現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策探討

（科右中旗人才交流服務(wù)中心，內(nèi)蒙古 興安盟 029400）

引言

人事檔案管理可以說(shuō)是每個(gè)企業(yè)、每個(gè)單位發(fā)展最基礎(chǔ)的。人事檔案的基礎(chǔ)管理包括檔案材料的收集、分類、裝訂，人事檔案查閱，人事檔案轉(zhuǎn)遞等。人事檔案的運(yùn)用包括招聘時(shí)審核人事檔案，中層干部聘任時(shí)，辦理在職轉(zhuǎn)退休社保業(yè)務(wù)時(shí)，退休人員信息庫(kù)建設(shè)時(shí)，公證等。在日常工作中做好人事檔案的管理和運(yùn)用非常重要。

一、人事檔案管理的含義

人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。人事檔案是記錄個(gè)人相關(guān)信息的文字材料匯總，并且按照相關(guān)的規(guī)定整理后裝訂形成的。

二、當(dāng)前社會(huì)發(fā)展情境下人事檔案管理模式的發(fā)展情況

首先是人事檔案管理內(nèi)容越來(lái)越朝向現(xiàn)代化發(fā)展。在當(dāng)今飛速發(fā)展的社會(huì)大環(huán)境下，人事檔案管理也有了很大的發(fā)展。邁著堅(jiān)定的步伐，走向了現(xiàn)代化、信息化、數(shù)據(jù)化。以往的文字記錄方式雖然也很詳實(shí)，但耗費(fèi)的人力、物力、財(cái)力過(guò)多，效率也不見(jiàn)得很高。而現(xiàn)在利用大數(shù)據(jù)化的記錄方式，可以很快速的將所要保存的文字資料記錄下來(lái)，而且還可以插入圖片，影像等各種新型信息載體，真正做到圖文并茂。在新型記錄方式下，信息還可以得到很好的保存，丟失的概率也比以往少了許多，文字記錄中可能出現(xiàn)的情況，比如書頁(yè)磨損、字跡模糊、記錄內(nèi)容難以理解等也可以減少。再者來(lái)說(shuō)新型人事檔案管理記錄方式最明顯的一大優(yōu)勢(shì)是可以進(jìn)行快速檢索，只需要在信息記錄載體上輸入關(guān)鍵詞，就可以快速的得到所要查詢的信息。其次是管理機(jī)制現(xiàn)代化。人事檔案管理模式中包含的人事檔案管理部門也在逐步向現(xiàn)代化的方向發(fā)展。人事檔案管理部門在設(shè)計(jì)人事檔案管理機(jī)制時(shí)很好的體現(xiàn)了現(xiàn)代化的特點(diǎn)，比如，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，以及當(dāng)前信息共享的特點(diǎn)，人事檔案管理部門可以很好的吸取先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)去進(jìn)行部門管理機(jī)制的設(shè)置，也可利用方便的app,在app中輸入企業(yè)的相關(guān)情況，尋找合適的管理模板，根據(jù)企業(yè)的具體情況，進(jìn)行具體的方案設(shè)計(jì)，在app給出的管理模板中注入靈魂，為企業(yè)設(shè)置出一套最合理的管理機(jī)制。

三、現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題

首先是重要性認(rèn)識(shí)不到位。企業(yè)人事檔案管理通常是被看做一項(xiàng)服務(wù)性工作，而不是一項(xiàng)重大責(zé)任性工作，更有甚者認(rèn)為它是可以省略的工作。某些企業(yè)單位認(rèn)為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)是第一位的，人事檔案管理只是人力資源部門的工作，其他部門沒(méi)必要花費(fèi)時(shí)間和精力給予必要支持。某些企業(yè)單位對(duì)人事檔案管理沒(méi)有深刻清晰的認(rèn)識(shí)，單純的把它看成儲(chǔ)存歸檔和查閱提檔等表面工作。還有一些大型企業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，各分公司隨意進(jìn)行裝訂，全公司沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案五花八門。其次是專管人員業(yè)務(wù)能力有待提升。當(dāng)前我企業(yè)業(yè)人事檔案專管人員凸顯出了較為嚴(yán)重的問(wèn)題。首先，專管人員身兼其他工作，精力難免被其他工作分散，導(dǎo)致工作質(zhì)量大打折扣。這是因?yàn)樾б婧玫钠髽I(yè)雖然人員充裕卻認(rèn)為這不需要占用專職的人力，效益差的由于人員精簡(jiǎn)無(wú)法設(shè)置專職的人力。其次，專管人員存在流動(dòng)性，這類職工存在崗位變化、晉升或者退休。交接工作通常比較倉(cāng)促，新人需要很長(zhǎng)時(shí)間才能熟練掌握這項(xiàng)工作，或者掌握了這項(xiàng)工作卻被安排到其他崗位。

