基于知識服務的檔案管理模式理論分析

（阿爾山市五岔溝鎮五岔溝國有林管理局，內蒙古 興安盟 137803）

引言

我國經濟建設自改革開放發展至今已經取得了非常不錯的成就和成果。隨著計算機技術的快速發展，新媒體作為第四大媒體已成為當下媒體發展的主流。在新媒體的影響下，檔案知識服務實現了轉型。

一、目前檔案管理工作中存在的問題分析

（一）檔案管理理念較為滯后，對檔案管理工作的重要性認識不足

隨著全面深化改革的不斷深入，檔案管理也面臨著許多新的問題。主要是檔案管理理念滯后，對檔案管理工作的重要性認識不足、重視程度不高，許多檔案管理工作由行政職能科室非檔案專業人員兼職負責。

（二）檔案管理意識薄弱，缺乏科學化管理理念

在實際工作中，由于缺乏檔案管理專職人員，工作量大，很容易造成檔案材料的缺失、遺漏、不齊全、不規范；加之檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，使檔案管理現狀無法適應新時代檔案管理要求，更談不上檔案管理工作的科學化。

二、知識服務型檔案管理模式的定義與現狀

知識服務的檔案管理屬于一種全新的理念，其屬于一種建設在檔案管理模式所提出的新模式和方法，其主要是以編碼形式的知識管理模式為主。從企業的檔案管理價值層面來看，管理工作不能僅停留在檔案的本身價值方面，還需要借助收集和整理檔案的方式，為用戶提供更多的信息數據。但是，在收集與整理檔案數據的同時，便可以對檔案數據進行計算，實行分類操作期間，便可以將信息之間的不同關聯展現出來，從而呈現出一個更加豐富的框架型信息，以便于用戶在后續使用時的便利性。這便是知識服務型檔案管理的主要優勢，其可以幫助用戶更好的節省時間，并提升檔案的綜合使用價值。從目前來看，知識服務的檔案管理模式落實效果并不是非常理想，當前知識服務型的檔案管理模式應用效果較差主要原因在于不重視，在相關理念方面不成熟，許多服務人員對于知識服務型檔案管理的認知不清晰。在具體問題方面，展現在下面幾點：

（一）管理素質水平較低

因為檔案管理工作人員對于相關概念的認知不清晰，導致在服務期間無法將知識服務這一概念展現出來，在理想的知識服務檔案管理模式當中，管理人員并不具備相應的知識以及數據整理與收集的能力。

（二）管理模式相對落后

從理論層面上來看，以往的檔案管理工作都是以被動性的服務模式為主，也就是等待對檔案有需求的人上門索取檔案，這也導致檔案管理工作本身存在明顯的滯后性，缺少時代發展緊迫感，過度的安于現狀，工作發展思維缺乏，整體工作效果不佳。

三、基于知識服務的檔案管理模式理論策略

（一）堅持更新觀念，持續推進檔案現代化建設

觀念的更新是實現檔案管理工作模式創新建構的重要前提，作為檔案管理工作人員，在接納大數據與信息資源共享發展觀的基礎上，積極地對管理工作模式進行創新建構。對檔案管理工作更新觀念，就要求管理人員將“數字化”這一詞匯作為管理工作的關鍵詞，基于此，管理人員必須摒棄傳統的管理觀念，樹立電子檔案管理意識，以快速地適應數字化檔案的發展進程。此外，在觀念更新方面，管理人員還應提升責任意識，要具備協同創新工作意識，加強檔案館之間的信息交流與管理經驗交流，實現對檔案館內各項資源的最優化配置，并嚴格以用戶為導向進行檔案管理，形成一種現代化特征明顯、數字化進程鮮明的檔案管理工作新模式。

（二）細化檔案管理措施，提高管理效益

為了更好的發揮知識服務型檔案管理的綜合服務效益，在工作中需要做好對檔案管理工作的細化處理，確保所有的工作都有據可查，尤其是對于歸檔工作而言，必須細致卻明確，在職能調整以及業務持續發展等過程中不斷的調整與優化。在制定范圍同時需要充分考慮歸檔信息的晚會增興，確保內部管理機制與實施期間的可信性。其次，需要做好歸檔環節的管理，不僅需要做好歸檔工作機制的落實，同時還需要根據歸檔的關鍵點問題，從根本上提高歸檔質量，落實全面、集中的文件材料歸檔管理工作。另外，還需要做好檔案后的保管范式優化工作，一方面是做好文件形態的改變優化，另一方面是做好文件數量的改變分析。檔案后的保管范式基礎內容應當是通過三個因素構成，分別為新來源觀、宏觀鑒定論以及知識服務。其中新來源觀與宏觀鑒定論屬于知識服務型的基礎，知識服務則是檔案后保管范式的關鍵性內容。

（三）知識社群的組織與搭建

新媒體視角下檔案知識服務轉型的第二個途徑在于知識社群的組織與搭建。從新媒體發展的領域看，建立社群是其運營過程中非常重要的一環。在新媒體社群營銷的影響下，檔案知識服務也在逐步引進社群元素。社群營銷就是在互聯網數字化社群的社會環境下，充分運用互聯網工具，利用群體失智、情緒化的特點，激發社群所蘊藏的巨大能量，達到營銷的目的。社群營銷的核心是“人”，輔助因素是產品與服務。檔案知識服務通過組織和搭建知識社群，以服務用戶為核心，其產品就是檔案知識，進而提高服務質量和服務速度。以中國檔案知識平臺為例，其強大的服務功能，能夠滿足用戶的需求，但是網站與新媒體各宣傳平臺相比較而言，在用戶的體驗上較差一些，隨著智能手機的普及，網站已經流失了很多用戶，大量APP、微信公眾平臺等媒介的發展，已經成為檔案知識服務發展的必要條件。

結語

綜上所述，基于知識服務的檔案管理工作具備顯著的實踐性價值，隨著社會的不斷發展對于知識服務型的檔案管理模式也會更加重視，對于這一方面的需求也會不斷的提升。對此，在今后我們應當放長眼光，積極結合大數據等新技術，做好檔案管理和信息化的結合性發展，并提高數據處理的高效率特性，并實現節省人力資源的目的。