淺談如何推行中學(xué)檔案工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

趙超旭

山西省太原市第四十九中學(xué)校，山西 太原 030024

如今社會(huì)持續(xù)進(jìn)步，現(xiàn)代化管理需求也在不斷提升，中學(xué)檔案工作屬于學(xué)校的基礎(chǔ)工作，能夠有效地衡量學(xué)校的教育質(zhì)量以及管理水平，能夠掌握學(xué)校全面建設(shè)的實(shí)際情況。在這個(gè)時(shí)期，對于學(xué)校來說，需要正確管理學(xué)校檔案工作，充分顯示出學(xué)校檔案資源的作用，確保可以提供更加良好的教學(xué)工作任務(wù)。其中學(xué)校的檔案工作人員，主要就是給教師和學(xué)生服務(wù)，因此需要得到學(xué)校的高度重視。

一、公文的制發(fā)屬于提升檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)

大部分檔案的前身就是公文，在制發(fā)公文的時(shí)候需要高度重視公文的質(zhì)量，由于公文的質(zhì)量和檔案的質(zhì)量有著緊密的聯(lián)系，會(huì)直接影響到檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在制發(fā)公文的過程中，需要掌握規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的問題，在建立檔案之后檔案質(zhì)量可以顯著提升，如此能夠給檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理提供保障。第一點(diǎn)對于公文紙張有著較高的要求，規(guī)格需要做到規(guī)范和統(tǒng)一，排版的方法需要實(shí)現(xiàn)橫寫橫排，在左側(cè)進(jìn)行裝訂。

第二點(diǎn)對于公文的內(nèi)容，需要確保公文履行簽發(fā)手續(xù)，符合審批的權(quán)限，設(shè)置合理的公文標(biāo)題，正確選擇主送單位以及抄送單位。第三點(diǎn)掌握公文文字和書寫的需求，文字要做到清晰明確。所有書寫工具需要實(shí)現(xiàn)長久牢固，在書寫內(nèi)容的過程中不可以選擇使用鉛筆和油筆，這些筆比較容易產(chǎn)生褪色的情況，如此就需要借助鋼筆來進(jìn)行書寫，但是不可以使用純藍(lán)墨水，保障字跡的長久和有效，如此也能夠更好地進(jìn)行保存和使用。第四點(diǎn)掌握文種需求，行文的文種需要滿足需求，書寫格式需要做到規(guī)范，只有文種的規(guī)范，滿足需求，才可以實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

二、以學(xué)校為基礎(chǔ)的立卷歸檔措施屬于落實(shí)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要內(nèi)容

在進(jìn)行檔案工作的時(shí)候，需要避免產(chǎn)生公文相似或者是重復(fù)的情況，在立卷的時(shí)候組卷的無序化會(huì)直接影響到檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。之所以實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，就是想要充分使用檔案的價(jià)值，保障案卷的完整，這樣可以在以后更好地進(jìn)行使用。只有以學(xué)校為基礎(chǔ)的立卷歸檔措施才能夠更好地實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)。其中這種立卷歸檔措施，屬于長階段文書立卷歸檔工作時(shí)期總結(jié)的相關(guān)原則，這樣檔案工作也能夠更加規(guī)范，更加標(biāo)準(zhǔn)，這些原則屬于檔案工作的主要原則。

對于檔案工作人員來說，需要正確應(yīng)對存在的各種問題：第一點(diǎn)需要保障文件立卷歸檔的實(shí)效性需求，在現(xiàn)階段文件完成任務(wù)之后，才可以開展立卷歸檔工作，如針對沒有落實(shí)完畢的文件任務(wù)不可以開展立卷歸檔工作，要是出現(xiàn)違規(guī)的情況就會(huì)使得檔案管理產(chǎn)生混亂的問題。第二點(diǎn)需要嚴(yán)格甄別歸檔文件，掌握立卷歸檔的重點(diǎn)內(nèi)容，其中在以學(xué)校為基礎(chǔ)的立卷方法指導(dǎo)下掌握立卷歸檔的重點(diǎn)內(nèi)容，而且需要正確分類文件以及資料，掌握文件的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)對于文件的內(nèi)容和作用存在相似的情況，需要及時(shí)地進(jìn)行甄別，選擇出重點(diǎn)內(nèi)容來保存。防止方案歸檔出現(xiàn)重復(fù)的情況，如此檔案檢索以及使用可以發(fā)揮更加顯著的作用。

在落實(shí)以學(xué)校為主的立卷歸檔措施，需要保障檔案的完整性。在歸檔文件的過程中需要掌握重點(diǎn)內(nèi)容，明確主次，防止立卷歸檔工作出現(xiàn)不必要的文件。而且需要防止產(chǎn)生歸檔文件產(chǎn)生流失的情況，在整理文件以及分類文件的過程中，需要把那些存在聯(lián)系的文件進(jìn)行單獨(dú)保存，如此相同問題的文件能夠更加完整，而且可以顯示出這個(gè)問題的處理內(nèi)容和實(shí)際情況。這種歸檔措施可以充分地顯示出檔案使用的價(jià)值，等到立卷歸檔之后存放的檔案不僅完整，而且不會(huì)存在重復(fù)的情況，如此也能夠提升檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