四、企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題的相應(yīng)對(duì)策

（一）嚴(yán)把標(biāo)準(zhǔn)關(guān)，落實(shí)好干部人事檔案數(shù)字化規(guī)范

綜合考慮到質(zhì)量、人力、物力等因素，很多地區(qū)在檔案數(shù)字化中采取業(yè)務(wù)外包的形式進(jìn)行，既可以省時(shí)省力節(jié)約成本，也可以保證質(zhì)量成效。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)性、流程性工作，外包后的檔案數(shù)字化工作中，檔案管理人員并不是“甩手掌柜”，而是在全程監(jiān)督、進(jìn)度跟進(jìn)、成果驗(yàn)收等方面下功夫，對(duì)外包中的不當(dāng)行為要及時(shí)制止，對(duì)影響進(jìn)度的問(wèn)題要及時(shí)協(xié)商解決，對(duì)質(zhì)量問(wèn)題要及時(shí)指明，確保檔案數(shù)字化工作按期保質(zhì)完成。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

用人單位要想加強(qiáng)人事檔案管理，就需要提高工作人員的綜合水平，對(duì)人才隊(duì)伍的建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化，并且充分重視人事檔案管理的工作，選擇一些思想素質(zhì)較好、具有較強(qiáng)責(zé)任心的人員進(jìn)行人事檔案的管理。另外還需要進(jìn)行定期的教育和培訓(xùn)，讓檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)水平，并且了解到人事檔案管理的重要性，定期考核檔案管理人員，讓他們積極學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的管理方式，讓檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提高。與此同時(shí)，還需要積極落實(shí)相關(guān)人員的工資待遇，用人單位在檔案管理的過(guò)程中需要依照檔案局的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定來(lái)進(jìn)行落實(shí)，這樣既明確了工作要求，又具有較好的工資待遇，才能讓檔案管理人員的工作水平和工作質(zhì)量提高。

（三）立足實(shí)際加強(qiáng)規(guī)章制度管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)加的快速普及與推廣，對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生了深刻的變化。通過(guò)將檔案工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，不僅可以節(jié)約大量的人力物力同時(shí)也能夠?qū)θ耸聶n案資料進(jìn)行在線處理，提高檔案管理的整體質(zhì)量與水平，而且還能夠探索出更加先進(jìn)的管理系統(tǒng)，通過(guò)檔案資源建設(shè)，可以確保檔案管理內(nèi)容更加完善。既能夠方便更多的患者在線瀏覽，而且也可以提高人事檔案的傳播價(jià)值，還能夠有效減少人事檔案出現(xiàn)損耗的風(fēng)險(xiǎn)。許多珍貴人事檔案在外界期間非常容易受到破壞，造成無(wú)法估量的損失。通過(guò)信息化信息技術(shù)能夠?qū)⑷耸聶n案信息進(jìn)行快速采集，可以隨時(shí)隨地參與各種展覽活動(dòng)，確保人事檔案資源的共享。

結(jié)語(yǔ)

總之，在新世紀(jì)加強(qiáng)檔案管理具有非常重要的意義，需要進(jìn)一步對(duì)檔案查驗(yàn)和收集制度進(jìn)行完善，并且與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，加強(qiáng)檔案的管理以及資源的共享。