高校教育管理中信息化檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析

李春勉 耿世瑄

河北外國語學(xué)院，河北 石家莊 050000

高校教育管理中檔案信息化管理涉及范圍較廣，涵蓋內(nèi)容較多，集中涉及基礎(chǔ)性檔案管理以及人事檔案管理等，并且也包括高校組織實踐活動時的內(nèi)容記錄，其參考價值較高，有必要提高高校檔案信息化管理水準，確保管理質(zhì)量，進而為高效的穩(wěn)健發(fā)展奠定基礎(chǔ)。但是，現(xiàn)階段，部分高校檔案信息化管理過程中仍存在問題，現(xiàn)作如下總結(jié)。

一、高校檔案信息化管理過程中的常見問題

（一）網(wǎng)絡(luò)安全性不足

信息技術(shù)應(yīng)用過程中網(wǎng)絡(luò)安全已成為備受關(guān)注的問題，而高校檔案信息化管理工作的落實環(huán)節(jié)同樣要提高對于網(wǎng)絡(luò)安全方面的重視，要求相關(guān)的檔案管理人員發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢，并加強安全防護。但是，由于檔案管理工作涉及范圍廣、涵蓋內(nèi)容多，同時包括知識產(chǎn)權(quán)以及保密協(xié)議等多項數(shù)據(jù)信息，無疑會增加檔案管理人員的工作壓力，使得工作難度有所提升，如，檔案信息化管理過程中易受病毒攻擊以及黑客攻擊，給高校檔案管理的安全性帶來嚴重威脅［1］。

（二）資金投入少

高校檔案信息化管理應(yīng)有先進的信息技術(shù)作為支撐，而其中的軟件與硬件的應(yīng)用體現(xiàn)了一定的必然性，軟硬件的購置需要投入大量的資金，這樣方可為檔案信息化管理的實現(xiàn)提供有利條件。但是，現(xiàn)階段部分高校發(fā)展過程中過于強調(diào)教研工作水平的提升，卻限制了檔案信息化管理方面的資金投入，這無疑會間接的削弱檔案信息化管理水平，很難及時更新軟硬件，對于檔案管理效率的提升將是巨大的制約。

（三）檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠完善

正由于資金投入相對不足，導(dǎo)致高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠完善，建設(shè)水平不達標，很難滿足高校信息化檔案管理的需求。該現(xiàn)象的出現(xiàn)將會阻礙檔案信息化管理工作的落實，并降低工作效率，用戶滿意度也將受到一定影響。

二、高校信息化檔案管理方案

（一）增加檔案管理方面的資金投入

高校檔案信息化管理應(yīng)有充足的資金作為動力支撐，要求檔案管理人員及時與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)溝通，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，并給予專項撥款，使得檔案信息化管理具備充足的資金投入，從而積極引進先進的軟件與硬件設(shè)施，不僅如此，檔案管理人員還可以結(jié)合設(shè)施的損壞程度，及時更新設(shè)備，設(shè)備構(gòu)件的購置過程中需要從多方面入手進行分析，考量其性價比，確保資金的高效利用，逐步提高檔案管理信息化水準［2］。

（二）營造良好的管理環(huán)境

高校檔案信息化管理工作的落實，應(yīng)營造良好的外在環(huán)境，要求檔案管理人員做好自我定位，明確自身所肩負職責，加強黨員信息化管理，并且在實踐工作中不斷的總結(jié)與歸納，盡可能實現(xiàn)全面且系統(tǒng)化的掌握，不僅如此，還要從細節(jié)上把控，逐步完善管理方案，使得管理體系更具針對性，更加符合高校檔案信息化管理要求。

這一過程中，有必要健全崗位責任制，使檔案管理人員確定自身的權(quán)責范圍，進而高效落實檔案管理工作，盡可能做到視工作為己任，并將檔案管理工作與信息化管理有效結(jié)合，縮減檔案管理時間，提高檔案管理效率。此外，針對數(shù)字檔案管理提出相關(guān)規(guī)定，其中包括數(shù)字檔案使用權(quán)限、歸檔時間以及使用范圍等多項內(nèi)容，要求管理人員認真核查、全面歸納，發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢，并結(jié)合自身多年的工作經(jīng)驗，在工作中檢查信息內(nèi)容，避免出現(xiàn)信息失真等多項問題，影響數(shù)據(jù)應(yīng)用的有效性。不僅如此，還要核對文件格式以及文件內(nèi)容的安全性，避免攜帶病毒的文件存入系統(tǒng)，從而為系統(tǒng)安全運行營造有利條件［3］。

（三）確保數(shù)字檔案的運營安全

數(shù)字檔案管理過程中如若出現(xiàn)安全問題，那么將直接影響檔案管理質(zhì)量，因此，管理人員應(yīng)加大數(shù)字的安全管理力度，并結(jié)合不同的檔案信息，實施針對性的管理，確保管控效果。實踐工作中將數(shù)據(jù)核查作為重點，并從根源上入手規(guī)避數(shù)據(jù)泄露等問題。建議做到以下兩點要求。第一為利用防火墻以及先進殺毒軟件，避免黑客攻擊，同時定期對其進行升級與優(yōu)化。不僅如此，還需設(shè)置借閱權(quán)限，有效轉(zhuǎn)換檔案格式，確保檔案存儲的安全性與可靠性。第二為根據(jù)檔案內(nèi)容的保密程度，實施針對性管理，如，一級保密文件應(yīng)避免展示在網(wǎng)絡(luò)中，而三級保密檔案則可結(jié)合具體內(nèi)容適當公布，從而保證檔案管理效率。

三、結(jié)束語

綜上所述，文章主要針對高校教育管理中信息化檔案管理現(xiàn)狀及解決對策提出了相應(yīng)的建議，希望本文所作分析可為高校檔案管理人員提供借鑒與參考，在實踐工作中不斷總結(jié)，歸納檔案管理問題，并基于問題類型，制定完善的解決方案，將問題扼殺在襁褓中，從而為檔案管理信息化目標的實踐奠定基礎(chǔ)，營造安全、可靠的檔案管理環(huán)境。