大數據時代背景下傳統檔案企業的轉型發展探析

楊家華 張淑春

（遼寧科技學院，遼寧 本溪 117004）

傳統的檔案企業以整理檔案、掃描、歸檔保存、軟件管理等手段來謀求生存發展，大數據和人工智能的運用給傳統檔案企業的發展帶來了沖擊，傳統業務已經逐漸被取代，新時代檔案企業的發展方向應該是檔案利用和聯動。通過大數據和人工智能的科技性、便利性來合理的分配、調用檔案資源，達到利益最大化，滿足國家經濟社會的需求，進而使傳統檔案企業獲得發展生機。

傳統檔案企業要實現可持續發展，必須順應大數據時代的潮流。大數據的用領域范圍是人工智能，人工智能是指研究、開發用于模擬、延伸和擴展人的智能的理論、方法、技術及應用系統的一門新的技術科學。通過人工智能分析利用大數據可以立體的實現優化檔案資源配置，用最少的成本來博得最大的利潤。傳統檔案企業歸檔保存檔案，通過軟件來管理、檢索檔案的方式在一定程度上泯滅了檔案隱藏的價值。將其聯系到大數據后則不再是存放在角落里或者網絡系統中長時間無人問津的一紙文字。通過大數據整合、人工智能分析計算其內容，我們可以得到豐富的信息，這些信息將產生無盡的價值。信息是這個時代的財富，檔案承載著天文地理、文化科學、從古到今的信息。如果傳統檔案企業順應時代發展積極變革就會長盛不衰。

傳統檔案企業向大數據時代轉型可以通過以下三個方面來進行。

一、豐富企業精神

企業文化是企業精神的體現。傳統檔案企業的企業文化都圍繞著嚴謹、保密、規范等方面，一定程度上抑制了企業發展。

如河南繕文檔案管理有限公司的企業文化：科學、規范、嚴謹、高效。直觀的凸顯出一個傳統檔案企業文化所存在的問題：缺乏活力，缺乏創新。所以需要豐富企業文化，在滿足基本要求的同時要體現企業的優越感和時代感。加入聯動、創新、奉獻和發展等元素，激發企業內部成員參與變革的熱情。循序漸進的輸入大數據時代人工智能的思想，讓企業成員深入了解什么是人工智能，什么是大數據，明白了其價值后在精神層面主動接受并推動改革。進而利用變革來聯系一切可以利用的人力資源與物質要素以創造更大的價值。與此同時注重利用掌握的信息來服務大眾，奉獻社會；一方面體現了奉獻的企業文化；另一方面提高企業知名度和影響力。

二、優化人力資源配置

不久的將來，人工智能技術可以替代大量技術含量低端的勞動力。人工智能研究的一個主要目標是使機器能夠勝任一些通常需要人類智慧才能完成的復雜工作，而傳統檔案公司所進行的歸檔工作的一些步驟正是包含其中的。甚至是屬于比較簡單的、更容易操作的。

因此優化人力資源配置就是適當減少重復性工作的勞動力，如打字員和掃描員等。引進能夠支撐企業進行大數據發展的計算機人才。通過進行培訓使其了解檔案工作的基本內容。然后通過計算機大數據技術，將不加密的、公示的檔案和加密的檔案分類匯總，形成信息網，為相關單位提供查詢服務。當然，人工智能領域所不能替代的崗位，如：檔案學術顧問、檔案培訓講師、業務推廣人員等依舊需要招納。在這些方面做得比較好的是北京清大思創科技發展有限公司。此公司當下一直致力于信息管理軟件開發和信息資源數字化服務。他們以信息產業前沿理念為引導、全面掌握行業高新技術。全方位引進高新人才，大力推進企業發展。可作為典范供正在進行變革的檔案企業參考。

三、拓展檔案業務領域

宏觀上講檔案業務領域拓展是指利用大數據和人工智能技術來增加新的檔案業務。但我們這里講的拓展不僅僅是增加新業務，而是要在保證基礎業務穩固的同時把重心逐漸轉移在新業務上。

傳統檔案企業的業務范圍相對狹隘，例如燕東（本溪）檔案管理服務有限公司的經營范圍：檔案管理服務、培訓；檔案科技成果開發與轉讓；辦公用品銷售；辦公用品經銷和檔案業務咨詢等。與很多同類企業一樣，業務主要針對歸檔、培訓等方面，而對檔案信息的聯動利用端涉及的比較少。我們需要變革、拓展這些業務。在檔案庫中分類、篩選出沒有加密并可以向社會公布的檔案，利用大數據和人工智能來分析相關檔案，打造出一個具有公司特色的信息鏈、信息網、信息庫。為企業、國家、或者社會多方位地提供信息資源?？梢允抢麌瘢嬗谏鐣l展的免費信息；可以是有償的商業信息；也可以是歷史文化信息。當然，有一個前提是企業必須管理相當數目的檔案資源。在某種程度上講，檔案資源的儲備量決定了信息的產量。所以又回歸到最基本的業務，歸檔保存和管理。只有在基礎牢固的前提下才能運用人工智能和大數據來聯動發展新業務。需要拓展的不只是業務，還要有思路，通過聯動新技術來讓沉睡的檔案‘活’起來是企業變革發展的關鍵。

傳統檔案企業不經意間已經走在一個風口。只要順應時代潮流，合理利用人工智能和大數據等新技術主動進行變革，什么風向都會是順風。變革過程中可能有很多預判不到的艱難險阻，但你要相信“道阻且長，行則將至”。