機關事業單位檔案管理的有效措施

（山東省菏澤市單縣加快發展服務中心，山東 菏澤 274300）

由于機關事業單位檔案中往往具有較多有重大價值的信息，并且其檔案管理具有很強的機密性和嚴肅性。為了確保相關信息安全，發揮機關檔案的最大價值，機關檔案管理部門要注重檔案管理的科學性、保密性。從現實情況來看，一些機關單位在檔案管理中還存在不少問題，亟待改進，筆者就此作以下分析。

一、當前機關單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理基礎設施不健全

某些機關單位既沒有建立檔案管理的專門庫房，也沒有建立信息化檔案管理系統，檔案管理依然沿用傳統人工管理模式。某些機關單位雖然引進了信息化管理系統，但未對系統軟硬件進行定期維護和及時更新，導致檔案管理效率依然很低，管理成本依然較高。

（二）檔案管理制度不完善

目前我國機關事業單位的管理制度中，關于人力資源方面的制度占有極大比重，而關于檔案管理方面的制度內容卻相對較少，甚至有些機關單位管理制度中完全忽略了檔案管理內容，造成檔案管理工作缺乏基本制度參照，缺乏相關制度保障，也使得機關檔案管理人員缺乏約束，不重視檔案管理工作的安全性和規范性，容易造成機密信息泄露和檔案資源損失。

（三）專業人才相對不足

因某些機關單位長期不重視內部檔案管理工作，所以并未配備專業的檔案管理人才，而且很少對檔案管理人員進行職業培訓，多數機關單位的檔案管理人員非檔案管理專業出身，并且多為兼職管理人員，其管理工作質量和效率較低。同時，很多檔案管理人員年齡較大，不懂計算機和信息化設備，習慣于傳統工作模式，不愿意去學習和改變，難以適應信息化檔案管理工作需求，甚至一些單位花費不菲引進全套信息化檔案管理系統，但苦于沒有對應的專業管理人才，而使這些設備形同虛設。

（四）檔案管理模式落后

科學高效的檔案管理方法是決定檔案管理工作的質量的重要因素，目前我國一些機關單位在檔案管理中，采用傳統紙質單軌制管理模式者仍有不少，不僅影響檔案管理效率，造成較大成本壓力，而且不利于檔案的長期存放保管，難以保證檔案的安全性。而且傳統檔案管理下，檔案的轉化利用率也非常低，造成檔案資源優勢不能充分體現。

二、提高機關單位檔案管理水平的有效措施

（一）提升檔案管理的軟硬件條件

機關單位要想提高檔案管理質量，就需要在軟硬件上同時下功夫，一方面要加大檔案管理的硬件投入力度，購買計算機設備、設置現代化專業檔案室，完善網絡設施建設，并實時更新硬件設備。另一方面，購買專業正版檔案管理系統軟件，或委托專業軟件機構，根據自身檔案管理工作需要設計開發個性化檔案管理系統，并對系統進行長期在線維護，保障機關單位實現系統化、科學化檔案管理。

（二）完善檔案管理工作制度

制度不健全，會造成檔案管理工作缺乏相關依據和保障。為此，機關單位應結合自身的具體情況，完善檔案管理工作的相關制度體系。可以實行崗位責任制和績效考評制，進一步明確各自責任，實行誰管理誰負責，誰出錯誰彌補的制度，同時將所有管理人員納入統一的考核體系，對其管理成效，工作態度，專業技能，職業道德等內容進行全面考核，獎勤罰懶，規范檔案管理人員的職業行為，促使其不斷提升自身素質，以此提升機關單位檔案管理的整體水平。

（三）加大檔案管理的專業人才培養力度

機關單位人事部門要注重把握人才招聘質量關，加強人才審查和綜合考核，不僅要對人才的職業能力和專業技術進行考察還要對其思想道德予以審核，挑選出專業化高素質檔案人才。同時，還要加強對現有檔案管理人員進行職業培訓，采取定期培訓和不定期培訓相結合模式，對檔案管理人員的業務技能、法律法規意識、檔案管理制度等內容進行培訓。另外，還要建立一套人才培養的長效機制，如制定人才培養職業規劃，組織開展職業再教育活動，具備專業培訓會和業內技能交流會等，通過多種渠道提升檔案管理人員職業素質。

（四）創新檔案管理方法

要想提升機關事業單位檔案管理質量，就要創新檔案管理方法。其一要提高檔案管理信息化程度，借助大數據、云計算、人工智能和區塊鏈等先進技術，建立檔案管理數字化系統，提升系統安全層級，加強風險預判，以此提高機關檔案管理效率，提升檔案安全性。其二，創新管理方法，利用信息技術，變單軌制檔案管理模式為雙軌制管理，以電子檔案為主，必要的紙質檔案為輔，相互印證，防止關鍵檔案丟失。

結論

檔案管理在機關事業單位中具有至關重要的作用，應不斷強化檔案管理基礎，完善檔案管理制度，培養高素質檔案管理人才，如此方可提升檔案管理質量。