檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用

（河北省秦皇島市北戴河區(qū)圖書館，河北 秦皇島 066000）

引言：長時間以來我國檔案管理工作大多以紙質(zhì)檔案管理為主,紙質(zhì)管理為國家信息收集儲存提供了許多幫助。然而隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求,亟需實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型。

在檔案管理中使用大數(shù)據(jù)技術(shù),可以促進我國檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展,各行各業(yè)也逐漸向信息化管理變型。隨之而來的是海量信息的生成,信息量的快速增加促進了大數(shù)據(jù)時代的形成。大數(shù)據(jù)時代下的海量信息已經(jīng)遠超普通數(shù)據(jù)管理軟件所能接受的信息量,普通軟件已經(jīng)無法對海量的信息進行管理、分類、整合,其需要新的方法來進行信息的管理,只有這樣才能更好的管理海量的信息[1]。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中的必要性

（一）滿足自身發(fā)展的需要

大數(shù)據(jù)時代是信息更加廣泛的時代,如果把握了大數(shù)據(jù)的各種使用技術(shù),檔案資料的管理就可以對以前由于缺乏準確數(shù)據(jù)而不能踏入的領(lǐng)域進行摸索研究。近些年來從最開始的傳統(tǒng)紙質(zhì)載體信息管理轉(zhuǎn)向了電子政務(wù)系統(tǒng),在此過程中必然會形成大量的數(shù)字化信息資料。雖然在科技迅速發(fā)展的時代里,已經(jīng)有了如云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)、云存儲等各種新型的信息處理技術(shù),但是其仍然滿足不了信息量龐大的檔案管理工作。與其他的各種科學(xué)信息管理技術(shù)相比,大數(shù)據(jù)技術(shù)更能滿足檔案管理工作的需求。尤其是在知識經(jīng)濟水平迅速提高的時代背景下,檔案化的資源轉(zhuǎn)變成知識化的資源已經(jīng)成為了檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢[2]。

（二）解決工作難題的需要

傳統(tǒng)的檔案管理工作中,人們總是在討論如何處理好收集環(huán)節(jié)的把關(guān)工作,在防止檔案實體漲庫的同時,還需要突破檔案信息儲存空間的局限性,同時還需要避免具有應(yīng)用價值的檔案資料被淹沒在沒有價值的資料檔案的下面。使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理工作,人們可以通過大數(shù)據(jù)的檢索十分快捷地將需要的信息精確地搜索出來,大數(shù)據(jù)技術(shù)可以解決檢索麻煩的問題。同時使用大數(shù)據(jù)技術(shù)在收集處理檔案收集選擇性的標準會很大幅度下降,而且儲存數(shù)據(jù)的各種成本花銷要明顯低于儲存文本檔案的成本花銷。

（三）區(qū)分數(shù)據(jù)化和數(shù)字化

在大數(shù)據(jù)時代的社會背景下,傳統(tǒng)方式的紙質(zhì)載體檔案會被數(shù)據(jù)化所代替,卻不是數(shù)字化。數(shù)字化與數(shù)據(jù)化具有很大的不同,數(shù)字化的信息也許是僵硬的儲存信息,并不能進行信息的分析和檢索,而數(shù)據(jù)化卻可以完成相關(guān)的分析和檢索工作。數(shù)據(jù)化和數(shù)字化雖然聽起來很相似,但是其實質(zhì)作用卻具有很大的不同。從各種檔案管理部門現(xiàn)在的管理情況來分析,之前的數(shù)字化管理是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)字化利用各種掃描軟件,掃描進入電腦中。可以是文字形式,可以是圖片形式,這些數(shù)據(jù)并沒有被數(shù)據(jù)化,人們利用關(guān)鍵詞進行檢索,根本檢索不到,而且也無法進行數(shù)據(jù)分析。因此,在大數(shù)據(jù)時代迅速發(fā)展的社會背景下,在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為了時代發(fā)展的必然趨勢。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用

（一）建立云端儲存

應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理時,其基礎(chǔ)就是需要一個足夠大的儲存空間。太小的儲存空間不能夠為龐大的信息量提供“容身之所”,容易破壞數(shù)據(jù)信息的完整性。因此,在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)之前需要建立云端的儲存空間。儲存空間是使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的先要條件。而云存儲就是將海量的信息以適合的網(wǎng)絡(luò)語言方式被利用進網(wǎng)絡(luò)的信息整理系統(tǒng)中,在保證檔案資料的安全性的同時,還能對檔案進行各種動態(tài)化地分析整理,可以根據(jù)歷史記憶功能為用戶提供各種便捷的信息化服務(wù)[3]。同時在建設(shè)存儲模式的時候必須強化各種檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施,然后運用各種與檔案管理有關(guān)的軟件來進行相應(yīng)的數(shù)據(jù)收集、分析、處理。云存儲能夠?qū)ξ淖中畔⑦M行處理,還能夠?qū)⑻厥馓幚淼膱D片、視頻、聲音等資料進行儲存,保證檔案信息的完整性。

（二）增強數(shù)據(jù)分析服務(wù)

大數(shù)據(jù)技術(shù)被使用到檔案管理中最明顯的優(yōu)勢就是可以分析處理收集到的大量信息,同時還可以深入挖掘各種數(shù)據(jù)背后蘊含的各種價值。同時數(shù)據(jù)化的分析處理、挖掘可以提高各種信息服務(wù)的質(zhì)量,同時滿足了用戶們的各種要求。同時利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理模式可以提高云端數(shù)據(jù)的各種處理能力,保證了用戶應(yīng)用檔案信息的工作效率。強化數(shù)據(jù)分析服務(wù)提高檔案管理的服務(wù)品質(zhì)的同時,還能夠推動檔案管理的發(fā)展。

（三）提高數(shù)據(jù)檢索能力

大數(shù)據(jù)技術(shù)被利用于檔案管理可以給用戶提供多元化的信息查詢服務(wù)方式。其實傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理最大的缺點就是其檔案信息的檢索過于復(fù)雜,即使列出了檔案管理的各種檢索目錄,但是通過目力從繁多的檔案信息中查找符合自己要求的信息是極其不容易的。同時利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理還可以分類管理信息,這種分類管理信息的模式極大程度地提高了用戶的檢索效率,同時大數(shù)據(jù)技術(shù)人員還可以對各種收集到的信息進行特殊化的處理,提升了用戶檢索信息的效率。

隨著信息化社會的到來,各行各業(yè)都需要進行各種檔案資料的管理工作。在這種時代的發(fā)展趨勢下,大數(shù)據(jù)可以帶給人們更好的信息檢索、分析地體驗感,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案資料的管理工作順應(yīng)了時代的發(fā)展。