管理人員，在新形勢下，傳統紙質化的檔案資料要以數據信息的形式進行保存。建立起的信息化管理系統要設置嚴格的權限，只有專門的檔案管理人員及獲得權限的人員才能夠對系統進行訪問，而且，系統會對每一次訪問記錄進行記錄，在系統的運作過程中，不允許隨意使用外部硬盤進行系統數據信息的拷貝，防止系統進步病毒。而且，需要在信息技術公司的幫助下對系統進行定期檢查和維護，及時修補系統漏洞，而且，還需要做好系統的升級，確保系統得穩定運行，進而為檔案管理工作的開展提供良好的保障。

（三）對檔案管理機制進行適當的創新

在檔案管理工作中，根據機構的傳統管理習慣，往往是由特定的檔案管理部門及檔案工作者參與負責，而機構中的其他部門往往不會參與，而在新形勢下，借助信息技術可以實現部分檔案資源的共享，比如企事業單位救助對象的檔案信息在本機構內部共享，這樣可以使本機構的各個部門都參與到檔案管理工作中，增加各部門之間的聯系成都，這對于本機構整體工作效率的提升有著重要的促進作用。借助信息化環境下的檔案共享機制，能夠時機構內部各個部門之間相對割裂的狀態有所緩解。對于機構管理者而言，為了不斷提升檔案信息的實際作用，管理者要加大對檔案管理工作的重視程度，積極推進檔案工作的信息化水平。

（四）加強現代化檔案管理隊伍的建設

在機構的檔案工作具體安排過程中，管理人員自身業務素質會直接關系到機構檔案管理工作的實際成效，因此，在檔案信息化建設與檔案管理中，機構必須不斷加強現代化檔案管理隊伍建設。在隊伍建設中，首先要注重機構現有檔案管理人員的培訓，在具體的培訓中，要注重檔案人員技能的培訓，還要加強正確工作理念的灌輸，不斷提升本機構檔案工作者的整體水平，其中，既包括技能水平又包括工作意識。在培訓中還要注重培訓方法的科學運用，機構要能夠建立起完善的培訓流程，整個培訓活動的進行，要做到系統完善，借助這一培訓活動，既要提升參訓人員的理論水平，又要提升其業務能力。

（五）做好監督管理工作

外部監督工作的實施，能夠幫助機構及時發現其檔案管理工作存在的漏洞并及時改進，為此，機構可以建立起專門的監督管理小組，對本機構的檔案管理工作進行系統的了解，然后全面參與到本機構的檔案管理工作中，通過對照相關流程，及時了解各個環節工作中存在的不足之處并予以指正，通過這種方式，將本機構檔案管理問題出現的概率控制在最低水平。為了確保監督管理工作的實際成效，所建立的監督小組需要保持相對獨立性，直接聽命于機構的最高領導，在工作中不能夠受到其他管理者的干擾。

三、總結

綜上所述，檔案信息化建設與檔案管理工作的開展有著重要的意義，但是從當前的情況的來看，很多機構的檔案信息化建設與檔案管理工作仍然存在一定的不足之處，為此，機構要能夠明確認識到檔案信息化建設的重要性，并從多個層面入手不斷完善其檔案信息化建設與檔案管理工作。