探析人力資源管理工作中檔案管理的發展細則

（烏蘭察布市集寧區市場監管局，內蒙古 烏蘭察布 012000）

一、事業單位人事檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作不夠重視

一些事業單位對檔案管理法律法規認識不足，人事檔案的內容主要包括員工的學歷、職業經歷、思想品德、政治信仰、業務水平和獎懲記錄等個人信息，是人才信息的重要體現，更是事業單位員工測評和待遇確定的重要基礎。所以，事業單位人事檔案管理工作具備政治性和服務性雙重特點，但是大部分事業單位對這項工作認識不夠，一些檔案工作過于表面化，檔案管理工作開展狀況不夠深入，另外新的社會環境下工作人員流動性較大，領導和員工不夠重視，整個檔案管理工作很難實現科學性的發展。

（二）檔案管理基礎業務薄弱、制度欠缺

在事業單位檔案管理工作中，傳統的檔案管理制度不夠科學系統，會引發很多問題。現階段人事檔案的流轉缺乏科學的制度規定，很容易出現檔案混亂和人力資源流失的狀況，直接給事業單位造成難以估量的損失。人事檔案管理制度是現如今人力資源管理工作的重點，因為規章制度的不完善，管理手段的欠缺以及管理人員的不重視心態都會影響檔案管理工作的落實，影響事業單位的有序發展。

（三）檔案室現代化管理設備欠缺

隨著科學技術水平的不斷發展，信息化管理手段在整個社會環境中的應用愈加廣泛，能簡便辦事流程，提高工作效率。但是許多事業單位對人事檔案管理工作不夠重視，人力物力投入有限，軟硬件建設也不到位，一些紙質檔案因為保管不善甚至會出現損毀的狀況，檔案管理工作過于形式化，很多工作只能憑借人工手動搜索，工作方法不夠科學。過去的檔案管理工作方式，已經不能適應復雜的人力資源領域的發展，很容易會出現人事檔案管理工作的缺失，影響事業單位健康有序的發展。

（四）檔案管理工作人員素質有待提高

人事檔案管理工作的重點是收集、整理、保管、傳遞檔案，很多單位不夠重視此項工作，負責檔案管理工作的工作人員缺乏專業素養，對于工作中出現的問題不能科學合理的解決。人事檔案所記錄的都是比較私人的信息，但是國家規定人事檔案也是國家資源的一部分，在使用的時候要有明確的權限。檔案管理工作人員的素質會直接影響檔案管理工作的效果，如果專業技能不足，只憑借工作熱情盲目管理，不僅無法勝任檔案管理工作，還會影響整個單位檔案管理工作的科學化發展。

二、事業單位人事檔案管理發展細則

（一）提高對檔案管理工作的認識

事業單位領導人員，特別是主管人事工作的領導要重視檔案管理工作，轉變思想認識，把檔案管理工作作為工作重點積極落實。事業單位領導要站在全局的角度考慮問題，充分肯定人事檔案管理工作并加大管理力度，根據不同的工作內容進行規劃和分析，保證所有工作人員都能夠重視檔案管理工作。必要的情況下，可以在單位內部成立堵車工作小組，對檔案管理工作展開檢查，及時發現問題，要加強部門之間的配合，研究發展對策，保證人事檔案管理工作順利落實，實現事業單位人力資源的有效應用。

（二）健全并完善檔案管理規章制度

事業單位中完善并健全人事檔案管理制度是一項長遠的工作，需要管理人員不斷分析適應本單位發展的新型人事檔案管理制度。建立規范化的管理制度，可以為日后的檔案管理工作提供參考，保證工作人員按照規定落實細則，避免錯誤的發生。完善人事檔案管理制度，首先要明確各部門及個人職責，確定職責范圍和界限，落實嚴格的問責制度，保證不同的部門各司其職，實現檔案管理工作的科學化發展。另外，在事業單位中借閱傳遞、使用歸檔人事檔案也要有嚴格的流程制度，保證整個管理工作規范有序。

（三）落實檔案管理工作的數字化發展

在整個事業單位人事檔案管理工作中引入信息化管理手段，是今后整個檔案管理工作的重點。在單位落實信息化檔案管理能夠更加高效便捷的完成檔案的流轉和應用，提高工作效率。現代人事檔案管理工作過需要信息技術手段的支撐，人事檔案的合理應用需要從建立檔案數據庫入手，在保護紙質檔案的基礎上滿足社會發展的新要求。過去定時檢查人事檔案工作是整個人力資源管理工作的重點，現在有了信息技術手段的支撐可以提高工作效率。能夠補充并修訂人事檔案的不足，修正錯誤的信息，保證檔案的真實性和實效性，實現檔案管理工作的科學化、有效化的發展。

（四）強化檔案保密管理

要重視檔案管理工作中的保密性，我國檔案管理工作法律條文明確指出保密工作要按照國家的標準和要求進行。但很多事業單位對這個問題不夠重視，導致很多重要機密泄露。所以，各事業單位在選址時要充分考量辦公樓的位置和設置。做好檔案庫房防盜工作，區別開辦公室和庫房的位置。行政部門要指派專人負責檔案的保管和管理，同時建立完善的管理制度，非檔案管理人員不得入內。

（五）強化檔案管理人才隊伍建設

事業單位想要開展科學的檔案管理工作，就要建設一個高素質、專業水平強的檔案管理隊伍，要堅持以人為本的思想，調動員工的主觀能動性，強化其創造性和專業型水平，為整個人事檔案管理工作的發展提供不竭動力。事業單位人才的培養和引進需要有政策、資金等方面的支持，要為檔案管理人員提供更多的學習和交流機會，增長見識學習更科學的檔案管理知識，合理規劃工作方式，提高檔案管理工作的整體水平。檔案管理工作具有連續性的特點，所以相關工作人員要主動做好各項細致工作，實現檔案的交接管理順利進行。

結論

總而言之，事業單位檔案管理工作要從實際出發尋求發展，主動探索并總結新的工作方法，保證事業單位管理工作順利進行，為整個單位的長遠穩定發展打下良好基礎。