三、提升檔案工作人員素質(zhì)，改善培訓(xùn)工作

中學(xué)檔案工作是比較艱苦的，而且整體的工作難度較大，尤其是電子文件的歸檔會(huì)顯著增加工作量，電子文件歸檔需要使用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)編目歸檔，不過對于那些操作相對落后的立卷人而言，很難正確地進(jìn)行操作，如此比較容易產(chǎn)生消極的態(tài)度。中學(xué)檔案工作的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化離不開學(xué)校檔案干部，對于這些人員來說需要較高的思想政治素質(zhì)，掌握充足的專業(yè)知識(shí)以及管理學(xué)知識(shí)，使其學(xué)習(xí)能力以及工作能力可以滿足時(shí)代的發(fā)展需求。如今時(shí)代持續(xù)進(jìn)步，相關(guān)的知識(shí)更新速度也在不斷增快，學(xué)校檔案干部素質(zhì)的培訓(xùn)以及提升屬于檔案工作任務(wù)的主要內(nèi)容，可以顯著提升檔案工作的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，如此檔案管理工作也可以變得更加現(xiàn)代化。

四、設(shè)置中學(xué)檔案制度屬于檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的主要保障

在進(jìn)行中學(xué)檔案日常管理工作的時(shí)候，檔案工作不夠統(tǒng)一，各個(gè)部門的想法存在一定的差異，很難實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。檔案的使用需要在要求和權(quán)限方面相對模糊，要是沒有規(guī)矩，就很難落實(shí)相關(guān)的任務(wù)；要是不具備完善的檔案管理制度，就會(huì)影響到檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的落實(shí)。中學(xué)檔案制度存在較多的內(nèi)容和細(xì)節(jié)，這部分制度的設(shè)置和落實(shí)都需要做到充分，如此學(xué)校檔案工作才能夠變得更加規(guī)范、更加標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校的立卷歸檔制度中存在歸檔需求，可以有效地應(yīng)對規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化問題，而且可以顯著提升檔案質(zhì)量。針對案卷需要充分顯示出學(xué)校教學(xué)以及管理的真實(shí)性，手續(xù)完善才可以更好地進(jìn)行保存，滿足各個(gè)部門存在不同的需求。同時(shí)需要參考學(xué)校以及國家的需要來明確文件的保存價(jià)值，而且需要掌握上級文件的保管時(shí)間，卷內(nèi)文件的排列需要做到文字材料在前，圖樣在后，正文在前，文稿在后，然后按照合理的順序來機(jī)械的打印，設(shè)置合理的頁碼，確保頁號處于正確的狀態(tài)。不僅如此，需要掌握備考表的需求，案卷題名對于案卷裝訂以及樣式都有著相對具體的規(guī)定，在文書文件歸檔制度中排版內(nèi)容和尺寸規(guī)格都需要做到統(tǒng)一規(guī)范，如此也可以提升檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

學(xué)校檔案可以顯示出學(xué)校的發(fā)展情況，教職人員在進(jìn)行各種科研活動(dòng)的時(shí)候都會(huì)設(shè)置檔案，這些檔案不僅能夠展示學(xué)校工作的實(shí)際內(nèi)容，而且還可以顯示出學(xué)術(shù)風(fēng)尚和行政管理的特點(diǎn)，這些內(nèi)容也屬于校園文化建設(shè)的重要保障。在進(jìn)行中學(xué)檔案工作的過程中，需要正確開發(fā)檔案，而且需要正確地開展科研工作，這樣可以顯示出檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。不僅如此，開發(fā)使用蘊(yùn)涵豐富的教育信息資源的學(xué)校檔案，可以更好地建設(shè)校園文化，能夠營造一個(gè)良好的學(xué)校氣氛，只有正確開展方案，開展合理的科研工作，才可以促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展和進(jìn)步。

如今學(xué)校科研水平持續(xù)增強(qiáng)，在進(jìn)行科學(xué)研究工作的時(shí)候，科研檔案具備相對豐富、價(jià)值較高的信息資源，在這個(gè)時(shí)期，進(jìn)行學(xué)校教學(xué)科研工作的時(shí)候，可以確保學(xué)校保持可持續(xù)發(fā)展。學(xué)校需要確保檔案部門增強(qiáng)科研檔案工作，設(shè)置完善的激勵(lì)制度，這樣不僅可以提升檔案干部的個(gè)人素質(zhì)，如此中學(xué)檔案工作也能夠更加規(guī)范、更加標(biāo)準(zhǔn)。

五、結(jié)束語

中學(xué)檔案管理工作對于學(xué)校來說是比較重要的，可以保障教學(xué)工作以及教研改革的順利落實(shí)，如此也能夠保障整體的教學(xué)質(zhì)量。在這個(gè)時(shí)期，中學(xué)檔案可以顯示出學(xué)校的自身形象和實(shí)際價(jià)值觀念，這是一種參考和載體。借助各種方法能夠顯示出學(xué)校的教學(xué)發(fā)展情況，而且可以顯示出管理內(nèi)容的實(shí)際情況，屬于學(xué)校的重要信息資源。通過進(jìn)行工作實(shí)踐可以看出，領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)和干部素質(zhì)會(huì)直接影響到檔案工作的順利落實(shí)，如此就需要完善管理制度，正確進(jìn)行檔案開發(fā)科研工作，確保可以顯示出檔案的價(jià)值，使得檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理工作能夠順利地落實(shí)。