高校教務管理中教學檔案管理的有效措施

朱亞丹

（常州大學 江蘇省常州市 213000）

高校教務管理工作涉及全部教學活動，幾乎每時每刻都會產生各式各樣的材料、文件，以檔案的形式匯集成為教務管理的重要資源。因此檔案管理歷來是高校教務管理的重中之重。尤其是在持續不斷的高校擴招行動后，學生數量的持續增加造成高校教學檔案管理的指數級增長，也為新形勢下提升高校教學檔案管理有效性提出了更多新要求。

一、高校教務管理中教學檔案管理的常見問題

重視程度相對有限。相較于學籍、考試、學分管理，教學檔案雖然在教務管理體系中同樣是不可或缺的組成部分，然而由于與教學活動不存在顯著直接的關聯關系，因而更加難以引起重視和關注。而這種重視程度上的相對有限決定了不少高校教學檔案管理長期維持在低水平發展的重要原因。管理思想上缺乏應有的關注不僅是一個態度上的問題，更會引發一系列具體措施上的疏忽與輕慢。也就是說，思維層面的陳舊落后造成了實踐層面停滯不前，影響了高校教務管理中教學檔案管理提升有效性。

信息化建設有待加強。信息時代大背景下，信息化正在成為各行各業實現轉型升級的最強抓手，也是大幅提升管理有效性的最強助力 。然而思想層面的重視不足造成不少高校在教學檔案管理信息化建設上長期存在進度滯后、實踐不力等不良狀態，難以發揮出信息技術提質增效的積極作用。不僅如此，傳統模式下的高校教學檔案管理還存在分散化、臨時性等更多問題。學校內各科、系產生的教學檔案通常采取自行就地存放模式，或使用廢棄辦公室充當檔案室，或暫借庫房堆積保管等。這種極不正規、缺乏系統性的管理方式勢必嚴重影響教學檔案的存放和使用，也在很大程度上降低了教學檔案管理的有效性。

二、高校教務管理中教學檔案管理的有效措施

加快推進集中化、標準化、精細化制度建設

提高教學檔案管理有效性的前提之一形成足夠完備的管理機制。結合當前部分高校在教學檔案管理中存在的問題，加快推進集中化、標準化、精細化制度建設極為必要。首先，原本分散存放在各院、系的教學檔案當盡快歸集到學院統一指定的檔案保管中心或庫房。同時，應挑選具備足夠檔案管理專業知識與資質的工作人員負責管理教學檔案。其次，為在后續深入推進檔案管理信息化建設，院校需要就教學檔案制定統一標準。尤其需要就已存在的填報混亂情況加以清理，并對不符合統一標準的教學檔案進行修正或優化，使其滿足統一化管理的客觀要求。再次，為突破傳統管理思想的束縛和局限，新時期高校教學檔案管理還需要徹底顛覆粗放化管理的陳舊與落后，走一條精細化、現代化管理新路線。即，要全力避免出現過于籠統、似是而非的檔案形式或內容，確保教學檔案主題突出、指向明確、類別清晰。這不僅是為后續查找和反復利用奠定扎實基礎，也是為實現未來的全數字化做好鋪墊。

加快構建信息化管理系統

管理信息化是實現企事業單位管理現代化的核心與關鍵。信息技術的光速傳輸與海量存貯決定了這一先進模式有助于高校教學檔案管理大幅提升管理效率，同時全面解決傳統人工管理難以保障品質的問題。新時期高校教學檔案管理提升有效性的當務之急就是加快構建信息化管理系統。

一方面，高校需要加快傳統檔案的數字化轉換，比如紙質檔案向電子檔案的轉換。這既是為了滿足信息化平臺管理的標準統一要求，也是為了對原始檔案加強保護，避免原始檔案在反復查詢使用中出現人為損壞。另一方面，大幅提升電子檔案的服務功能至關重要。即，要充分利用平臺化管理適應多種端口與載體的技術優勢，加快開發高度普適性的電子教務檔案管理模塊。比如既要有可以滿足臺式電腦等固定終端使用的管理界面，又要開發適應移動終端如Pad或手機的App等。尤其是在環保低碳發展的宏觀趨勢下，無紙化辦公已經成為眾多企業單位降低成本、提高效率、實現管理現代化的重要標志。作為身處科技前沿的高校更應當充分利用自身教學科研的技術和資源優勢，全力開發適用于無紙化操作的電子教學檔案信息系統。包括鍵盤輸入和觸摸式輸入在內，多種人機互動模式均應被納入教學檔案管理信息化體系內。

注重人員培訓，提升準入門檻，夯實人才基礎

無論是加快檔案信息化管理還是實現教學檔案管理科學化與現代化，技術的應用都是不可或缺的核心要素。而這些都離不開人的專業知識與技術實踐支撐。因此，新時期高校提升教學檔案管理有效性還需要注重人員培訓，提升準入門檻，夯實人才基礎。即，高校應當結合信息化發展趨勢持續強化檔案管理人員的教育與培訓，尤其是計算機基礎知識、網絡語言和信息化管理技術等內容。而部分高校長期以來缺乏足夠重視，往往采取專兼職混搭的方式處理教學檔案管理工作，很大程度上降低了教學檔案管理的有效性。新形勢下，高校需要全面轉變管理思想，只選擇具有檔案管理從業資質的專業人員擔任教學檔案管理工作，而將非專業人員逐步調離教學檔案管理崗位，從而實現“讓專業的人做專業的事“的目標。只有逐步建立一支專業化且復合型的實用人才隊伍，高校教學檔案管理才能在大幅提升有效性的同時沿著科學化與現代化的方向健康發展。

作為高校教務管理的重要組成，教學檔案管理不僅是對既往教學活動的資料收集，也是未來教學優化改進的輔助和參考。提高教學檔案管理有效措施不僅體現在技術層面的硬件升級，更需要在管理思想與觀念層面突破傳統模式的束縛與局限。同時，與信息技術的全面融合也是新時期高校教學檔案管理實現科學化與現代化的重要手段。