大數據技術在事業單位檔案管理中的創新應用

段驚龍

（山東省單縣招才引智服務中心，山東 荷澤 274300）

事業單位在發展與日常工作中會形成大量的文件資料，為檔案管理工作帶來了巨大考驗，如何高效存儲與利用檔案信息，是檔案管理部門需要關注的內容。將大數據技術應用到檔案管理工作中，不僅可以在龐大檔案信息中篩選出高價值信息，也能夠完成對檔案信息資源的深度挖掘，具備云端存儲、檔案信息分析及檔案快速檢索等功能。大數據技術在事業單位檔案管理中的創新應用，有利于檔案管理技術的革新，在技術層面上為事業單位檔案工作提供了支持與保障。

一、大數據時代事業單位檔案管理面臨的挑戰

在大數據環境下，事業單位檔案數據信息存儲方式日益多元化，從以往紙質檔案管理逐步轉變為電子信息記錄與存儲。事業單位在檔案工作中發揮大數據技術的作用，可以讓檔案文字信息得到完整保存，也為圖片信息、視頻信息等保存打牢基礎，為后期檔案管理與查詢創造有利條件。事業單位采取電子信息存儲方式，可以為檔案管理工作帶來更多便利，在檔案儲存與提取等環節上節約了時間、對大數據技術來說，要求借助計算機信息化技術完成對檔案信息的管理與存儲，這也對檔案管理人員素質與能力提出了較高的要求，只有保證操作的規范性與準確性，減少失誤，才能避免出現電子檔案數據永久丟失與損毀等問題。

二、大數據技術在事業單位檔案管理中的應用策略

（一）完善信息化管理機制

將大數據技術應用事業單位檔案管理中，可以實現對電子信息的高效收集與整理，發揮著電子信息分類、電子文檔數據提取等作用，便于提升檔案信息整合速度與效果。對此需要對信息化管理機制進行完善，在事業單位檔案收集與整理中借助大數據技術快速獲取所需各項檔案資料，通過高效利用促使檔案資源更加豐富[1]。在事業單位檔案儲存環節，可以采取數據化存儲方式形成完整的檔案數據庫，并在互聯網中開辟云儲存空間，促使檔案存儲最大化。此外，還要注意事業單位檔案信息安全問題，保密信息必須及時加密存儲，加強數據安全檢查工作，這是提升檔案管理水平的重要手段。

（二）提供設備技術支持

檔案管理作為事業單位管理工作中的重要內容，由于很多設備在長期使用中出現老化現象，為檔案管理數據化發展帶來了不利因素。這要求事業單位提高重視，增加投入，盡快將各項先進、性能優良的數字化設備配置齊全。這是因為數字化作為計算機技術、多媒體技術、軟件技術和智能技術的基礎，在現代化設備支持下，才能有效提升事業單位檔案管理工作的系統化與規范化水平。事業單位在檔案工作中引入大數據技術后，可以在數據匯總與整理上更加標準、明確與系統，為檔案信息收集創造有了條件。事業單位要重視軟硬件設施建設，這是檔案信息化與數字化發展的基礎的，在促進檔案管理工作系統化、科學化和精準化發展上具有重要意義。

（三）運用大數據挖掘用戶信息

用戶在搜索檔案信息時，通常會對搜索內容采取關鍵詞篩選的方式，查找與之相關的內容，在大數據平臺支持下，能夠及時整理用戶搜索的信息，并實現對信息的深度挖掘，在分析處理后了解檔案用戶潛在需求。事業單位應用大數據平臺，可以將訪問用戶身份、搜索內容等記錄下來，在下一次訪問時根據之前搜索記錄推薦相關信息。基于大數據技術的智能信息分析平臺，能夠將用戶身份信息、位置信息、搜索信息等記錄下來，在智能分析后讓用戶分配至相關數據平臺中。如在招才引智服務中心檔案庫中搜索信息，系統將記錄用戶第一次搜索的信息，分析出其所在部門等信息，當再次訪問該數據庫后，系統將自動彈出用戶所在部門信息，便于其快速查閱所需信息。

（四）加強檔案信息資源安全管理

在事業單位檔案中可以將各項工作、發展歷程等反映出來，關系著內部工作的正常開展，大數據環境下為加強檔案管理工作，還需要將安全工作放在重要位置，將具體安全責任明確到個人。當前事業單位檔案管理工作有了新的變化，除了有紙質檔案以外，更多的是電子檔案，這讓檔案管理全面性、協調性實現了提升，也為安全工作帶來了巨大挑戰[2]。為此需要檔案管理人員關注紙質檔案的安全，防止在紙質檔案傳遞、借閱和搬運期間出現丟失、損毀等問題。同時也要對部分電子檔案實行加密處理，增加只讀屬性，防止人為修改，這是提升檔案安全性的有力措施。在檔案信息錄入過程中，應該結合紙質檔案內容進行，確保紙質檔案信息完整、準確的轉化到電子檔案中，保證電子檔案信息更加準確、可靠與實用。由于規避了錄入信息錯誤，因而也減少了檔案后期維護與使用的麻煩。

三、結語

總之，進入大數據時代后，事業單位檔案管理工作也加快了信息化建設步伐，在大數據技術支持下，將顯著提升檔案收集與整理工作效率，為檔案查詢與利用創造了良好條件。大數據的應用也為檔案管理人員帶來了新的考驗，需要增強大數據意識，及時掌握新的技術與設備使用方法，從而保證更好發揮出大數據技術在事業單位檔案管理中的作用，確保檔案管理質量與效率顯著提升，更好服務于大眾。