新形勢下提升機(jī)關(guān)會議保障效能的思考

（江蘇省常州市人大常委會辦公室，江蘇 常州 213022）

引言

會議是機(jī)關(guān)單位內(nèi)部溝通的有效方法，而會議的保障工作效果則決定了此會議能否順利進(jìn)行。現(xiàn)階段來看，我國機(jī)關(guān)單位的會議召開、組織、服務(wù)、保障等程序仍然不夠完善，保障工作中常常出現(xiàn)崗位職責(zé)不明確、內(nèi)部協(xié)調(diào)效率低、突發(fā)事件應(yīng)對能力差等一系列問題，這大大降低了會議保障效能。在這種情況下，我們有必要結(jié)合新形勢下機(jī)關(guān)單位的會議實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對會議保障效能有效策略、注意要點(diǎn)等進(jìn)行思考和分析。

一、新形勢下提升機(jī)關(guān)會議保障效能的有效策略

（一）會議準(zhǔn)備

對于機(jī)關(guān)的大型會議，應(yīng)成立會議會務(wù)勤務(wù)組，并且明確各個崗位的職能，建立會議預(yù)案及相關(guān)準(zhǔn)備清單。具體來說，會議的前期準(zhǔn)備工作主要可以分成六個方面的內(nèi)容:第一，要合理的安排好會議時間。會議召開和結(jié)束的日期、會議通知何時進(jìn)行簽發(fā)、日常安排如何進(jìn)行調(diào)整等等，都屬于時間安排工作的內(nèi)容。第二，本次會議的參加者以何種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃定、與會人員的數(shù)量、出席列席人員的比例，各個單位參加本次會議的人員名單、關(guān)鍵的參會人員名單等都需要特殊進(jìn)行確認(rèn)。第三，要結(jié)合會議的具體性質(zhì)和人員數(shù)量確定會議的召開場地，一般會議都安排機(jī)關(guān)內(nèi)部會議室召開，人數(shù)較多的會議安排在政府招標(biāo)定點(diǎn)酒店和培訓(xùn)中心等。會場的隨時服務(wù)應(yīng)包括會場休息室、攝影、茶水、引導(dǎo)、分發(fā)、等人。另外，如果會議的議程在一個小時以內(nèi)就能結(jié)束，通常不提供茶水，保證與會人員的集中度。第四，根據(jù)會議類型的不同，會場的規(guī)格和布置也必然會有所不同。應(yīng)保證會議室環(huán)境安靜無噪音、空氣流通性優(yōu)良、溫度適宜，給與會人員創(chuàng)造一個良好的參會環(huán)境。燈光音響應(yīng)與機(jī)關(guān)單位的氛圍保持一致，合理選擇燈光和麥克的類型，同時鮮花、綠化、臺布等等配套設(shè)備也應(yīng)該和整體氛圍保持一致，從而讓會議保障工作質(zhì)量得到提升。另外，在與會者全部確認(rèn)進(jìn)入會場以后應(yīng)對出席列席人數(shù)、缺席人數(shù)等進(jìn)行檢查做好記錄。主席臺應(yīng)滿座安排、不能存在空位等。第五，要做好會議的資料準(zhǔn)備工作，從會議的方案、召開計劃、講話稿、通訊錄等方面分別入手，對于一些重要的資料應(yīng)按照與會人員數(shù)量進(jìn)行復(fù)印，并且在會議開始之前進(jìn)行有序分發(fā)，這有助于提升會議的緊湊性、保證會議討論的深度。最后，在會議召開之前，需要對會議的各個細(xì)節(jié)進(jìn)行反復(fù)的檢查，在特殊會議的組織和保障中，還需要將會議準(zhǔn)備工作的進(jìn)度和結(jié)果進(jìn)行匯報，保證會議保障的效能。

（二）會議效率

第一，要合理應(yīng)對干擾。會議的效率會因?yàn)樵S多種因素發(fā)生變化，比如說會議跑題、冷場、誤區(qū)等等，都是常見的干擾因素，針對不同的情況可以選擇不同的處理方法進(jìn)行應(yīng)對和引導(dǎo)，從而讓會議順利進(jìn)行下去。會議中出現(xiàn)跑題的現(xiàn)象，一般是因?yàn)橛懻撨^于激烈，不能進(jìn)行粗暴的制止，否則很可能導(dǎo)致與會人員的熱情和情緒被壓抑，導(dǎo)致會議進(jìn)入冷場的局面，在跑題的時候應(yīng)該禮貌的進(jìn)行簡單的小結(jié)，并且對會議的召開目的進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，對時間觀念進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。除此之外，在議程進(jìn)行中，可能會出現(xiàn)部分人員走神、瞌睡、以筆敲桌等問題，這種干擾因素很容易導(dǎo)致嚴(yán)重的會議延誤，不利于會議保障效能的發(fā)揮。在這種情況下應(yīng)提前強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律，并且盡可能讓會議的討論內(nèi)容緊湊起來，讓與會者的精神始終集中在會議流程上，使之沒有時間開小差。另外，在會議討論過程中很容易發(fā)生意見沖突，這實(shí)際上是正常的，但是如果沖突太嚴(yán)重很可能導(dǎo)致會議混亂、難以進(jìn)行，所以說在會議保障過程中，應(yīng)該允許有建設(shè)性的沖突，但是不能允許破壞性的沖突，否則會議保障就失去了應(yīng)有的作用。

