流動人員人事檔案管理現存問題與優化策略探析

米力坎木·艾木拉江

（新疆生產建設兵團第二師鐵門關市公共就業和人才服務局，新疆 鐵門關 841000）

引言

“人才強國”戰略引導下，人事檔案管理工作的重要性越來越突出，人才的頻繁流動容易擾亂人才市場秩序，對人事檔案服務質量提升不利。當前針對流動人才的人事檔案管理工作，旨在合理控制人才流動，減少不必要的人才流失，體現人人事檔案管理工作的社會公共服務職能。檔案管理負責人應該樹立全新的檔案管理意識，規范檔案收集、整理、完善流程，不斷提升自身的專業能力，滿足社會人才流動與檔案管理實際需求。

一、流動人員人事檔案管理現存問題

（一）對檔案管理重視不足

流動人員檔案管理長時間不受重視，目前我國檔案管理服務單位工作人員以及領導者對流動人員檔案管理重要性缺乏認知，檔案管理模式不完善、資料更新速度慢的問題普遍存在。

（二）檔案內容結構失衡

以當前的社會環境以及用人單位需求影響為基礎，目前流動人員人事檔案管理內容結構不合理，除了信息真實度問題之外，在人才的工作能力、專業技能以及工作履歷上呈現的內容還有不足。此外，檔案信息缺乏連續性，部分檔案資料對人才流動情況的記錄常常中斷，在檔案內容中過多呈現人才的社會關系、家庭狀況等信息，對用人單位來說實際參考價值并不高。

（三）管理機制強化需求較大

目前流動人員人事檔案管理機制不健全，在管理責任落實上缺乏參考，檔案移交、轉遞流程不規范，部分檔案甚至遺失。此外，人事檔案管理機制不健全的情況下，使得檔案信息不集中，給用人單位和個人都造成不便。

（四）檔案信息化建設滯后

互聯網時代背景下，檔案管理信息化建設工作正在逐步推進，但是明顯在信息化建設水平上和理想狀態還有差距，數據庫資源不充分、信息檢索效率低以及信息共享機制不健全等，都集中體現了人事檔案管理信息化水平不足的問題。

二、流動人員人事檔案管理的優化策略

（一）促進檔案管理工作規范化發展

第一，實現檔案資料接受渠道全覆蓋。針對流動人才的檔案信息收集渠道進行擴展，定時、定向采集檔案信息，跟蹤式補充信息資料。和企業、高校、各大事業單位都建立人事檔案管理協議，促進檔案材料的規范流通。

第二，完善檔案內容結構，及時更新檔案，補充誠信檔案、技能方案模塊，給用人單位提供更加完善的人才檔案，突出人才的技能水平、職業操守和個人品質等信息，提升人事檔案的應用價值。

第三，嚴格規范檔案資料轉遞流程。為了減少檔案流通過程中資料的缺損、遺失等問題出現，單位遺留檔案應該專人派送，移交給當地的人才管理市場，核實資料準確無誤之后，登記入檔。

（二）提升檔案管理服務水平

人社局對流動人才人事檔案履行管理職責屬于社會公共服務職能的體現，為了進一步提升部門的檔案服務水平，我們在實踐工作中應該嚴格參照《檔案法》《干部檔案工作條例》《人事檔案管理八項制度》等規章制度要求，結合流動人才人事檔案管理需求[1]，推動管理制度建設和完善，使各項工作都能有章可循。此外，制度監督機制建設也有很大必要性，結合監督機制查處違規的檔案管理行為，實現精準追責。逐步建立更加規范化的檔案利用程序，推動檔案借閱、查詢標準實施，簡化服務工作流程，提升工作效率。檔案轉接工作也要按照流程要求進行，推動檔案管理流程規范發展。

（三）加速檔案管理信息化建設步伐

建設檔案管理信息化平臺，利于健全流動人才人事檔案管理的公共服務體系。當前階段我們需要緊抓人力資源社會保障系統“三化”建設的有利時機，找準流動人才人事檔案管理工作改革的切入點，推動信息化管理平臺建設[2]。聯合各區域建設公共就業和人才服務通道，快速實現流動人才人事檔案信息共享目標，便利檔案異地查詢、網上業務辦理，推動檔案影像化建設，制定信息數據標準，對實體檔案進行數字化掃描之后建立檔案信息庫，使流動人才檔案信息更加集中，推動檔案信息省、市、縣三級共享建設，充分發揮 “互聯網+檔案管理”的優勢。此外，在互聯網高速發展背景下，網站和手機app 都可以作為服務終端，和流動人才人事檔案數據庫實現對接，給用戶提供基礎數據，推進網上辦事大廳建設，線上檔案服務和線下檔案服務結合起來，用戶的檔案信息資源利用更加便捷，內部管理工作也實現信息化模式建設目標，提升創口服務工作質量，真正構建流動人才人事檔案的社會性共享機制，體現了互聯網時代特點與技術優勢，全面建設“滿意服務工程”、“精準服務工程”和“規范服務工程”。

結語

以市場為導向呈現出來的人才流動現象屬于人力資源優化配置的過程，當然造成人才流動的原因是多樣化的，關于這部分人事檔案管理工作策略，我們應該具體問題具體分析，全面提升檔案管理服務水平，促進社會人力資源優化配置，為用人單位提供檔案參考。本研究嘗試分析流動人員人事檔案管理工作中現存的問題與優化策略，以期維持人才市場秩序。