科技檔案管理質(zhì)量的提升措施分析

(豐林縣檔案館，黑龍江 豐林 153033)

我國科技研發(fā)水平顯著提升，新增科技成果數(shù)量巨大，更加頻繁的科技研發(fā)活動(dòng)使科技檔案的數(shù)量增加，科技檔案中記錄著重要的科技相關(guān)信息，必須妥善管理這種檔案。管理科技檔案面臨不少挑戰(zhàn)，為了保障科技檔案管理的科學(xué)性，管理者必須加大對(duì)科技檔案的重視，明確管理科技檔案時(shí)存在的主要問題，認(rèn)識(shí)到科技檔案的作用，以最為合適的方法來完成管理科技檔案的任務(wù)。

一、科技檔案概述

科技檔案不同于科技資料。反映一定單位科技活動(dòng)的并具有歷史查考憑證作用的科技文件材料才能轉(zhuǎn)化為科技檔案，而收集交流來的只起參考作用的材料是科技資料。被本單位采用的外來科技資料則轉(zhuǎn)化為本單位的科技檔案，科技檔案通過復(fù)制提供給外單位參考使用則轉(zhuǎn)化為科技資料。科技檔案是一次文獻(xiàn)的一種。

科技檔案作為科學(xué)技術(shù)信息的載體，可以起到促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展的作用。國家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)，采用一定的新技術(shù)要和本國的資源情況、工業(yè)水平、原材料、社會(huì)的傳統(tǒng)和文化水平相適應(yīng)，這就需要多種門類的科技檔案共同發(fā)揮作用。一個(gè)企業(yè)或事業(yè)單位進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)決策，除了要充分了解國內(nèi)外的技術(shù)水平和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)外，更要注意分析研究自己的技術(shù)力量和技術(shù)水平、設(shè)備條件、原材料的供應(yīng)和信息掌握的多少等，這就需要充分利用本單位的各種科技檔案。科技檔案作用的發(fā)揮帶有全面性、綜合性和系統(tǒng)性的特點(diǎn)。在設(shè)計(jì)工作中提高圖紙復(fù)用率為科技檔案成批成套發(fā)揮作用開辟了新的前景。

二、管理科技檔案時(shí)存在的主要問題

針對(duì)當(dāng)前管理科技檔案的基本情況，可以從中發(fā)現(xiàn)一些管理問題，這些問題已經(jīng)對(duì)科技檔案管理工作形成了實(shí)質(zhì)性的負(fù)面影響，必須被管理部門以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視。部分負(fù)責(zé)管理科技檔案的工作人員仍舊持有傳統(tǒng)化的管理思想，在他們的認(rèn)識(shí)中，只關(guān)注具有管理性價(jià)值的檔案，對(duì)于科技檔案的范圍界定也存在錯(cuò)誤，導(dǎo)致科技研究中的草圖以及實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等信息被輕視，沒有被納入到歸檔范圍中，收集的檔案類別單一，科技檔案內(nèi)容不全，缺失了重要的研究信息。因此進(jìn)行科技檔案管理工作時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)先糾正錯(cuò)誤的管理思想，更加全面完整地收集科技檔案，為日后的科技信息查詢提供必要的支持。

三、提升科技檔案管理質(zhì)量的可靠措施

科技檔案是科研活動(dòng)的重要組成部分，記錄了科技信息，有極高的信息利用價(jià)值，管理者要圍繞科技檔案，優(yōu)化檔案管理模式，改進(jìn)科技檔案管理方法，現(xiàn)提供一些能夠幫助提升科技檔案管理質(zhì)量水平的管理建議。

