信息化背景下農業科技檔案開發利用工作的探討

孫濱

（黑龍江省農業科學院，黑龍江 哈爾濱 150028）

基于信息化背景下，檔案信息加快了共建共享的步伐。對于農業科技檔案而言，為了能夠更好的發揮出農業科技檔案的實效性，則需要加快提升農業科技檔案的管理效能，并重視信息化技術的應用，促進農業科技檔案的現代化、信息化建設，使其能夠更好的服務于農業科研和農業現代化建設。

一、農業科技檔案的特點

（一）農業科技檔案的種類多、數量大

農業科技檔案涉及到較多的學科和領域，其是針對科研數據和成果的真實記載。在實際農業科技檔案中，即使針對同一作物的科技檔案也包括了選育、栽培、種子、試驗、品種推廣、科技服務、成果等相關的內容，而在每一項內容中還進行了細分，這也導致農業科技檔案內容繁多。特別是近年來關于新型職業農民培訓相關的內容也納入到了農業科技檔案中，農業科技檔案數量十分龐大。

（二）農業科技檔案收集范圍廣、形成周期長

目前農業科技檔案收集范圍相對較長，一般是涉及到農業項目相關的內容都需要進行保存。農業科研周期一般都較長，這也使農業科技檔案形成周期長，時間跨度較大。

二、信息化背景下農業科技檔案信息化建設的措施

（一）理清思路，明確目標

目前，大部分農業科研單位檔案信息化還處于起步階段，因此針對農業科技檔案的信息化建設，需要明確檔案信息化管理的范圍，并制定電子檔案目錄標準，積極配備檢索軟件，并完成數據庫建設。針對納入到信息化管理范疇的檔案信息，需加快數字化轉換，并進一步建立各類型檔案信息的歸檔標準，針對農業科技檔案信息的使用方法、使用標準和使用權限進行深入研究，依托于互聯網技術來加快建立健全農業科技檔案信息網絡平臺。農業科研單位還需要加快推動檔案信息化體系的完善，針對生成的電子檔案材料，按標準要求進行歸檔，并結合自身的實際情況，深入研究電子文件保存方法，進一步提升電子檔案的實用性。同時，要理順農業科技檔案信息化管理工作流程，規范檔案信息化管理行為，加快推進農業科技檔案共享的步伐。

（二）完善系統，拓展檔案信息應用

在當前農業科技檔案信息化建設過程中，需要加快對檔案信息管理系統進行完善。部分有條件的農業科研單位，可以通過建立農業科技檔案信息服務中心，在保證檔案信息安全的基礎上，積極與相關單位進行聯合，在保證檔案信息規范性的情況下，還需要及時、準確的將有價值的非密信息向科研人員進行傳遞。

（三）健全制度，規范檔案業務管理

為了加快推進農業科技檔案管理的現代化，實現農業科技檔案的高效利用，還需要加快構建檔案管理制度，進一步明確農業科技檔案管理人員的職責，制定具體的立卷、管理、檢查和開發利用的要求。明確農業科技檔案管理人員的責任和義務，確保農業科技檔案管理制度落到實處，避免出現檔案信息流失和泄密的問題。另外，為了能夠實現農業科技檔案信息的高效利用，還需要制定內部公開利用制度，從而將農業科技檔案的服務功能更好地發揮出來。

（四）嚴格防控，確保檔案信息安全

隨著檔案信息化建設的逐步深入，在保障計算機、掃描儀、投影機、移動硬盤、數碼相機等硬件設備配齊配足外，還要保證軟件及時更新升級，確保檔案信息安全。對系統中歸檔的電子文件進行“只讀”設置，禁止用戶對文件信息進行篡改，保證數字檔案的原始性;對借閱用戶采取身份鑒別和權限控制的措施，保障共享檔案信息不流失、不泄密;對農業科技檔案原件轉化為數字化副本時，做好一切安防措施，保障檔案數字化過程的安全性;對檔案管理人員使用的電腦，用好網絡防火墻技術，嚴防病毒對電腦系統攻擊。

（五）加強培訓，提高管理人員素質

農業科研檔案分類多，工作任務相對煩瑣，這就要求檔案工作者要有較強的專業性和責任心，要緊跟新時期要求，對農業科技檔案管理人員進行專業知識、網絡知識、業務技能進行培訓和學習，使檔案管理人員能夠勝任新時期所賦予的檔案數字化管理要求，具備保密意識和信息安全意識。一方面，農業科研單位需要進一步優化檔案管理工作人員的工作環境，建立健全激勵機制與考核機制，從而吸引現代化檔案管理人才加入隊伍中，為檔案管理信息化建設注入新鮮血液；另一方面，農業科研單位一定要重視對在職檔案管理人員的培訓教育，不僅需要提高檔案管理工作人員的職業技能，同時需要提高相關人員的責任意識與服務意識，為信息化檔案管理奠定堅實的隊伍基礎。

三、結束語

在當前信息化時代背景下，農業科研院在對農業科技檔案的收集、管理、檢索、利用和編研等方面都取得了一定的成效，并借助于檔案信息管理系統實現信息發布、交流和推送，為科技人員檔案信息查找創造了良好的條件。但隨著信息時代的發展，農業科技檔案信息化建設工作還需要加快探索的步伐，積極尋求更為先進和實用的管理方法，并積極對農業科技檔案共享方式進行創新，以此來推進農業科技檔案管理工作的可持續發展，為科技人員提供更及時、有效和可靠的信息支持，為農業的更快更好發展打下堅實的基礎。