在信息化時代下檔案管理的創(chuàng)新策略

何平

（云南省綏江縣城市管理綜合執(zhí)法大隊，云南 綏江 657700）

一、信息時代下檔案管理工作的優(yōu)勢

（一）有利于信息運用的方便性

傳統(tǒng)檔案管理工作開展的過程中，普遍會采取紙質(zhì)檔案的管理形式，這樣就會導(dǎo)致在查找過程中出現(xiàn)不方便的問題，如果出現(xiàn)一點損失，就會消耗大量的時間，并提高工作人員自身的工作量。但信息化技術(shù)下開展檔案管理工作的過程中，就能夠?qū)ο嚓P(guān)問題進行控制，還能夠方便對相關(guān)數(shù)據(jù)進行查找，避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的問題和現(xiàn)象，從而保障能夠滿足各個方面的需求和標(biāo)準(zhǔn)。

（二）有利于檔案信息數(shù)據(jù)的完整性

我國當(dāng)前社會經(jīng)濟的發(fā)展速度較快，而檔案管理工作自身具備復(fù)雜性的特點，但傳統(tǒng)時期在開展檔案管理工作的過程中，會持續(xù)不斷的具有數(shù)據(jù)，但數(shù)據(jù)存儲容量具備限制，這就需要對相關(guān)數(shù)據(jù)進行刪除，在這樣的情況下，就會導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的問題和現(xiàn)象。但在現(xiàn)階段纖細(xì)化技術(shù)檔案管理工作的情況下，就能夠?qū)ο嚓P(guān)問題進行控制，不僅能夠存儲大量的數(shù)據(jù)，還能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進行備份，從而保證能夠加強檔案數(shù)據(jù)信息的完整性。

二、加強檔案管理工作水平的措施

（一）加強對檔案管理工作的重視

為了切實提高信息時代檔案管理工作水平，首先要做的就是要讓人們充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，這樣才能使人們更加重視檔案管理工作的開展。一方面，要進一步加大對檔案管理工作的重要性宣傳，通過宣傳使人們認(rèn)識到檔案管理工作的必要性；另一方面，要及時更新檔案管理工作理念，既要重視檔案的存放和歸納更要重視檔案的后期利用，切實滿足信息化時代對檔案管理工作的要求。2.實現(xiàn)檔案管理資源共享信息化時代不僅在數(shù)據(jù)交互、分析上更為快捷，在數(shù)據(jù)共享上也極為便利，事業(yè)單位要做好檔案管理數(shù)據(jù)資源的共享，為可持續(xù)化發(fā)展夯實基礎(chǔ)。首先，優(yōu)化檔案資源的基礎(chǔ)配置，以科學(xué)化手段完成分享。其次，在信息化檔案管理過程中，要不斷完善與優(yōu)化信息庫，并逐步開放其中權(quán)限較低的內(nèi)容，共享互通。最后，在自身信息化檔案管理平臺的運用過程中，針對試用體驗以及共享機制建設(shè)專門的意見反饋渠道。

（二）創(chuàng)新數(shù)據(jù)資料庫

越來越多的高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)生活領(lǐng)域，其中大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用中發(fā)揮著重要的作用。檔案信息管理系統(tǒng)實際運行過程中，只有完善的數(shù)據(jù)庫，才可以實現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案之間的過渡。數(shù)據(jù)庫作為檔案信息管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，其發(fā)展及建設(shè)是一項長期性工作。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作進行過程中，應(yīng)當(dāng)切實遵循從低級到高級過渡的原則，明確各個環(huán)節(jié)的具體工作目標(biāo)，科學(xué)合理的對信息技術(shù)和檔案管理之間的關(guān)系進行協(xié)調(diào)，推動目錄庫和數(shù)據(jù)庫相互融合，解決以往檔案管理工作中遇到的問題。為了避免出現(xiàn)檔案資料丟失的情況，部門負(fù)責(zé)人需要做好信息化檔案建設(shè)的安全存儲環(huán)節(jié)，最大程度地減少損失。操作人員應(yīng)當(dāng)學(xué)會根據(jù)重要性指數(shù)對信息化檔案進行分類，將數(shù)據(jù)分別存儲并加密，保證資源存儲的安全可靠；并隨時觀察計算機系統(tǒng)的運行狀態(tài)，一旦發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)當(dāng)立即檢修，務(wù)必確保信息安全存儲和傳遞。

（三）完善檔案管理體系

各個行業(yè)在實際開展檔案管理工作的過程中，必須要具備完善的管理體系，才能夠保證充分發(fā)揮其自身的作用和價值看，并提高執(zhí)行工作的力度，但在對相關(guān)數(shù)據(jù)和檔案整理的過程中，必須要對表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員進行鼓勵，而對于一些不重視檔案工作的單位來說，需要對其進行懲罰。另外，在實際開展信息化建設(shè)工作的過程中，還需要提高對網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作的重視程度，并積極堅持先進化的發(fā)展理念和原則，還需要運用先進化的技術(shù)，確保能夠?qū)ζ溥M行科學(xué)合理的規(guī)劃，從而保證能夠為檔案管理工作的開展奠定一個堅實的基礎(chǔ)。

（四）加強檔案資料的安全和保密管理

加強檔案資料的安全管理，是對檔案進行加工、整理和保存時的一項重要工作，具有非常重要的意義，我們的基層工作人員必須時刻注意安全操作規(guī)范，并不斷學(xué)習(xí)先進技術(shù)，做好檔案信息的保密工作，確保有關(guān)數(shù)據(jù)的安全，防止檔案資料的丟失，以及檔案資料的損壞和破壞。同時，還需要對檔案資料填寫人員及整理人員進行必要的檔案知識的培訓(xùn)，以便他們在做檔案資料整理時，更加與檔案管理工作相契合，因此保證檔案工作的順利進行，做好檔案資料整理人員的檔案培訓(xùn)和安全管理、保密管理也是我們解決問題的一個重要的方法。

三、結(jié)束語

綜上所述，在信息時代下，各個行業(yè)中得到快速的發(fā)展，但當(dāng)前我國一些部門在開展檔案管理工作的過程中，仍然在運用傳統(tǒng)檔案管理的方式和理念，這樣就會是相關(guān)數(shù)據(jù)得不到科學(xué)的分析，但隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對其的重視程度，并不斷創(chuàng)新和優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理形式，確保檔案管理工作能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價值，并滿足時代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)。