鄉鎮檔案管理從紙質到電子化的必要性分析

（山東省濱州鄒平市焦橋鎮人民政府，山東 濱州 256208）

就鄉鎮政府而言，檔案管理的重要性逐漸凸顯。通過有效管理，可以實現前期鄉鎮工作的總結與歸納，使后期工作開展順利可能性得以加大。互聯網的發展，海量信息涌入加大了檔案管理的難度，傳統紙質版檔案管理已經逐漸落后于社會發展，因此，電子化檔案管理具有必要性。

一、鄉鎮紙質版檔案管理方式

傳統鄉鎮政府中的檔案管理多使用紙質版完成，其具有完整的程序，在日常操作中規范程度更高，涵蓋排序、規整、裝訂等多項內容，對工作人員的細致度以及邏輯性極為考驗。紙質版電子檔案的工序相對繁瑣，需要耗費工作人員大量的時間。但是紙質檔案在修改中會留有相應的痕跡，因此，在真實度方面具有顯著優越性。但是紙質版對保存的要求相對嚴格，一旦保存不當，極容易出現檔案內容的殘缺與破損，造成檔案工作無法得到有效利用[1]。

二、鄉鎮電子化檔案管理方式

互聯網的深入發展為鄉鎮政府辦公自動化提供了契機，政府辦公信息化建設是鄉鎮發展的當務之急，要求檔案管理應向電子化過渡。電子化檔案管理借助互聯網平臺，不再將檔案信息落實在紙筆中，而是通過電腦打字錄入到微機中，并進一步完成在相關儲存系統中的儲存。建立在細致分類的基礎性要求之中，進行檔案的程序編制，使其內容顯示在網絡系統中，工作效率得到有效提升。基于信息技術現代化發展而言，電子化檔案管理是其中的一項重要產物，使鄉鎮檔案管理工作逐漸向清晰化、完整化的進程發展。

三、鄉鎮電子化檔案管理優勢

在使用年限方面，電子化檔案管理具有時效性，可以完成長時間的檔案保存，有效彌補了傳統紙質版檔案管理中存在因受潮、污漬而出現的受損情況，保證了檔案管理的完整性，使工作人員能夠清晰分別各項明晰。另外，電子檔案極強的可操作性，通過簡單的檢索，就可以得到所需要的資料信息，并且可分類別加以保存，其保存不會受到外界環境帶來的影響。電子化檔案管理的時效性體現在檔案信息的取拿方便，可隨時完成檔案的整理與查詢，實現了快速的檔案信息共享。檔案查找無需傳統中的目錄尋找與逐頁翻閱，通過相關關鍵性字詞的檢索，就可以得到檔案的完整內容，修改的過程也輕而易舉，電子化檔案管理在鄉鎮工作中體現出極佳的優越性。

四、鄉鎮中檔案管理電子化必要性研究

（一）時代發展需要

檔案管理能實現鄉鎮工作的完成記錄，同時，為其基層工作的處理提供良好的依據。建立在既定程序的基礎上，檔案管理可以使鄉鎮基層工作中的黨政措施得到有效落實，并且工作人員在處理一些較為困難問題時，可根據檔案管理中的相似問題處理進行借鑒。鄉鎮政府在完成一些基礎經濟建設時，通常會由專門人員對此項工作檔案記錄并保存，這樣可使未來一些工作能夠立足于檔案管理提供的參考中得以改進，促進基層工作更有利于民。從上文中可以充分體現出檔案管理的重要性。信息化技術在我國發展逐漸深入，各行各業都將其技術的引進作為重要工作，我國也出臺了相關檔案管理的信息化建設，為我國鄉鎮企業的電子化檔案管理提出了一些建議與要求，目前，網絡信息建設加強對檔案的管理已經成為大勢所趨，逐漸向各個基層部門普及，因此，在鄉鎮中，傳統的紙質版檔案被電子化檔案所取代是檔案建設管理的必然發展。

（二）彌補鄉鎮紙質版檔案管理缺陷

立足于鄉鎮的整體發展規劃而言，檔案管理在其中起到了不可或缺的關鍵性作用，是鄉鎮企業在各個階段發展規劃、發展的記錄以及具體反映。檔案管理集中展現了在鄉鎮緊跟時代步伐過程中對黨政決策的貫徹與部署，是其工作的重要憑證，對未來工作具有借鑒的價值意義。但是，在檔案管理的過程中很容易受到人為因素的影響，造成一些問題的出現。同時，傳統紙質版檔案管理具有很強的局限性，與現今要求的完整化檔案管理不相契合，因此，電子化檔案管理的出現使傳統紙質化檔案管理中發生的問題迎刃而解。首先，因為鄉鎮中人員不足的問題比較普遍，檔案管理人員更是較為短缺，對于信息與材料的收集難免會有所不足，針對一些繁雜的信息在處理過程中也會存在一些漏洞。而運用電子化檔案管理，對大量人力參與要求降低，借助大數據系統，可以實現繁雜信息的快速收集與整合，使操作、保存等諸多方面難度下降。除此之外，就電子化檔案管理保存這一環節而言，其可通過獨立密碼的設置，使檔案管理出現差錯的概率更小，保密性能更加良好，另外，電子化檔案管理在使用上的便捷度較高，可以解決傳統紙質版檔案隨著時間流逝占用大量儲存空間的問題，人員在交接的工作效率顯著提升。由此可見，與傳統紙質版檔案管理相比，電子版檔案管理的使用具有極強的必要性，這也需要鄉鎮政府能清楚認識到這一點，將其作為著力開發的重點[2]。

結論：總而言之，電子化檔案管理是鄉鎮政府工作現代化發展的必然結果，要求政府應對此加強重視程度，在落實電子化檔案管理的同時，要及時予以改進使其與實際工作的匹配度更高，切實發揮其優越性，使電子化檔案管理的使用更加靈活、順利。