提升事業單位檔案管理信息化建設的方法和策略

韓曉晶

（大慶市讓胡路區機構編制數據管理中心，黑龍江 大慶 163458）

對于事業單位來說，事業單位檔案具有極其重大的意義與價值，它是對事業單位內部活動的真實記錄，記載看著事業單位的發展歷程，蘊含著大量真實的社會信息以及歷史信息，因此事業單位檔案的本質是一種非常寶貴的信息資源，無論是對事業單位的發展還是對國家的發展都有著十分重要的作用。隨著信息時代的來臨，事業單位傳統的檔案管理模式已經無法滿足現代檔案管理的實際需求，也發揮不出檔案信息所蘊含的巨大價值，因此為了提高事業單位檔案管理的工作質量與效率，使其充分發揮應有的作用和價值，對事業單位檔案管理進行信息化建設勢在必行。以下是本文對此提出的幾點方法和策略。

一、建立科學合理的檔案管理制度

我國事業單位傳統的檔案管理模式是以保護管理為主，并不注重檔案信息資源的開發與利用。在信息時代，人們已經充分意識到檔案信息資源所蘊含的巨大價值，因此現代的事業單位檔案管理工作則要求在做好檔案保護管理的同時更要重視對檔案信息資源的利用與貢共享，因此事業單位檔案管理信息化建設應運而生。而想要充分利用檔案信息資源，使其使用價值得到最大限度地發揮，實現檔案管理信息化建設的基本前提就是要建立起科學的、合理的、規范的、完善的檔案管理制度，只有這樣才能有效的確保事業單位檔案管理工作具有質量和效率。為了保證檔案管理制度的規范性以及科學性，事業單位的相關人員在制定制度時一定要注意以下幾點：第一，建立的制度必須符合國家的相關規定與標準，并且在制度確定之后所有人必須嚴格的遵守，不得隨意的修改，也就是說事業單位檔案管理制度的建立必須做到有規可循，并給予其足夠的尊重。第二，要明確檔案信息著錄的統一標準與要求。檔案信息的著錄是檔案管理中的基礎與關鍵環節，如果檔案信息著錄的標準不統一，那么將會為后續的檔案管理工作帶來巨大的麻煩，影響檔案信息資源的開發與利用效率。第三，要統一檔案管理應用的相關硬件與軟件系統。這樣做的目的是為了方便檔案信息資源的共享，進一步擴大檔案信息資源的利用率。第四，要重視紙質檔案的管理。事業單位檔案信息化建設針對的不僅僅是現代的電子檔案，而是所有形式的檔案，所以對傳統的紙質檔案管理工作亦不能有所忽視，這一點一定要在檔案管理制度中有明確的體現，從而確保檔案管理工作的全面性。

二、建設完善的單位檔案管理服務設施

檔案的信息化建設是建立在計算機技術、互聯網等現代化的通信技術設備的基礎上完成的，通過新型的信息技術設備實現對檔案信息的收集、儲蓄、加工、使用和傳輸。在進行檔案管理信息化建設時，事業單位要以自身的實際情況為準，理性采購計算機、打印機、掃描儀等電子設備。同時，管理者要派專人對企業內部的電子信息設備進行統一的管理和使用，實行定期檢查，以此保證單位內部電子設備的使用壽命，最大地減少采購成本。此外，事業單位還應當注重對硬件設備統一性的了解，選擇兼容性能好、便于日后更新和升級的設備，從而為單位內部檔案的信息化管理提供最好的設備資源，更好地實現檔案管理的信息化。

三、加強事業單位檔案管理信息化的安全建設

在電子信息技術日益普及的時代，信息資源系統的安全一直沒有得到應有的保障。在事業單位進行檔案管理信息化建設的過程中，管理人員應當提升信息安全意識，加強內部網絡信息安全防護建設。首先，隨著互聯網的普及以及網絡信息的公開，單位內部的網絡信息很容易被有心之人盜取和利用。許多檔案都屬于事業單位內部的機密性文件，一旦被泄露將會對單位甚至國家的發展都產生不可估量的危害。因此，檔案管理人員應當對機密文件進行二次防護，設置單獨的密碼，在訪問權限和身份驗證等方面都加強安全防護。其次，信息管理人員應當注意上網安全，對網絡信息進行嚴格的把控和使用。再次，相關技術人員應當設立單位內的網絡防火墻，防患于未然，不要等到問題發生再亡羊補牢。最后，事業單位要按照國家的相關規定嚴格執行，在單位內部配置好檔案柜、除濕器、防盜窗等保護設施，提高單位內部檔案保護的能力。

四、結語

總而言之，檔案管理工作是事業單位管理工作中不可忽視的一個重要環節，其管理質量的好壞直接影響著事業單位的正常運行。現如今，由于信息時代的到來，信息資源所具有的價值被無限放大，檔案信息作為信息資源的一種，對其進行有效的利用是使事業單位實現可持續發展的關鍵，因此事業單位的相關領導一定要對事業單位檔案信息化建設給予高度的重視，積極的探索提升事業單位檔案管理信息化建設的方法和策略，從而提升事業單位檔案管理的水平，促進我國檔案事業的發展。