關于文秘寫作素養的若干思考

張雪

（中國石化銷售股份有限公司山東石油分公司，山東 濟南 250014）

在諸多的企業、機構當中，辦公室需要承擔種類多、數量大的工作，所以通常辦公室處在整個企業或機構的中心地位。在辦公室開展工作的過程中，其不僅需要對相應的規則制度進行遵守，還需要聽從上級的命令與要求，以及對下層工作人員的各方面情況進行深入了解。若辦公室工作人員于政府、企業內部擔任事務處理工作，其還需要具有優秀的調節能力以及溝通能力。因此，要求文秘工作人員有效保障自身工作的質量，以促使企業、單位能夠持續處于穩定的運行和發展的狀態。

一、辦公室文秘工作者要注意提高自身的專業素質

（一）要嚴格遵守公司的規章制度

文秘工作雖然任務繁重、工作辛苦，但是文秘工作者依然要遵守公司的規章制度，不要遲到早退、上班偷懶，保證每天以最飽滿的熱情面對工作。俗話說：“無規矩不成方圓”，辦公室文秘工作有很多的管理制度，文秘工作者需要嚴格遵守，這樣才能保證文秘工作的順利進行以及提高工作的質量。而且文秘工作有很多比較瑣碎、細小的事情，這就需要文秘工作者多利用邊角余料的時間細心處理這些小事情，這樣才能更加完美、優質和全面地完成工作[2]。

（二）提高自身的工作效率

辦公室文秘每天都有新的任務，每天的任務都很繁重，辦公室文秘要及時把工作都分類歸納好，然后進行工作的完成。文秘工作者需要有較強的速記能力和歸納整理能力，做事情要有耐心，避免在工作中出現重復或者遺漏的問題，在完成一項工作之后，要對這項工作進行一個總結并且把發現的問題進行記錄，這樣可以很好地避免需要這份資料的時候卻很難找到的情況發生。建議文秘工作者每天早上來上班的時候，都把今天的任務進行一個輕重緩急的劃分，之后再按照重要程度進行工作，這樣的工作會更加高效有規律。

二、文秘寫作素養的若干思考

（一）語言詞匯簡潔，數據精準

（1）公文內容中，對于文字的精準極為苛刻，任何字都不能出現任何失誤，每一個字都要有實際意義，并且對于公文的文種，更要嚴格把控，而這點反而是公文中常見的失誤現象。（2）內容中注意使用數字進行整體修飾，對于公文來講，數字可以讓其更為美觀得體，內容表達更為精準高效，所以，在實際書寫中，需要對各類數字格式有著精準的掌控力，注意統一性與實際意義。（3）對于內容的簡寫需要謹慎，不要把核心關鍵詞省略掉公文中的內容簡寫現象也較為普遍。但是，很多東西在簡寫時需要注意對關鍵詞的把控，例如工商部門在特指某個公司時，如果將 XXXX 有限責任公司簡寫成 XXXX 公司，最終的結果就是讓整個簡寫內容表達出現歧義，公文內容喪失了嚴謹的本質。（4）內容直截了當，不可模糊。公文不同于其他文學作品，其更像是一種邏輯推導，因此在具有指導性作用的公文中，需要盡量避免使用那些模糊性詞匯，例如：大概、可能等，會嚴重削弱公文應用的威信，也會導致公文在不同部門之間進行傳達時無法有效實施。

（二）構建文秘工作者的創新意識框架

在當今發展迅速的社會，大部分事物的發展都需要創新。無論是企業還是政府機構，在提高辦公室文秘工作質量的時候都需要創立一種創新的意識，不能墨守成規，被時代遺留。特別是提高文秘工作的水平時，更加需要樹立一種創新的意識，遠離死板、不靈活的工作理念和工作方式，以創新的方式提高工作效率和工作質量。

（三）提升自身辦事效能

對辦公情況進行評估的最終標準就是辦事效能，若一名文秘工作人員在一天中的工作數量繁多，但是其工作效率從未得到提升，即不具有辦事效能。需要注意的是，效能注重的是辦事的質量。第一，文秘工作人員在開展工作的過程中，應該時刻保持著對于工作的熱情和積極性，從而為工作的順利、高效開展打下基礎，同時，用心對待每一項工作及其中的每一個流程，保障工作質量能夠不斷提高。例如，在為領導撰寫發言稿的過程中，若文秘具自身具有良好的文學素養和文字功底，自然能夠快速、高效地完成撰寫發言稿的任務，但是若文秘工作人員不具有相應的經驗和能力，在進行發言稿撰寫的過程中，可能出現不符合相關要求的情況。所以為了保障發言稿的質量，文秘工作人員應首先做好充分的準備，對領導的各方面要求進行清晰明確，以避免出現盲目下筆的情況。第二，文秘工作人員應對自身的各方面知識儲備不斷更新，并不斷拓展自身的知識面和培養創新工作思維，及時對公司發展的最新動向和政策進行了解，根據公司發展對于文秘的要求積極提升對自我的要求，以保障自身具有更加良好的對問題進行解決的能力。

（四）增加信息數據處理訓練內容

強化軟件的信息數據處理能力的培養，數據中信息處理極其重要。一般來說，文職崗位會做一些基礎性的信息數據收集與處理的事務，普通課程包含了常規軟件的內容，但需要增加練習內容，獲得更多實際性的訓練。

（五）舍棄老套模板，以實際為基礎，禁止千篇一律

當前的各地公文報告中，很多存在著“假、長、空”的現象，比如地區的年終工作報告，很多時候只有地名不同而其他資料內容完全一致，嚴重影響了寫作的良好風氣，因此對于寫作，首先需要以實際為基礎，并融入自身的智慧，即使是同一文種、同一內容的公文，也不能出現千篇一律的現象。在二十一世紀，對于公文的內容，需要更多培養與研究創新思維，在公文與時代緊密結合，某些非正式性場合的公文內容可以適當使用網絡用語，但是在使用時也要謹慎。

結束語

在新時期，對于寫作不僅僅要保持創新思維，還要精準把控寫作時需要注意的各項細則，以邏輯性為基礎，充分利用各種修飾手段使公文內容更有活力，表達更為清晰。同時，主動學習必備的政治理論基礎知識，不斷提升自身的文學素養，提高自己的實踐寫作能力，在寫作中培養獨立思維，使公文真正起到實際意義與作用。