淺談如何起草好企業辦公室的文字材料

（國家能源集團寧夏煤業公司礦山機械制造維修分公司，寧夏 銀川 750409）

一、起草企業辦公室會議和公文，材料撰寫的重要性

辦公室文字材料寫作不僅是企業文職人員辦公工作的主要職責，還是上傳下達、做好材料匯報、提高企業效率的主要方式。隨著企業的快速發展，信息的互聯網傳遞、高效率的工作節奏，這對辦公室文職人員的寫作要求和能力進一步提高。因此只有具有高素質的能力，并有較強文字處理技巧的辦公室人員才能更好的起草企業的辦公文件。

而企業的辦公文件的處理也對企業產生著重大的影響。只有及時、優質的起草文字材料才能發揮其“輔政”作用，為企業工作助力。那么為什么辦公室、公文及材料撰寫會有如此大的重要性呢?首先，當重大會議開展完畢后，由于會議中信息量巨大，且內容繁多，時間短促，這也就導致工作的信息整合度欠缺。這時候，及時起草相關會議內容就能夠及時完成公文撰寫，將上級領導的要求和會議重點及時傳達貫徹。有利于企業各部門接下來更多工作的開展。

其次，及時的反映、匯總、撰寫可以體現企業生產經營和發展情況，辦公室作為主要機構，承擔著助手、參謀、協調和公關等職能。要想讓辦公室起到參謀輔政、政務服務等職能，更加需要提高辦公人員的文字水平和起草稿件能力。只有文字和起草能力提高，才能確保信息的政令暢通、公司的運轉高效，可還以更好的總結經驗、傳遞信息、展示企業形象。

最后，因為辦公職位的特殊性，有的材料需要臨時交辦，還需要文稿材料的質量及正式性，所以辦公室文件材料的起草就顯得更加重要了。

二、起草好企業的文字材料的措施

起草辦公室文件及材料的重要性不言而喻。盡管起草撰寫很重要，但要想寫好并不容易，很多文職人員，新到辦公室崗位的人員，遇到不同的文字材料寫作任務時就不會寫。通常能說出來，但是下筆就很難憋出字來。出現這些原因會導致辦公材料撰寫和整合度質量不佳。因此要解決這些問題，可以從以下幾個方面入手。

（一）整理材料，發現規律

企業材料的分散，各種應用的公文、以及企業文件類型的不同，這些都需要整合以往文件或者資料，發現同種性質文稿的規律。

一般來說，在起草材料之前，要對材料的主要內容、構成要素、文稿結構、有一個初步的構想，準備好所有相關文件，把前期工作整理干凈。這樣在翻看文稿時就會很容易找到規律。比如都在什么背景下，現在提出什么要求、部門以及相關人員做出那些努力，總結了什么經驗、還存在什么問題。將內容分成過去、現在、將來的框架結構，有利于起草時簡潔明了。

（二）平常積累、提高功底

1.拓寬知識面

對于很多文員寫不出來東西的情況，關鍵在于接觸相關內容較少，所以平時拓寬知識面尤為重要。對于文職人員來說多接觸一些事物、書籍、學會一些技巧、知識都是有必要的。通常都說一個人有了廣度才會有深度。所以平常文職人員要學得多，看得多，問的多，了解古今常識、科教文化、時政熱點，將這些內容融入文稿當中，寫出來的內容就不會千篇一律了。

對于自己的專業方面知識，更需要精益求精，不斷擴展自己的知識層面，這樣可以從更高的維度、更全面的視野去寫稿件。比如在看專業書籍時，你就會了解到可以從一個環境里，分析著某項工作的各種方面。優劣、風險、評估、動態進展等等方面。就不會愁的寫不出文稿，寫不好文稿了。

2.及時輸入和收集

辦公室的文字材料通常要求較高，政策性強，具有相當的廣度和深度；而起草這些文字材料則需要動用自己的文學功底。讀書筆記，不僅需要多讀書，還要在讀書中收集資料，為我所用。那辦公室人員最好讀那些書呢，因為辦公室人員在企業中的獨特地位，所以稿件的官方，政治性較高，因此多看新聞報刊，政治理論報道、可以有效避免用詞不規范、不正式的問題。而文學功底的培養離不開輸入與輸出，讀書是輸入，輸入大量素材，各種政治理論詞語、企業領導以往講話等。看的多，自然在腦海中也就有記憶。平時收集素材，必要時候可以及時給予思路，很多書籍、雜志上的好詞好句，名言警句，名家語錄，都可以收集，甚至背下來，在腦中隨時可以出現使用。

3.在思考中實踐

一篇正式的文稿文件都是有形式規范的，而完成則需要經過了解寫作目的，收集材料、構思思路，寫出框架到起草初稿、檢查、定稿這幾部分構成。

寫的文稿多了就需要及時思考每次寫作過程出現的問題，有什么阻礙因素等。做好全篇文稿的布局和不斷修改直到定稿這一過程花費精力較多，而沒有好好思考每次文件寫作過程，就浪費了自我提高的機會。學習過程的繼續和深化就是思考的過程，只有我們經常思考、善于思考，才能將讀書積累的知識，眼界開拓的層面轉化成我們的能力。在企業中思考包括要細心留意觀察本行業、本單位的重大信息，出現的問題，發展情況等內容。

4.溝通中領悟要點

無論是辦公室會議、企業公文或者是各種新事件的材料性撰寫，都離不開為企業服務。而企業的領導則是文件的中心思想，所以與領導和相關會議人員做好溝通有利于把握事件的前因后果、來龍去脈的全部過程。只有了解了領導所思考的問題，才能更好的寫出符合領導要求，企業規劃的文件。平常在溝通中留心相關領導和人員的講話，發言，以及領導為人處世的風格，傾聽他們的想法和建議，在溝通觀察中領悟工作中所有重點內容。這樣無論起草什么樣的文件，都會有價值，正確、無誤。

三、結束語

如何起草好企業辦公室的文字材料不是一朝一日就可以練就的，公辦事文職人員只有厚積薄發、貫徹這幾個要點，多加練習，才能讓思想與筆尖碰觸，寫好文稿、服務好企業。