基層檔案管理的質量保障體系建設探析

（東光縣檔案館，河北 滄州 061600）

引言：目前國家的法律法規《中華人民共和國檔案法》中規定，其他單位不允許進行檔案管理，這就意味著每屆的高校畢業生可以選擇將檔案留存學校、寄回戶口所在地或者派送到工作所在地。近幾十年國家注重高端人才的培養，縣級以下的地區培養的高校生也越來越多，這對當地接收檔案的事業單位有了更多的要求。因此，加強基層檔案管理的體系建設，提高基層檔案管理員工的能力迫在眉睫。

一、基層檔案管理質量的重要意義

檔案管理工作不僅關乎到事業單位的發展，也對人民群眾的日常生活有所影響。檔案管理工作體系的健全，可以有效提高基層工作的工作效率，還能夠作為基層發展的參考指標，促進基層的發展。同時，基層檔案管理需要同時管理著人民群眾和事業單位的檔案，對于事業單位的檔案，其部門繁多，不同部門之間的檔案還可能隨著部門發展而進行變更，需要對相關部門的運行和活動進行記錄。部門的發展需要記錄，單位員工或者社會群眾的檔案也會進行更新，事業單位中的在編人員的聘任和調動均需要查看檔案是否滿足條件，涉及到在職員工的未來發展，對社會群眾的發展也是如此，需要記錄社會成員對社會發展做出重大貢獻的事宜或者是社會成員不良的記錄，因此檔案管理具有非常重要的意義。

二、基層檔案管理的工作質量及體系存在的問題

（一）管理人才不具備專業的信息技能能力

專業的檔案管理人才可以對管理起到事半功倍的效果，目前僅有少數高校開設了管理方向的檔案專業，遠遠不能滿足國家的需求，尤其是縣級以下的基層工作，更加難招到相關的技術人才。同時，由于對檔案管理的認知不足，上層領導組織認為檔案管理的工作屬于簡單的工作，調任的工作人員不僅不具備相關理論知識，還存在著工作態度消極散漫的情況，同時人事變動比較快，加劇了檔案管理的工作效率低下的情況。因此，我國的檔案信息化工程進展緩慢，類似人口普查的信息統計仍需要大量的金錢和精力，電子檔案工程也更是遙遙無期，無法發揮信息技術化的最大利益。

（二）沒有完善的管理體系

由于檔案管理在近些年才重視，相比于過去已經取得了進步，不再有檔案丟失的情況，但是因為管理體系不夠完善，檔案的資料收集不齊全及去向不明確，出現不少滯留的檔案，群眾在尋找檔案時也會因為相關部門不清晰自己的職責，出現了“踢皮球”的現象，這些都是檔案管理體系不完善所導致的，極大影響了檔案管理工作效率。在實際工作中，有關基層部門難以落實政策，執行力度差，加上基層原本就缺乏足夠的資金和人力，檔案管理單位無法為基層發展帶來明確授意，而檔案管理工作又是一項費力耗時的工作，加重了基層的負擔，導致了基層檔案管理的問題難以解決，最終影響了基層的發展和群眾的利益。

三、加強基層檔案管理質量保障體系的相關策略

（一）提高社會對檔案管理的認知度從而提高其職業觀

我國近代高速發展離不開高素質人才的培育，因此需要重視檔案管理的檔案管理人才培養。首先需要改變傳統中對檔案管理的刻板印象，檔案管理并非一項閑職，其不僅難度高，對工作人員的要求也高，職工要有奉獻社會、愛崗敬業的崇高職業精神，同時還需要具備良好的知識系統。在高校教育中鼓勵學生選擇檔案學教育，提高對檔案學的教學興趣，改善教學模式，提倡基層學習。同時在基層工作中，鼓勵相關就職人員進行再學習，可以通過在職進修或者網課教育，加強在職人員的專業素養。相關部門也需要制定針對工作人員的行為規范，健全獎罰機制，從而保證檔案管理工作的順利進行，使其規范化和系統化，最終營造新型的檔案管理模式。

（二）單位領導需要加強檔案管理工作的重視并且完善相關工作體系

基層檔案管理質量保證體系的加強，不僅從員工開始重視，對單位領導也是一種考核。單位領導對檔案管理的重視程度決定了基層檔案管理工作的開展成功與否。故市級以上干部在對基層工作效益進行考察時，也需要將沒有盈利的檔案管理工作列入事業單位考核標準，加強對基層檔案管理工作的重視，定期進行檔案管理工作的法律條規宣講，還需要定時檢查檔案管理工作的進展，確保其合理運行。同時，正如上述基層檔案管理體系的缺陷，相關領導部門還需要建立完整的工作體系，這是檔案管理工作順利開展的前提。根據總法律法規，根據基層工作中出現的實際情況制定與其相適應的管理機構，對檔案管理工作人員進行責任劃分，明確其相關權責，讓工作人員對自己的工作崗位有明確的責任意識。對于表現優異的管理人員進行表彰并列入檔案，并根據其表現適當進行調動，不僅提高工作人員的積極性，還保證其優異的能力能夠在更高的職位上有所表現。對于管理工作中出現的問題要快速解決，可以向相關專業人才進行咨詢，確保管理工作的進行。除此之外，不同縣級的檔案管理也需要進行溝通，確保人民群眾不會奔波于不同的縣去尋找檔案，檔案管理總局應當發揮其指導作用，監督其規劃化的檔案管理工作。

四、結束語

我國正處于全面建設小康社會的關鍵時期，對于基層管理的工作更是關鍵。確保基層檔案管理工作，不僅對目前建設小康社會有幫助，更是為未來信息化檔案發展做鋪墊。通過完善基層檔案管理工作體系，采取現代信息化技術，提高相關工作人員的工作素養，才能夠推進我國檔案管理工作的發展。