第二，務(wù)必要掌握組織和駕馭技巧。要對信息通報類型的信息進(jìn)行傳達(dá)和貫徹，保證會議的高效率、高精確度，對信息內(nèi)容進(jìn)行精煉、保證圖文內(nèi)容豐富，對會議現(xiàn)場的反饋進(jìn)行關(guān)注，積極引導(dǎo)思考、做好問題解答。在意見征求會議、研討會等特殊會議中，應(yīng)保持謙虛謹(jǐn)慎的態(tài)度，做好引導(dǎo)、盡量避免發(fā)表自己的看法，讓與會者能夠放開思想、積極主動的探討話題，讓與會者能夠充分的將自己的觀點(diǎn)表達(dá)出來。而對于組織決策類型的會議，與會者需要事先進(jìn)行溝通，對內(nèi)部存在的矛盾進(jìn)行解決，把本次會議的目的確定下來、提出準(zhǔn)確的議題，對需要探討的問題按照重要性進(jìn)行排序，最終達(dá)到共同的認(rèn)識。

二、新形勢下提升機(jī)關(guān)會議保障效能的注意要點(diǎn)

（一）細(xì)化會議服務(wù)流程

要對會議的服務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整，盡快建立健全以會議接待保障流程為基礎(chǔ)、以會議預(yù)算審批流程為重點(diǎn)的流程模式，對管理流程進(jìn)行細(xì)化分析、對業(yè)務(wù)操作過程中涉及到的重要內(nèi)容進(jìn)行分析。對不同崗位不同部門的界面進(jìn)行區(qū)分，在平時進(jìn)行反復(fù)模擬訓(xùn)練提升業(yè)務(wù)熟練度。在會議召開之前，對各類會議的主辦部門、與會人員的實(shí)際需求進(jìn)行確認(rèn)，做好會議的組織籌備工作，確定會議接待服務(wù)的有關(guān)方案，對工作范圍、工作職責(zé)、保障流程、保障標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行確認(rèn)。在會議召開的過程中，有關(guān)人員要根據(jù)會議保障的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)做好組織服務(wù)和接待工作，做好全流程管理控制。在會議結(jié)束以后，要對善后的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行逐一處理，做好后續(xù)的總結(jié)工作，讓會議保障的效能和考核相掛鉤，對會議保障中的每一項(xiàng)操作效果進(jìn)行分析，對本次會議保障工作進(jìn)行總結(jié)，從中獲得重要的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為后續(xù)的會議保障工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）明確崗位職責(zé)

要對會議保障工作涉及到的相關(guān)崗位工作人員職責(zé)進(jìn)行確認(rèn)、明確崗位任職標(biāo)準(zhǔn)，確定不同崗位的工作人員在會議保障中應(yīng)該發(fā)揮怎樣的作用、執(zhí)行應(yīng)該達(dá)到何種效果。對管理層次進(jìn)行調(diào)整，對管理層、執(zhí)行層等進(jìn)行確認(rèn)，從而讓機(jī)關(guān)單位的保障工作取得實(shí)質(zhì)性成果。

（三）強(qiáng)化風(fēng)險管理

機(jī)關(guān)會議保障工作實(shí)質(zhì)上有一定的風(fēng)險，為了做好風(fēng)險管理工作，需要對會議保障的制度和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整，根據(jù)過去的會議保障工作經(jīng)驗(yàn)，對非常規(guī)的、會議可能存在的特殊需求進(jìn)行分析和判斷，建立會議保障工作應(yīng)急預(yù)案，對會議服務(wù)體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行研究。做好風(fēng)險控制工作，通過流程分析、預(yù)案建立的方法，讓會議保障工作真正落到實(shí)處。對于特別重要的會議應(yīng)該根據(jù)會議要求做好會議保障的方案設(shè)計，針對會議流程比較長的情況還需要做好用餐預(yù)案、房間空調(diào)故障預(yù)案的設(shè)計工作，讓每一項(xiàng)可能存在的工作都有相應(yīng)的操作流程，將執(zhí)行過程中的不確定性控制在最低水平，從根本上提升會議保障工作的穩(wěn)定性。

（四）加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)