（一）展開信息化建設(shè)工作

隨著科技研究單位持續(xù)發(fā)展進(jìn)步，形成的科技檔案數(shù)量也在持續(xù)增加，比如在一些國營軍工企業(yè)中，產(chǎn)出的產(chǎn)品具有豐富的型號(hào)，對(duì)應(yīng)的科技檔案數(shù)量龐大，為了存儲(chǔ)科技檔案，必須擴(kuò)大檔案庫房的內(nèi)部空間，需要投入更多的資金與建設(shè)資源，最終還有可能面臨檔案脹庫的問題。針對(duì)紙質(zhì)檔案保存工作中存在的問題，可通過使用信息技術(shù)與電子技術(shù)解決，將大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，可緩解脹庫的情況。檔案部門要認(rèn)識(shí)到以科技檔案為核心，建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的重大意義，對(duì)檔案信息展開數(shù)字化處理，做好檔案信息系統(tǒng)與工作單位信息系統(tǒng)的銜接，高效地從工作單位中收集科技檔案，為之后檔案整理工作保留更多的時(shí)間，使科技檔案資源能夠得到充分的開發(fā)。

（二）提升大型科研項(xiàng)目下的檔案管理工作質(zhì)量

大型科研項(xiàng)目往往能夠展現(xiàn)出較高的科研技術(shù)水平，但是在實(shí)際的研究過程中，卻需要消耗較長的時(shí)間，確保在多個(gè)研究階段都應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，最終創(chuàng)造高新研究成果，在研究過程中累積的科技檔案可以記錄研究的過程，尤其是一些研究中的重點(diǎn)事件，也記錄了研究單位的發(fā)展歷程，在科技發(fā)展領(lǐng)域中也具有極為重要的意義，必須重視這類科研研究活動(dòng)中形成的檔案材料，使用專門的管理系統(tǒng)完成管理任務(wù)，管理科技檔案人員應(yīng)更加細(xì)致地記錄技術(shù)應(yīng)用情況，充實(shí)科技檔案的內(nèi)容，使檔案更為完整，以此實(shí)現(xiàn)科技檔案的價(jià)值，用科技檔案來推動(dòng)科技向前發(fā)展，更好地展現(xiàn)出信息資源在社會(huì)中的價(jià)值。

（三）引導(dǎo)工作人員重視科技檔案管理與利用工作

工作人員直接負(fù)責(zé)管理科技檔案，其持有的工作理念關(guān)系著檔案管理成果。工作人員本身必須重視科技檔案，掌握科學(xué)的科技檔案的管理方式，確保科技檔案的管理工作朝著正規(guī)化的方向發(fā)展，減少科技檔案管理過程中的錯(cuò)誤。工作人員可以通過學(xué)習(xí)加深對(duì)科技檔案的了解，以此來改進(jìn)檔案收集、整理以及歸檔等階段的工作方法。完成前期的檔案管理工作之后，還要注意科技檔案利用的問題，只有對(duì)科技檔案進(jìn)行利用了，才能真正地講這類檔案所具有的價(jià)值展示出來，工作人員還要在檔案管理實(shí)踐過程中，找出可以幫助提升檔案利用率的方式，通過科技檔案的實(shí)際利用率，也能夠看出檔案管理部門的工作水平。不少企業(yè)在科技檔案的利用方面都出現(xiàn)了問題，比如在查閱檔案時(shí)，還選擇人工化的方式，這種方式在耗費(fèi)人力與時(shí)間的同時(shí)，還會(huì)損壞檔案材料，應(yīng)加大力度，推動(dòng)檔案的電子化轉(zhuǎn)化，而后借助共享平臺(tái)來分享檔案材料。檔案管理者需繼續(xù)累積科技檔案管理經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化這一類與科技相關(guān)的檔案管理模式。

四、結(jié)束語

管理科技檔案，必須以實(shí)際情況為準(zhǔn)，管理者首先需要正確認(rèn)識(shí)科技檔案具有的價(jià)值，而后根據(jù)預(yù)設(shè)的流程對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)且合理化的歸檔，完成初期管理任務(wù)之后，可統(tǒng)一上交相關(guān)工作部門實(shí)施管理，以此來確保在有需要時(shí)，可以有效地利用科技檔案。在管理科技檔案時(shí)，不僅要將最為基本的管理工作做好，同時(shí)還要注意對(duì)相關(guān)的管理檔案知識(shí)進(jìn)行宣傳，以此來強(qiáng)化歸檔人員的工作意識(shí)，更加完整地管理與收集科技檔案。