談大數據時代背景下的檔案管理

楊春玲

吉林省工業和信息化廳機關服務中心，吉林 長春 130000

一、大數據與檔案管理的關系

檔案管理工作的流程十分復雜，其由檔案信息搜集、整理、歸類、存儲、分析、提取和應用這幾部分構成。在現階段的檔案管理工作中，檔案信息化和數字化十分普遍，極大地方便了檔案管理，但依然有諸多檔案并未實現信息化的存儲及利用。如今在檔案信息管理中，依然采用傳統的管理方式。大數據技術廣泛應用于社會各領域，若將其融入到檔案管理中，則我國的檔案管理工作將得到很大的改善，檔案管理的速度顯著加快，極大地促進了檔案管理的信息化建設，加強檔案信息建設的科學性和有效性，從而為檔案管理工作提供強大的技術支持。從上可以看出，大數據與管理工作的發展息息相關。

二、大數據時代背景下檔案管理工作的措施

（一）創設檔案數據平臺

搭設檔案數據平臺是實行新型檔案管理模式的重要前提。日常工作中，工作人員應高度重視準備工作，推進檔案管理信息化建設。目前，我國學校辦學規模明顯拓展，學校檔案數據的數量較以往明顯增多。如依然采用傳統的檔案管理模式，則一方面需要占用大量空間資源，另一方面也增加了管理人員的工作量，檔案查找工作效率較低。而基于大數據技術建立數字化檔案管理平臺，改變了傳統的檔案管理方式，能夠有效彌補傳統管理模式的不足。如創建信息平臺，豐富資源共享渠道，可有效提高檔案管理的綜合水平。或者也可基于大數據技術管理紙質檔案，為檔案管理信息化建設創造有利條件，充分挖掘有價值的檔案信息。

（二）基于云技術實現檔案共享管理

在計算機網絡技術的支持下，云技術也逐漸應用于社會生產的諸多領域，且在長期的發展和應用中從青澀逐漸走向成熟，人們對云技術的關注度和認可度也顯著提高。電子計算機和智能手機是云技術的重要終端設備和物理接口，這使得智能終端也得以廣泛應用。在檔案管理信息化發展中，檔案管理部門需在日常工作中合理應用云技術，改進檔案管理的質量。

例如，在檔案信息管理中，可以云技術為基礎實現檔案數字資料的大范圍和全方位共享，之后對檔案信息采取云管理模式，優化檔案管理信息化建設的水平。在檔案管理階段，當應用云技術時，要求工作人員高度關注網絡安全。也就是說，檔案管理人員及單位其他部門崗位的工作人員必須在日常工作中增強信息安全意識和理念，使用云技術時采取多種有效的措施，加強檔案信息資料的完整性及安全性。創建檔案信息共享平臺時，檔案部門要嚴格按照規范要求做好各項工作，且注重各部門間的協作和溝通，從而促進檔案共享工作的有效開展，擴大檔案信息共享的范圍，為檔案數據的信息化管理提供良好的環境及條件。

（三）保障數字檔案信息安全

首先，為有效維護數字檔案信息的安全性，管理人員應在檔案信息管理中合理應用保密技術，加密數據檔案，同時合理設置權限，增強檔案數據的安全性，防止不法人員侵入系統。其次，在管理工作中可采用證書數字簽名技術加固檔案文件簽名，規避檔案泄露問題。同樣重要的是，還需結合實際設立防火墻，防火墻可有效避免檔案管理系統遭受黑客的侵襲，從而提高系統的安全性。最后，電子檔案監控技術也是不可忽視的技術手段，該技術能夠實現檔案信息的動態監控，切實保障檔案數據信息的安全性、完整性和可靠性。

（四）完善檔案管理人員的綜合素質

信息化的檔案管理離不開專業檔案管理團隊的支持。為此，檔案管理人員一方面要增強自身的專業能力，加強責任意識，另一方面也應熟練掌握信息技術，合理應用信息技術完成檔案管理任務。為此，單位要加強對檔案管理人員的培訓教育工作，根據檔案信息化管理的工作方式和工作要求，提高培訓的全面性和針對性。引導檔案管理人員全身心地投入到檔案管理工作當中，從而加強人員檔案管理的能力。培訓中，還要為其普及法律知識，增強管理人員的法律意識，優化管理人員的法律素養，引導檔案管理人員采取更加有效的手段完成檔案管理工作，提高檔案管理的質量。

不僅如此，檔案管理人員還需跟上時代發展的步伐，自主學習最新的管理理念和管理技能，熟練地應用信息技術，可以采用慕課和微課等多種方式學習最為先進的檔案管理技術，從而豐富自身檔案管理知識，推動管理工作的順利開展。

三、結束語

檔案管理工作中，檔案信息資源日益呈現海量的特征。為改進檔案信息管理的質量，務必利用大數據技術的優勢，創建全新的檔案管理模式，應用信息化檔案管理模式，增強檔案管理人員的工作能力，在檔案信息共享的基礎上開展檔案管理工作，以此優化檔案管理，推動后續工作的順利開展。