做好溝通協(xié)調(diào)工作，讓各項(xiàng)服務(wù)和保障工作能夠形成有效的聯(lián)動，讓會議保障工作形成系統(tǒng)化模式，根據(jù)系統(tǒng)化、一體化思維模式，考慮主辦單位和與會人員的實(shí)際需求，組織各部門進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)合作，做好不同機(jī)關(guān)單位的對接，做好相關(guān)的溝通需求。在會議過程中，對與會代表的需求盡可能進(jìn)行滿足。在會議結(jié)束以后，還需要做好相關(guān)與會人員的滿意度調(diào)查工作，將不同保障部門的滿意度分別下發(fā)，做好后續(xù)的改進(jìn)工作，為下一次會議保障做好準(zhǔn)備。

（五）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

機(jī)關(guān)會議保障工作本身十分復(fù)雜，可能受到多重影響因素的影響，其質(zhì)量十分不穩(wěn)定，但是實(shí)際上其所有的流程和操作都是由人進(jìn)行的，因此會議保障工作隊(duì)伍的人員素質(zhì)和能力，將會從根本上影響會議保障工作的效能。為了盡可能提高機(jī)關(guān)會議保障效能，我們就必須要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，通過會議保障人員篩選、提高上崗門檻的方式提高整體水平，在參與工作之前需要做好保障人員的培訓(xùn)工作，提升他們的使命感和責(zé)任感，從根本上提升會議保障隊(duì)伍的能力水平。

三、電視電話會議的保障效能

在實(shí)施機(jī)關(guān)會議時，可以強(qiáng)化電視電話在機(jī)關(guān)會議中應(yīng)用力度，并借助適當(dāng)手段對電視電話會議的會務(wù)、事項(xiàng)和基礎(chǔ)要點(diǎn)展開有效保障，確保會議中各項(xiàng)基礎(chǔ)內(nèi)容可以在短時間內(nèi)傳送到工作人員會議設(shè)備當(dāng)中，加強(qiáng)工作人員對機(jī)關(guān)會議中各項(xiàng)內(nèi)容掌握力度，這對于提升機(jī)關(guān)會議實(shí)施效果和現(xiàn)代化內(nèi)涵有重要作用。從實(shí)際情況來看，目前我國的機(jī)關(guān)會議保障工作正處在轉(zhuǎn)型的重要機(jī)遇期，在這種情況下充分做好會議保障創(chuàng)新就顯得尤為重要。而與信息化技術(shù)進(jìn)行結(jié)合、利用電子通信技術(shù)的發(fā)展成果，組織和召開遠(yuǎn)程會議，則是一種有效的、貼合實(shí)際需求的會議保障創(chuàng)新模式。但是各項(xiàng)會議資料在傳輸過程中可能會受到一些影響，造成電視電話會議是效果和基礎(chǔ)內(nèi)容傳輸效果變差，對會議實(shí)施效果效果也有極大影響。必須在合理措施支持下對電視電話會議的會務(wù)和相關(guān)內(nèi)容展開有效保障，以此保障電視電話會議水平上升到一定高度。因此，在今后的機(jī)關(guān)單位遠(yuǎn)程會議中，保障人員應(yīng)綜合考慮資金和會議穩(wěn)定性兩方面的問題，在保證會議穩(wěn)定性的基礎(chǔ)上選擇遠(yuǎn)程多方通話會議軟件，做好會議保障工作的創(chuàng)新。除此之外，還應(yīng)結(jié)合機(jī)關(guān)單位日常工作要求和會議開展制度對電視電話會議實(shí)際開展過程中出現(xiàn)的問題展開全面優(yōu)化，彰顯電視電話會議在機(jī)關(guān)單位中地位層次，繼而推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中各項(xiàng)工作流暢開展。而且在電視電話會議效能保障時，必須保證相關(guān)人員對電視電話會議會務(wù)要點(diǎn)和綜合保障要求有所了解，同時在各項(xiàng)現(xiàn)代化手段支持下調(diào)整電視電話會議在實(shí)際開展中不合理地方。凸顯電視電話會議實(shí)際效能，為電視電話會議穩(wěn)步開展提供有力支持。

結(jié)語

機(jī)關(guān)單位召開會議的目標(biāo)是為了確定重大決議、對某些重要事項(xiàng)進(jìn)行研討、征求特定群體的意見等等，每一項(xiàng)都關(guān)系到社會發(fā)展和國計民生，因此我們必須要關(guān)注機(jī)關(guān)單位的會議保障工作，打破過去會議保障中存在的一系列問題，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)對保障效能的發(fā)揮做出探究。具體來說，應(yīng)該從提高會議效率、做好會前準(zhǔn)備、分析會議類型等方面入手，做好保障人員篩選培訓(xùn)工作、加強(qiáng)會議模式創(chuàng)新，從根本上提升機(jī)關(guān)會議保障工作的效能。