如何做好事業(yè)單位檔案登記工作

孫 莉

大同區(qū)普查中心，黑龍江 大慶 163515

一、引言

我國現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案登記管理工作是一項(xiàng)非常重要的任務(wù)，事關(guān)事業(yè)單位的合規(guī)管理、效能提升、未來發(fā)展，如何做好事業(yè)單位檔案登記工作值得我們深入思考，用切實(shí)的方法提升事業(yè)單位檔案登記工作的水平。

二、事業(yè)單位檔案登記管理工作存在的問題

首先，事業(yè)單位檔案登記管理工作缺乏科學(xué)手段的分析。信息技術(shù)應(yīng)用到各行各業(yè)的背景下，許多事業(yè)單位的檔案登記管理工作依舊采用傳統(tǒng)的管理方式，效率不高，而缺乏改革的動力和方向的癥結(jié)在于沒有對這些檔案、管理特點(diǎn)進(jìn)行分門別類的分析和劃分。這樣限制了檔案登記工作的效率提升、也不利于事業(yè)單位檔案登記管理工作的進(jìn)一步深化和開展。

其次，事業(yè)單位檔案登記管理工作缺乏理論聯(lián)系實(shí)際的依據(jù)。多數(shù)檔案管理工作處于分散管理的狀態(tài)，很多工作都是員工兼職在做，不熟悉標(biāo)準(zhǔn)，缺乏工作指引。這就造成了檔案登記管理工作缺乏理論指引、缺乏理論聯(lián)系實(shí)際的切入點(diǎn)，改革困難重重。

最后，檔案登記管理缺乏信息化科學(xué)化、人員素質(zhì)不高、制度欠缺完善。事業(yè)單位許多檔案登記還采取手工操作資料的形式，缺乏轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式，無紙化的文檔也限制了檔案管理工作的開展，無助于檔案的管理和保存。多數(shù)管理檔案的員工兼職操作，專業(yè)水平、管理素養(yǎng)都不高，缺乏業(yè)務(wù)專業(yè)指導(dǎo)，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不豐富，不利于工作標(biāo)準(zhǔn)的形成和制定。在檔案登記管理工作中，缺乏必要完善的制度，監(jiān)管部門執(zhí)行責(zé)任不能有效履行，管理制度變成了無作用的效果。

三、事業(yè)單位檔案登記管理工作提升的途徑

（一）基于理論依據(jù)下的檔案登記管理工作分析

國家在日常的事業(yè)單位管理過程中，就應(yīng)當(dāng)基于科學(xué)理論的指引下，對機(jī)構(gòu)內(nèi)部的事業(yè)單位組織架構(gòu)、布局、崗位職責(zé)進(jìn)行界定，在這個管理過程中，事業(yè)單位的檔案登記工作就起到了很重要的作用。通過對事業(yè)單位員工的情況登記，根據(jù)法務(wù)事務(wù)、事業(yè)單位歷史沿革、現(xiàn)實(shí)情況等確定每個單位的職責(zé)和責(zé)任，進(jìn)而確保單位負(fù)責(zé)人的法律資質(zhì)和義務(wù)權(quán)利，對事業(yè)單位每個員工的工作行為規(guī)范提供了法律依據(jù)、理論依據(jù)。隨著事業(yè)單位改革日趨社會化、多元化，事業(yè)單位檔案登記管理工作水平將會不斷得到提升，因此，對檔案信息要進(jìn)行更加有效的全面分析，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案登記管理工作的高效。

（二）理論聯(lián)系實(shí)踐總結(jié)檔案登記管理工作的優(yōu)化原則

大方向統(tǒng)一、基層實(shí)際靈活的統(tǒng)一靈活兼顧原則，是事業(yè)單位檔案登記管理工作中所需要關(guān)注的重要優(yōu)化原則之一。在嚴(yán)格遵循國家檔案法律法規(guī)的前提標(biāo)準(zhǔn)下，推動事業(yè)單位檔案登記管理工作的合規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)化。每個單位在開展檔案登記管理工作中，都要遵循理論聯(lián)系實(shí)際的原則，依據(jù)各個單位的實(shí)際情況和特點(diǎn)對制度進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，不同規(guī)模、性質(zhì)的單位就要應(yīng)用不同的管理制度。所以，事業(yè)單位在設(shè)計(jì)符合本地實(shí)際需求的檔案登記管理工作制度中，首先應(yīng)當(dāng)依據(jù)國家的統(tǒng)一規(guī)范來開展工作。其次要關(guān)注執(zhí)行過程中本地的難點(diǎn)、痛點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行并重的原則。倘若一個單位只是在大方向上對檔案登記管理工作進(jìn)行一個簡單的界定，而沒有對工作人員的實(shí)操進(jìn)行細(xì)化的規(guī)定，那么這個制度必然缺乏可執(zhí)行性，事業(yè)單位工作人員的效率就得不到提升，所以事業(yè)單位在檔案登記管理工作中必須強(qiáng)調(diào)工作的執(zhí)行力，應(yīng)當(dāng)積極調(diào)動員工的自律性，強(qiáng)調(diào)理論聯(lián)系實(shí)際，因地制宜制定規(guī)則。最后在檔案管理工作中的主體是檔案管理人員，要形成一套權(quán)責(zé)一致的管理措施，工作過程中應(yīng)當(dāng)充分保障檔案管理人員的權(quán)力，也要明確他們的義務(wù)，形成定期的反饋機(jī)制，充分激發(fā)他們的工作熱情。

（三）科學(xué)促進(jìn)發(fā)展探索檔案登記管理工作的優(yōu)化途徑

第一，要加強(qiáng)社會工作人員的檔案管理意識，完善各項(xiàng)制度規(guī)章。在檔案登記過程中，多數(shù)檔案只遵循了單位負(fù)責(zé)人簽署的申請書、法定文件，這些材料多數(shù)屬于官方性質(zhì)的內(nèi)容，過于簡單，缺乏利用價值，有些資料也缺乏研究的可行性、可論證性。究其根本，還是因?yàn)樯鐣ぷ魅藛T對于檔案登記工作的管理意識不強(qiáng)。所以，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理意識，從宣傳、領(lǐng)導(dǎo)推動等方面，促進(jìn)檔案登記管理工作形成一套完備的管理體系，確保事業(yè)單位檔案登記管理工作的順利開展。

第二，健全檔案登記管理制度，加大檔案登記的力度。健全管理制度是事業(yè)單位完善檔案登記、完善事業(yè)單位自身管理的重要環(huán)節(jié)。只有完善了制度，才可以確保工作人員的工作規(guī)范性。現(xiàn)階段的事業(yè)單位管理工作中，多數(shù)機(jī)關(guān)并不重視制度的建立，工作人員對于檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致工作效率不高。所以，現(xiàn)階段的單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)恪守操作規(guī)范，依照本地實(shí)際制定有效的規(guī)范措施，形成長效機(jī)制。

第三，檔案登記管理的信息化工作推動。在信息化發(fā)展的大背景下，事業(yè)單位檔案登記管理工作也應(yīng)當(dāng)遵循電子政務(wù)大背景。要及時找尋檔案、尋求資源共享、為電子政務(wù)的科學(xué)建設(shè)設(shè)置一套專業(yè)的體系，對電子檔案的數(shù)據(jù)化管理形成一套有效的機(jī)制，借此提升檔案登記管理的工作水平。