新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略

張新杰

（新疆和田地區(qū)人民醫(yī)院,新疆 和田 848000）

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

（一）檔案管理設備比較落后

近幾年來,事業(yè)單位對于資金的投入有著一定的限制和要求,這對于檔案事業(yè)的開展無疑會造成一定的困擾與阻礙,由于資金的限制與設定,從而導致了檔案設備的落后與缺失,有關部門缺乏資金,所以很難引進先進的計算機電子產(chǎn)品與一些高科技的辦公產(chǎn)品,工作人員在平時的工作非常繁瑣,這樣的結果只會導致檔案管理工作的效率無法得到提升與增加,而內(nèi)部的管理程序也會出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。近幾年來,計算機技術已經(jīng)遍布人們的生活與工作中,被廣泛認知與使用,事業(yè)單位更是需要計算機提升工作質(zhì)量與工作效率,事業(yè)單位應該明確認識到這一點并重視,檔案管理設備是工作的基礎與保障,如果不能得到有力的保證,那么勢必會在工作過程中出現(xiàn)疏漏與流失的現(xiàn)象,嚴重影響到檔案管理工作的開展與進步,這對于事業(yè)單位的長遠發(fā)展有百害而無一利。

（二）事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)水平較低

隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展,人們面臨更多的職業(yè)選擇,專業(yè)水平較高的人往往會選擇更加充滿活力、更具挑戰(zhàn)性的工作,但事業(yè)單位的工作相對乏味,就導致很多人不愿意進入,因此缺乏專業(yè)性強、經(jīng)驗豐富的員工。在這種情況下,事業(yè)單位的檔案管理工作的質(zhì)量和效率都很低,嚴重影響事業(yè)單位的工作進度。另外,由于檔案管理人員的流動性較強,在記錄檔案時往往方法不一樣,極易造成信息混亂,使得檔案丟失。

（三）檔案管理制度體系不夠健全

只有構建了完善的制度體系,方可有效順利開展各項檔案管理工作。但就目前來講,部分事業(yè)單位所構建的檔案管理制度體系并不完善,檔案管理體系相對滯后。同時,單位沒有針對檔案管理創(chuàng)新制定相應的激勵制度,導致職工難以積極主動地改革與完善工作方法。部分事業(yè)單位在檔案管理中,沒有明確限定工作人員的職責范圍,導致難以徹底有效執(zhí)行檔案管理工作。

二、事業(yè)單位檔案管理提升策略

（一）采用科學化的檔案管理系統(tǒng)

新形勢下,加快檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型是新時代賦予我們的新使命。對此,我們應將信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有機結合:一是對紙質(zhì)檔案進行掃描后再加工,形成“原件數(shù)字檔案”。二是直接以數(shù)字模式形成數(shù)字信息檔案,通過靈活的方式對事業(yè)單位的檔案資料進行存儲管理。三是要增加對檔案管理的資金投入,更新硬件設備與軟件設備,為檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型奠定可靠的物質(zhì)基礎。四是檔案管理人員要更新自身觀念,提升自己的計算機使用水平,從根本上提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

（二）強化檔案管理人才的引進和培養(yǎng)

事業(yè)單位在進行檔案管理工作時,應該注重對于檔案管理人員的培養(yǎng)問題,采用分級管理培訓的形式,對員工進行指導和監(jiān)督,并將工作安排細分,責任到人,高層員工要端正工作態(tài)度,提高專業(yè)技能水平,幫助工作任務順利完成。檔案管理工作是服務性質(zhì)的工作,與此相關的工作人員都應該具備較高的道德水平,更好的為檔案管理工作。

（三）創(chuàng)新檔案管理機制

首先,設立檔案資源收集中心。檔案數(shù)據(jù)收集是檔案管理的基礎內(nèi)容,不僅對后續(xù)檔案資源的開發(fā)利用有著關鍵作用,還會影響到檔案管理部門的發(fā)展。因此,就需要對檔案資源收集中心進行設立,促使檔案信息利用需求得到充分滿足。特別是近些年來,信息技術的廣泛應用,檔案管理工作覆蓋了更多的內(nèi)容,顯著提升了信息量。如果依然采取傳統(tǒng)的收集方式,很多資料將會遭到遺漏,事業(yè)單位發(fā)展需求也得不到滿足。因此,就需要通過檔案資源收集中心的設立,有效收集、整合相關的信息資源。其次,對單位檔案管理制度體系大力完善。要結合事業(yè)單位的實際狀況,制定匹配的管理制度體系。同時,對檔案考核機制、工作目標等合理設置,這樣可以有效調(diào)動檔案管理人員的積極性,還能夠更加有序的開展各項工作。事業(yè)單位要結合時代發(fā)展要求,對檔案管理考核內(nèi)容積極更新,以此來促進檔案管理人員水平的提升。

（四）保證檔案安全性

事業(yè)單位檔案管理應當保證檔案的安全性,強調(diào)在集成管理理念降低檔案運轉(zhuǎn)收集中的風險因素。首先,形成一體化的檔案管理標準,明確檔案集中運轉(zhuǎn)的基本操作程序,在優(yōu)化流程的基礎上提高檔案管理工作的質(zhì)量。其次,還要豐富檔案管理工作方法,加強檔案安全設施設備的配置,能夠根據(jù)檔案運轉(zhuǎn)的點、線、面進行安全工作控制,有效降低檔案匯總管理的風險因素。第三,明確檔案管理責任分工,檔案管理人員應當提高責任意識,保證基礎操作的安全性,防止檔案數(shù)據(jù)信息損毀情況的出現(xiàn)。第四,加強安全教育培訓,促進檔案人員掌握正確的信息傳遞與獲取方法,在良好的檔案使用秩序下提高檔案資源的利用率和應用有效性。

（五）提高檔案信息利用率

對傳統(tǒng)檔案管理模式進行創(chuàng)新,最終的目的是檔案管理機制更加完善,進而提高檔案信息的利用率,確保其有序健康發(fā)展。開展檔案管理制度完善工作,要充分結合自身的發(fā)展現(xiàn)狀和目前的發(fā)展特性,充分調(diào)動檔案人員的工作積極性,確保檔案管理工作的順利開展。

結語

綜上所述,為更好的發(fā)揮檔案管理工作職能,需要結合時代發(fā)展的要求,逐步創(chuàng)新與完善事業(yè)單位檔案管理理念與方法。事業(yè)單位要結合自身情況,制定出針對性、特色化的檔案管理制度體系,逐步拓展與延伸檔案管理的內(nèi)容與職能,加快檔案管理信息化建設步伐,全面創(chuàng)新檔案管理工作,充分挖掘信息檔案價值，提高事業(yè)單位檔案資源的利用水平。