檔案管理中電子檔案的重要性分析

（云南省林業(yè)調(diào)查規(guī)劃院，云南 昆明 650051）

對于電子檔案而言，主要是指根據(jù)現(xiàn)代化信息技術(shù)，將其資料完整的存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，和紙質(zhì)檔案相互對應(yīng)，同時(shí)也是可以達(dá)到傳統(tǒng)檔案詳細(xì)程度的一種新型檔案管理模式。現(xiàn)如今隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)持續(xù)的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)越來越受到人們的重視，其數(shù)量也在不斷增加，所以在本文中，主要對檔案管理過程中電子檔案的重要性進(jìn)行全面分析，在此基礎(chǔ)上提出下文內(nèi)容，希望能夠?yàn)橥袠I(yè)工作人員提供相應(yīng)的參考價(jià)值。

一、分析紙質(zhì)檔案存在的問題

目前隨著技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足信息化持續(xù)發(fā)展的需要，其中主要表現(xiàn)在以下方面：一是紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間比較大，并且要耗費(fèi)管理人員大量的時(shí)間和精力進(jìn)行管理。二是紙質(zhì)檔案對于保存環(huán)境的要求比較高，溫度和濕度要適中，還要做好防霉以及防火等處理，如果在高溫以及強(qiáng)光等環(huán)境下，將會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損，在此之外，如果紙質(zhì)檔案保存時(shí)間比較長，那么字跡也會(huì)出現(xiàn)擴(kuò)散和模糊等情況。三是紙質(zhì)檔案不利于信息的查詢，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案相對比較多，查閱的過程中耗時(shí)以及費(fèi)力，同時(shí)查閱的流程十分繁瑣，會(huì)給人們帶來一定的不便。

二、分析檔案管理的重要性

（一）節(jié)約管理成本和提高管理效率

1.由于電子檔案存儲(chǔ)空間小，節(jié)約存儲(chǔ)成本。對于電子檔案而言，和紙質(zhì)檔案存在不同，電子檔案的實(shí)際管理過程中，存儲(chǔ)空間比較小，主要存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的硬盤和數(shù)據(jù)庫中，在比較小的芯片中可以存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)，不管是數(shù)據(jù)容量或還是其規(guī)模，都是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法進(jìn)行比擬的。因?yàn)殡娮訖n案的存儲(chǔ)空間比較小，占用容量不是很大，在整個(gè)存儲(chǔ)的過程中對工具設(shè)備要求比較高，根據(jù)電腦操作就能完成，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行對比，電子檔案存儲(chǔ)成本比較低，這使電子檔案成為了每個(gè)單位檔案存儲(chǔ)的重要方式，單位檔案資料較多，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不僅會(huì)占用大量的場所，也需要專門的檔案設(shè)備進(jìn)行輔助，因此通過合理的應(yīng)用電子檔案，能夠全面的節(jié)約檔案存儲(chǔ)的成本。

2.由于電子檔案對于檔案保管場所沒有嚴(yán)格要求。電子檔案主要是存儲(chǔ)在電腦硬盤以及一些專用的數(shù)據(jù)庫中，對于保管的場所并沒有嚴(yán)格的要求，只要能夠放置電腦的地方便能對電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，這點(diǎn)也能有效解決傳統(tǒng)檔案管理過程中對需要大量專用保管場所和設(shè)備問題，單位合理的應(yīng)用電子檔案，能夠?qū)⑵潆娮訖n案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相互結(jié)合，有效的節(jié)約檔案保管場所的面積，也節(jié)省了傳統(tǒng)檔案管理過程中專用設(shè)備的投入，使其整個(gè)單位檔案管理效率得到全面提升。因此在對檔案進(jìn)行管理的過程中，合理的應(yīng)用電子檔案方式，不僅能在一定程度上提高檔案管理的準(zhǔn)確性，也能進(jìn)一步保證檔案長時(shí)間的存儲(chǔ)，方便檔案日后調(diào)閱，因此在對檔案進(jìn)行實(shí)際管理的過程中，要引起足夠的重視。

（二）電子檔案的保管時(shí)間長

1.電子檔案能夠建立起備份，長期存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫中。對于電子檔案而言，可以根據(jù)實(shí)際需要建立起相應(yīng)的備份，將其檔案長期的存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫中，避免電子檔案出現(xiàn)丟失。此外電子檔案可以進(jìn)行多個(gè)備份，分成不同的渠道進(jìn)行存儲(chǔ)，最大程度上保證電子檔案的完整性，避免檔案因?yàn)楸９懿缓侠沓霈F(xiàn)丟失問題。此外將其電子檔案合理的存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫中，因?yàn)閿?shù)據(jù)庫的使用年限比較長，這樣能在一定程度上保證電子檔案長時(shí)間的存儲(chǔ)，避免紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)過程中因?yàn)楸９墉h(huán)境出現(xiàn)問題，使其檔案出現(xiàn)損壞，因此電子檔案要比紙質(zhì)檔案保管時(shí)間長。

2.電子檔案可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸。對于電子檔案而言，和紙質(zhì)檔案最為明顯的區(qū)別就是能夠進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸，可以將其存儲(chǔ)到云端，這樣不僅方便電子檔案進(jìn)行調(diào)用，也能有效減少數(shù)據(jù)庫的整體壓力，使電子檔案應(yīng)用云存儲(chǔ)的方式進(jìn)行實(shí)時(shí)存儲(chǔ)，同時(shí)也能在一定程度上實(shí)時(shí)調(diào)用，并不會(huì)占有現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫空間。對于這種存儲(chǔ)方式而言，主要依賴于云端技術(shù)，可以更好的實(shí)現(xiàn)電子檔案在云端上進(jìn)行存儲(chǔ)。在此基礎(chǔ)之上，電子檔案在使用以及傳輸?shù)倪^程中也能通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，不僅能有效降低電子檔案在存儲(chǔ)過程中的難度，也能讓電子檔案的傳輸以及存儲(chǔ)變得更加方便和快速。電子檔案在管理的過程中，要具有專門的電子系統(tǒng)進(jìn)行管理，這樣不僅能幫助電子檔案進(jìn)行快速掃檔，還能促進(jìn)電子檔案在實(shí)際查詢的過程中符合實(shí)際需求。

總結(jié)：通過對上述內(nèi)容進(jìn)行分析得出，電子檔案在檔案管理的過程中存在較為明顯的優(yōu)勢，在實(shí)際進(jìn)行管理的過程中，不僅要認(rèn)識到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和特點(diǎn)，也要制定出具體的電子檔案管理措施，保證其電子檔案的管理具有準(zhǔn)確性和實(shí)效性，通過采取專用的電子檔案管理系統(tǒng)，可以更好的滿足電子檔案在管理過程中的實(shí)際需要，使電子檔案從歸檔以及保管等方面得到更加有效的管理。