新形勢(shì)下做好企業(yè)檔案管理工作的策略

李拓

（灤平縣火斗山鎮(zhèn)人民政府，河北 承德 068254）

在社會(huì)日益發(fā)展的環(huán)境下，為了促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作也要不斷地加以改善。傳統(tǒng)的檔案管理工作具有許多局限性，給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了一定的阻礙，企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)針對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，制定規(guī)范的管理模式，加強(qiáng)檔案管理工作，保證企業(yè)檔案信息管理工作的順利開(kāi)展，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理概述

企業(yè)檔案包括企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的所有相關(guān)信息，涵蓋企業(yè)與員工的各個(gè)方面，具體包括人事檔案，財(cái)務(wù)檔案，設(shè)備檔案和行政檔案等。檔案管理工作是企業(yè)其他工作的重要基礎(chǔ)，只有加強(qiáng)檔案管理工作，才能使其他各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，并取得更好的經(jīng)濟(jì)效益。新形勢(shì)下，企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理工作，有利于完善公司信息并加強(qiáng)員工績(jī)效考核，還能促進(jìn)企業(yè)的人力資源發(fā)展，保證企業(yè)的健康發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)淡薄

由于企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)復(fù)雜，很多人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。企業(yè)也沒(méi)有投入大量的資金和人力進(jìn)行管理，許多管理人員忽視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案搜集困難。

（二）檔案管理制度不健全

檔案管理工作缺乏規(guī)范合理的管理制度，工作人員不能按照流程對(duì)檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案泄密現(xiàn)象出現(xiàn)。更有人利用漏洞篡改檔案文件，對(duì)文件的真實(shí)和有效性帶來(lái)?yè)p害。很多檔案管理工作并沒(méi)有結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行開(kāi)展，工作人員法律意識(shí)薄弱，缺乏制度管控，工作流程不能做到科學(xué)合理，因此常常會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案管理的信息化水平不高

目前很多企業(yè)的檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的手段，并沒(méi)有有效貫徹檔案的信息化和智能化，導(dǎo)致檔案管理工作沒(méi)有形成信息化管理體系，相關(guān)方面的信息化手段并沒(méi)有真正應(yīng)用，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)受潮，破損，丟失等問(wèn)題，還會(huì)增加檔案信息檢索的困難，增加工作人員的工作難度，降低效率，很難充分發(fā)揮出檔案資源在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的重要價(jià)值。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理人員是工作開(kāi)展的基礎(chǔ)。只有完善的管理隊(duì)伍，才能為檔案管理工作的開(kāi)展提供人員支撐。同時(shí)檔案管理工作缺乏穩(wěn)定的管理人員，也對(duì)檔案信息的安全性和保密性帶來(lái)一定的影響，不利于檔案管理工作的進(jìn)行。

三、加強(qiáng)企業(yè)單位檔案管理工作的措施

（一）提高企業(yè)檔案管理意識(shí)

企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，提高對(duì)于檔案管理部門的財(cái)政支出，使得工作人員認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性。企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，并加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門的溝通交流，促進(jìn)檔案搜集和管理工作的進(jìn)行。企業(yè)還應(yīng)對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)解決，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮自身的價(jià)值。

（二）完善檔案管理制度

企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況完善檔案管理制度，適應(yīng)新形勢(shì)檔案管理發(fā)展的要求。在制定制度的過(guò)程中要特別注重制度的可操作性、科學(xué)性與合理性，符合企業(yè)自身需求。完善的檔案制度應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)與職工一視同仁，確保檔案管理效率。檔案部門要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案制度的公平性與嚴(yán)肅性，讓檔案工作得以順利展開(kāi)。此外企業(yè)還要對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)合理的量化，獲取公正、客觀的考核結(jié)果。根據(jù)考核結(jié)果對(duì)檔案人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲激勵(lì)，更好地激發(fā)他們的工作熱情。

（三）加強(qiáng)信息化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用

檔案管理工作應(yīng)該加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)，改善檔案保管條件，使得檔案管理工作有序高效進(jìn)行。檔案管理部門還應(yīng)該引入信息化技術(shù)，從過(guò)去單純保管走向?qū)n案形成的監(jiān)管與控制，并在實(shí)踐活動(dòng)中建立新的工作機(jī)制，以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需要。企業(yè)單位應(yīng)積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)來(lái)開(kāi)發(fā)企業(yè)的檔案資源，實(shí)現(xiàn)電子檔案的建立，不斷的提升企業(yè)的檔案管理能力，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案資源管理的信息化和智能化。這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的規(guī)范性和完整性，還能便于檔案資源的利用，提高工作效率。

（四）提高檔案管理人員的綜合能力

檔案管理人員是確保檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)條件和必備條件。檔案是由檔案工作人員進(jìn)行保存和管理操作的，因此企業(yè)必須要組建一支政治過(guò)硬、專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。首先，要選聘具有檔案管理專業(yè)背景的人員加入到管理隊(duì)伍中來(lái)，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)綜合能力。其次，要做好檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)。企業(yè)設(shè)置專門的檔案管理人員，根據(jù)自身的檔案管理需求加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技能，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

四、結(jié)論

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)。在科技不斷發(fā)展的情況下，檔案管理工作也要加強(qiáng)信息化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，完善檔案管理制度，并提高檔案管理人員的綜合能力，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化科學(xué)化運(yùn)行，切實(shí)提升檔案管理工作的質(zhì)量，確保企業(yè)能夠獲得更好的發(fā)展。