信息化背景下農(nóng)業(yè)科技檔案開發(fā)利用工作的探討

孫濱

（黑龍江省農(nóng)業(yè)科學院，黑龍江 哈爾濱 150028）

基于信息化背景下，檔案信息加快了共建共享的步伐。對于農(nóng)業(yè)科技檔案而言，為了能夠更好的發(fā)揮出農(nóng)業(yè)科技檔案的實效性，則需要加快提升農(nóng)業(yè)科技檔案的管理效能，并重視信息化技術的應用，促進農(nóng)業(yè)科技檔案的現(xiàn)代化、信息化建設，使其能夠更好的服務于農(nóng)業(yè)科研和農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設。

一、農(nóng)業(yè)科技檔案的特點

（一）農(nóng)業(yè)科技檔案的種類多、數(shù)量大

農(nóng)業(yè)科技檔案涉及到較多的學科和領域，其是針對科研數(shù)據(jù)和成果的真實記載。在實際農(nóng)業(yè)科技檔案中，即使針對同一作物的科技檔案也包括了選育、栽培、種子、試驗、品種推廣、科技服務、成果等相關的內容，而在每一項內容中還進行了細分，這也導致農(nóng)業(yè)科技檔案內容繁多。特別是近年來關于新型職業(yè)農(nóng)民培訓相關的內容也納入到了農(nóng)業(yè)科技檔案中，農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)量十分龐大。

（二）農(nóng)業(yè)科技檔案收集范圍廣、形成周期長

目前農(nóng)業(yè)科技檔案收集范圍相對較長，一般是涉及到農(nóng)業(yè)項目相關的內容都需要進行保存。農(nóng)業(yè)科研周期一般都較長，這也使農(nóng)業(yè)科技檔案形成周期長，時間跨度較大。

二、信息化背景下農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設的措施

（一）理清思路，明確目標

目前，大部分農(nóng)業(yè)科研單位檔案信息化還處于起步階段，因此針對農(nóng)業(yè)科技檔案的信息化建設，需要明確檔案信息化管理的范圍，并制定電子檔案目錄標準，積極配備檢索軟件，并完成數(shù)據(jù)庫建設。針對納入到信息化管理范疇的檔案信息，需加快數(shù)字化轉換，并進一步建立各類型檔案信息的歸檔標準，針對農(nóng)業(yè)科技檔案信息的使用方法、使用標準和使用權限進行深入研究，依托于互聯(lián)網(wǎng)技術來加快建立健全農(nóng)業(yè)科技檔案信息網(wǎng)絡平臺。農(nóng)業(yè)科研單位還需要加快推動檔案信息化體系的完善，針對生成的電子檔案材料，按標準要求進行歸檔，并結合自身的實際情況，深入研究電子文件保存方法，進一步提升電子檔案的實用性。同時，要理順農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理工作流程，規(guī)范檔案信息化管理行為，加快推進農(nóng)業(yè)科技檔案共享的步伐。

（二）完善系統(tǒng)，拓展檔案信息應用

在當前農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設過程中，需要加快對檔案信息管理系統(tǒng)進行完善。部分有條件的農(nóng)業(yè)科研單位，可以通過建立農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務中心，在保證檔案信息安全的基礎上，積極與相關單位進行聯(lián)合，在保證檔案信息規(guī)范性的情況下，還需要及時、準確的將有價值的非密信息向科研人員進行傳遞。

（三）健全制度，規(guī)范檔案業(yè)務管理

為了加快推進農(nóng)業(yè)科技檔案管理的現(xiàn)代化，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案的高效利用，還需要加快構建檔案管理制度，進一步明確農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的職責，制定具體的立卷、管理、檢查和開發(fā)利用的要求。明確農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的責任和義務，確保農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度落到實處，避免出現(xiàn)檔案信息流失和泄密的問題。另外，為了能夠實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息的高效利用，還需要制定內部公開利用制度，從而將農(nóng)業(yè)科技檔案的服務功能更好地發(fā)揮出來。

（四）嚴格防控，確保檔案信息安全

隨著檔案信息化建設的逐步深入，在保障計算機、掃描儀、投影機、移動硬盤、數(shù)碼相機等硬件設備配齊配足外，還要保證軟件及時更新升級，確保檔案信息安全。對系統(tǒng)中歸檔的電子文件進行“只讀”設置，禁止用戶對文件信息進行篡改，保證數(shù)字檔案的原始性;對借閱用戶采取身份鑒別和權限控制的措施，保障共享檔案信息不流失、不泄密;對農(nóng)業(yè)科技檔案原件轉化為數(shù)字化副本時，做好一切安防措施，保障檔案數(shù)字化過程的安全性;對檔案管理人員使用的電腦，用好網(wǎng)絡防火墻技術，嚴防病毒對電腦系統(tǒng)攻擊。

（五）加強培訓，提高管理人員素質

農(nóng)業(yè)科研檔案分類多，工作任務相對煩瑣，這就要求檔案工作者要有較強的專業(yè)性和責任心，要緊跟新時期要求，對農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員進行專業(yè)知識、網(wǎng)絡知識、業(yè)務技能進行培訓和學習，使檔案管理人員能夠勝任新時期所賦予的檔案數(shù)字化管理要求，具備保密意識和信息安全意識。一方面，農(nóng)業(yè)科研單位需要進一步優(yōu)化檔案管理工作人員的工作環(huán)境，建立健全激勵機制與考核機制，從而吸引現(xiàn)代化檔案管理人才加入隊伍中，為檔案管理信息化建設注入新鮮血液；另一方面，農(nóng)業(yè)科研單位一定要重視對在職檔案管理人員的培訓教育，不僅需要提高檔案管理工作人員的職業(yè)技能，同時需要提高相關人員的責任意識與服務意識，為信息化檔案管理奠定堅實的隊伍基礎。

三、結束語

在當前信息化時代背景下，農(nóng)業(yè)科研院在對農(nóng)業(yè)科技檔案的收集、管理、檢索、利用和編研等方面都取得了一定的成效，并借助于檔案信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息發(fā)布、交流和推送，為科技人員檔案信息查找創(chuàng)造了良好的條件。但隨著信息時代的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設工作還需要加快探索的步伐，積極尋求更為先進和實用的管理方法，并積極對農(nóng)業(yè)科技檔案共享方式進行創(chuàng)新，以此來推進農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，為科技人員提供更及時、有效和可靠的信息支持，為農(nóng)業(yè)的更快更好發(fā)展打下堅實的基礎。