不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集與整理研究

（煙臺(tái)市芝罘區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記中心，山東 煙臺(tái) 264000）

隨著人們生活水平的提高，不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變更及歸屬問(wèn)題也逐漸成為備受人們關(guān)注的重要話題，為提升不動(dòng)產(chǎn)信息資源的處理效率，做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集與整理工作十分重要。在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中，創(chuàng)新檔案管理模式，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集與整理工作質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理不斷規(guī)范化、科學(xué)化，對(duì)于房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)展具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的特點(diǎn)分析

（一）專業(yè)性

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案區(qū)別于其它檔案管理，因涉及到產(chǎn)權(quán)變更、歸屬及轉(zhuǎn)移的問(wèn)題，在信息資料管理方面，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要工作人員嚴(yán)格注意對(duì)不動(dòng)產(chǎn)信息的收集和整理，確保不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)交易的安全，減少風(fēng)險(xiǎn)損失和經(jīng)濟(jì)損失。

（二）靈活性

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有靈活性。由于受產(chǎn)權(quán)變更的影響，當(dāng)不動(dòng)產(chǎn)發(fā)生交易、轉(zhuǎn)讓以及繼承時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中對(duì)應(yīng)的信息資料也會(huì)發(fā)生變動(dòng)，工作人員在管理不動(dòng)產(chǎn)登記信息時(shí)，要密切關(guān)注信息的變化情況，及時(shí)調(diào)整和管理檔案信息內(nèi)容，確保登記信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

（三）真實(shí)性

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有一定的真實(shí)性，能夠從客觀角度收集和整理信息，是產(chǎn)權(quán)變更及管理的重要依據(jù)，當(dāng)不動(dòng)產(chǎn)登記雙方發(fā)生不可調(diào)節(jié)的糾紛時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息可以作為法律判斷的有效憑證，解決不動(dòng)產(chǎn)交易中的利益糾紛問(wèn)題。

（四）完整性

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案主要通過(guò)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)信息的收集、整理、分類、保存等方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記信息的有效管理，而保證信息完整度是不動(dòng)產(chǎn)登記信息記錄的重點(diǎn)。工作人員在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作時(shí)，要確保登記信息的完整性，避免出現(xiàn)信息缺失，造成嚴(yán)重的損失[1]。

二、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案應(yīng)用重要性

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案被廣泛應(yīng)用于不動(dòng)產(chǎn)登記信息資源管理工作中，采用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案方法能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)信息的有效管理，確保信息的準(zhǔn)確性和安全性。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案不但能夠記錄不動(dòng)產(chǎn)變更信息，還能實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的有效管理，保證登記產(chǎn)權(quán)信息的真實(shí)可靠，為不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)交易雙方提供具有法律保障的信息記錄，對(duì)于維護(hù)房地產(chǎn)市場(chǎng)秩序具有重要作用。

三、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集與整理策略

（一）落實(shí)登記檔案收集工作

1.明確檔案的收集范圍。不動(dòng)產(chǎn)登記信息收集是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集工作，需要管理人員明確登記檔案收集范圍，按照相關(guān)法律制度規(guī)定，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記信息進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，確保登記信息的真實(shí)可靠，以此提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集工作質(zhì)量。在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中，登記信息主要包括不動(dòng)產(chǎn)歸屬權(quán)、不動(dòng)產(chǎn)變更情況以及權(quán)屬人身份證明等相關(guān)資料。

2.了解檔案的收集要求。在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集工作時(shí)，管理人員要意識(shí)到不動(dòng)產(chǎn)登記的重要性，牢固樹立責(zé)任理念和服務(wù)意識(shí)，掌握科學(xué)的信息資源收集方法，做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理基礎(chǔ)性工作。首先，管理人員要保證信息資料的完整性。其次，要保證不動(dòng)產(chǎn)信息的真實(shí)性。最后，管理人員要保證登記材料符合存檔要求 [2]。

（二）提高登記檔案整理質(zhì)量

檔案整理主要在檔案信息收集完成后，通過(guò)對(duì)信息資料進(jìn)行分類、整合、運(yùn)輸、存檔等處理，發(fā)揮對(duì)信息資源規(guī)范化管理的作用。在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理工作中，一方面，需要管理人員堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變更的具體情況，進(jìn)行信息整理，保證記錄存檔的不動(dòng)產(chǎn)登記信息與實(shí)際變更情況具有一致性。其次，管理人員要落實(shí)好檔案整理工作，根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)信息的所屬類型進(jìn)行歸類處理，確保在登記信息檔案調(diào)用時(shí)，能夠在短時(shí)間內(nèi)完成信息調(diào)用工作，提高檔案整理效率。另一方面，做好檔案裝訂工作，管理人員要對(duì)分散的信息資料統(tǒng)一裝訂，能夠避免信息資源缺失的問(wèn)題，提高檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，管理人員在整理不動(dòng)產(chǎn)信息資料時(shí)，要考慮到資料保存的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，在整理過(guò)程中做好相應(yīng)的防護(hù)措施，可以有效降低風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的發(fā)生，保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的安全性。

（三）推動(dòng)檔案管理信息建設(shè)

檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人要樹立創(chuàng)新發(fā)展理念，積極推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)信息從收集、分類、整理、輸送以及保存等系統(tǒng)化、智能化的管理，減輕工管理人員的工作壓力，提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集和整理工作效率，實(shí)現(xiàn)各個(gè)機(jī)構(gòu)及各部門不動(dòng)產(chǎn)登記信息的有效調(diào)動(dòng)和管理。此外，在推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，管理人員還應(yīng)注重不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的安全性。現(xiàn)代信息技術(shù)帶來(lái)便捷的同時(shí)，也帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)，管理人員進(jìn)行檔案信息化管理工作中，要考慮到檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患，做好相應(yīng)的防護(hù)措施，避免不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息被盜用，減少安全問(wèn)題的發(fā)生。

（四）加大管理人員培訓(xùn)力度

一方面，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過(guò)專業(yè)化的培訓(xùn)，使管理人員意識(shí)做好檔案的收集和整理工作對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記信息管理的重要性，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)，促使管理人員積極參與到檔案管理工作中。另一方面，健全相關(guān)考核機(jī)制，完善薪酬獎(jiǎng)勵(lì)制度，將管理人員的薪酬與檔案管理工作質(zhì)量掛鉤，根據(jù)考核結(jié)果給予管理人員相應(yīng)的獎(jiǎng)懲處理，促使管理人員不斷規(guī)范自己的工作行為，提高檔案管理質(zhì)量，落實(shí)好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理基礎(chǔ)性工作[3]。

結(jié)論：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集和整理工作對(duì)于提高整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理質(zhì)量具有重要作用。在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集和整理過(guò)程中，管理人員要采用科學(xué)合理的管理方法，明確檔案收集范圍，嚴(yán)格把控檔案整理各個(gè)流程的要求，保證不動(dòng)產(chǎn)登記信息的真實(shí)性和完整性，不斷提高收集和整理基礎(chǔ)性檔案管理工作效率，促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。